Umsatzsteuer in Portugal / 5.1 Vorschriften zur Rechnungserteilung

Die Vorschriften über die Rechnungstellung befinden sich im Mehrwertsteuergesetz und den Änderungen in dieser Sache, die sich aus dem Decreto-Lei Nr. 256/2003 vom 21.10.2003 ergeben. Im Decreto-Lei Nr. 196/2007 vom 15.5.2007 sind die technischen Bedingungen für die Erstellung, Aufbewahrung und Archivierung der elektronischen Rechnungen geregelt. In der Durchführungsverordnung Nr. 1370/2007 vom 19.10.2007 sind die Bedingungen für die Archivierung von in Papierformat ausgestellten Rechnungen und Einkaufsbestätigungen auf elektronischen Speichermedien geregelt. Diese Bestimmungen sowie die entsprechenden Verwaltungsvorschriften können auf der Website der portugiesischen Steuerverwaltung eingesehen werden.

Mit Ausnahme der unter Abschnitt 5.2 genannten Fälle gilt die Pflicht zur Rechnungsausstellung für jeden in Portugal erbrachten Umsatz, der durch für MwSt-Zwecke registrierte Steuerpflichtigen durchgeführt.

Im Falle der Inlandsumsätze muss die Rechnung spätestens am fünften Werktag nach dem Tag, ab dem die Steuer geschuldet wird, und im Falle der innergemeinschaftlichen Umsätze spätestens am fünfzehnten Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem die Steuer geschuldet wird, ausgestellt werden.

Ab dem 1.1.2017 hat der Steuerpflichtige die Finanzbehörde bis zum 20. Tag des Folgemonats (vorher 25. Tag des Folgemonats) die Finanzbehörde über seine von ihm ausgestellten Rechnungen zu informieren (sog. Standard Audit File for Tax (SAF-T)). Das SAF-T-System wird ab 1.1.2022 auch für nicht ansässige Unternehmen, die in Portugal Rechnungen ausstellen, obligatorisch.

Das SAF-T ist eine international standardisierte Datei im XML-Format, die verwendet wird, um die Behandlung und den Austausch von Steuerinformationen zu erleichtern. Die portugiesische SAF-T-Einreichung ist eine monatlich fällige Verpflichtung für alle mit portugiesischer MwSt ausgestellten Rechnungen am 5. Tag jedes Monats, und die Datei wird von der autorisierten Software erstellt, die für die Ausstellung von Rechnungen verwendet wird – zertifizierte Abrechnungspflicht. Auch eine Null SAF-T fällig ist fällig und muss eingereicht werden.

Ab dem 1.1.2023 ist das SAF-T-System auch für ausländische Unternehmen obligatorisch. Dies gilt in Übereinstimmung mit der bestehenden Verpflichtung zur zertifizierten Rechnungsstellung, die seit dem 1.7.2021 für nicht niedergelassene Unternehmen mit einer portugiesischen USt-IdNr. gilt und die Rechnungen mit portugiesischer MwSt ausstellen.

Ab dem 1.1.2019 müssen Rechnungen über Umsätze an die öffentliche Hand über ein Onlineportal der Finanzverwaltung (Fatura Eletrónica na Administração Pública) gestellt werden. Diese sog. Echtzeitmeldepflicht soll in Zukunft auf alle B2B-Umsätze ausgeweitet werden. Im Gegenzug soll die Pflicht zur Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen entfallen.

Ab dem 1.1.2020 gelten Regeln zur Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen und anderen steuerrelevanten Dokumenten:

• Steuerpflichtige, die ihren Sitz, eine Betriebsstätte oder einen Wohnsitz in Portugal haben und deren Jahresumsatz 50.000 EUR übersteigt, sind verpflichtet, zertifizierte Software für die Ausstellung von Rechnungen zu verwenden (eine Übergangsbestimmung gilt, nach der sich der Schwellenwert im Jahr 2019 auf 75.000 EUR beläuft).
• Sofern nichts anderes bestimmt ist, sind die Unternehmer nicht verpflichtet, die Rechnungen auszudrucken oder auf elektronischem Wege an den Kunden zu senden, sofern dieser nicht Unternehmer ist.

Den Steuerpflichtigen ist es erlaubt, wenn sie es für zweckdienlich halten und es den Steuerbehörden im Voraus mitteilen, periodische Rechnungen monatsweise oder über kleinere Perioden auszustellen. Der Gebrauch dieser Möglichkeit erfordert, dass für jeden Umsatz ein Lieferschein oder Warenbegleitschein ausgestellt wird und aus der Verbindung dieses Dokumentes mit der Rechnung alle gesetzlich für eine Rechnung geforderten Angaben hervorgehen.

Die Ausstellung von Rechnungen im Namen und für Rechnung des Steuerpflichtigen durch die Erwerber der Gegenstände oder die Dienstleistungsempfänger (diese Vorgehensweise wird "Selbstfakturierung" (entspricht der Gutschrift) genannt) ist möglich, wenn die folgenden beiden Bedingungen vorliegen:

• Vorhandensein einer vorherigen, schriftlichen Vereinbarung zwischen dem Steuerpflichtigen, der die Güter überträgt oder die Dienstleistungen erbringt, und dem Erwerber oder Empfänger derselben, darüber, dass dieser eine Rechnung ausstellen wird;
• der Nachweis durch den Erwerber, dass der Lieferer der Gegenstände oder Erbringer der Dienstleistungen Kenntnis von der Ausstellung der Rechnung hat und mit dem Inhalt einverstanden ist.