Rechnungen müssen an Unternehmer und juristische Personen ausgestellt werden. Bei Werklieferungen und Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (Bauleistungen) müssen Rechnungen auch an Nichtunternehmer ausgestellt werden. Steuerpflichtige können nur eingeschränkt von der Pflicht zur Rechnungsstellung befreit werden (z. B. Bankumsätze).
Besondere Fristen für die Rechnungserteilung sind grundsätzlich nicht vorgesehen. Im Falle von Bauleistungen an Nichtunternehmer ist eine Frist von 6 Monaten vorgesehen.
Die Abrechnung mittels Gutschrift ist ohne weitere Voraussetzungen zulässig.
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und beim Übergang der Steuerpflicht muss die MwStNr. des Leistungsempfängers angegeben werden. Dies gilt ebenso bei Rechnungen, deren Gesamtwert 10.000 EUR übersteigt.
Es können vereinfachte Rechnungen ausgestellt werden, wenn der Rechnungsbetrag 140 EUR nicht übersteigt und bei Fahrausweisen, die für die Beförderung im Personenverkehr ausgegeben werden (in allen Fällen ist das Ausstellungsdatum anzugeben).
Rechnungen müssen grundsätzlich 7 Jahre aufbewahrt werden (Ausnahme bei Grundstücken: 12 Jahre).
Gemäß § 132 Bundesabgabenordnung kann die Aufbewahrung auch auf Datenträgern erfolgen.
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