Die Rechnungen sind innerhalb des Gebietes der Europäischen Gemeinschaft aufzubewahren. Jeder Steuerpflichtige muss Auskunft geben darüber, wo genau er seine Rechnungen (und sonstigen Dokumente) aufbewahrt. Diese Vorschrift ist immer anzuwenden (für elektronische Rechnungen und solche in Papierform gleichermaßen, ob sie im Inland oder einem anderen Mitgliedstaat aufbewahrt werden). Die Dokumente können für die Prozesse der Buchung und Verarbeitung an andere Orte verbracht werden, nach Aufforderung durch die Steuerbehörde müssen sie jedoch innerhalb von drei Werktagen vorgelegt werden.
Jeder Steuerpflichtige muss gewährleisten, dass die von ihm, vom Käufer oder einem ihn vertretenden Dritten ausgestellten oder empfangenen Rechnungen oder vereinfachten Rechnungen geschützt werden. Während der Aufbewahrung der Rechnung ist deren Echtheit, Sicherheit und Rechtmäßigkeit zu wahren.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt fünf Jahre für steuerliche Zwecke, acht Jahre für Zwecke der Rechnungslegung.
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