Die Steuerpflichtigen mit Sitz, fester Niederlassung oder Anschrift im Inland sind verpflichtet, ihre Bücher, Aufzeichnungen und sonstigen Unterlagen, einschließlich der Rechnungen, in einer Niederlassung oder Betriebsstätte in Portugal aufzubewahren, außer wenn die Archivierung mit elektronischen Mitteln erfolgt.
Die Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Die im Inland ansässigen Steuerpflichtigen dürfen die elektronische Archivierung der auf dem elektronischen Weg ausgestellten Rechungen in jedem Mitgliedstaat der Europäischen Union vornehmen. Die gebietsfremden Steuerpflichtigen (die über keinen Sitz, keine feste Niederlassung oder Anschrift im Inland verfügen) können das entsprechende Archiv auf Papier oder auf einem elektronischen Datenträger im Inland oder in jedem anderen Mitgliedstaat der Gemeinschaft aufbewahren. Die Archivierung von Rechnungen außerhalb der Gemeinschaft unterliegt in jedem Fall, sowohl für gebietsfremde als auch für im Inland ansässige Steuerpflichtige (wenngleich die Möglichkeit im letzten Fall auf die elektronische Archivierung begrenzt ist), der vorherigen Genehmigung durch die Generalfinanzdirektion, die spezifische Bedingungen für die Durchführung festlegen kann.
Grundsätzlich ist die Archivierung von auf elektronischem Wege ausgestellten Rechnungen auf elektronischen Datenträgern nur erlaubt, wenn der vollständige Online-Zugang auf die Daten gewährleistet ist und wenn die Vollständigkeit des ursprünglichen Inhalts gesichert ist.
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