Umsatzsteuer in der Rechnungslegung / 2 Allgemeine umsatzsteuerliche Dokumentationspflichten

2.1 Die Rechnung – wichtigste steuerliche Urkunde

Rz. 9

Die Rechnung spielt bei der als Mehrwertsteuer ausgestalteten Umsatzsteuer eine herausragende Rolle. Auf allen Umsatzstufen, die vor dem Absatz in den Endverbrauch liegen, ist sie das Instrument für die Vermittlung des Vorsteuerabzugs auf den nachfolgenden Umsatzstufen und damit für die Neutralisierung der Steuer im Unternehmensbereich, der vor dem Absatz an den Endverbraucher liegt.

Die Rechnung ist das Element für die Steuerermittlung und Überwachung, für kein anderes kaufmännisches Papier bestehen so einschneidende steuerliche Vorschriften. Für die Prüfung durch die Finanzverwaltung sind die Rechnungen von besonderer Bedeutung, weshalb dafür gesorgt werden muss, dass ein rascher und vollständiger Zugriff auf diese Belege jederzeit möglich ist.

Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne ist unbeschadet der Bezeichnung jedes Dokument, mit dem über einen Leistungsaustausch abgerechnet wird.^[1]

Rz. 10

Ein Unternehmer ist stets verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn er Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, erbringt. Gegenüber Privatpersonen ist ein Unternehmer zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, wenn er Bauleistungen erbringt.^[2] Rechnungen können auch auf elektronischem Weg übermittelt werden. Dabei müssen die in § 14 Abs. 3 UStG genannten Anforderungen zur Gewährleistung von Echtheit, Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts beachtet werden.^[3]

Folgende Pflichtangaben^[4] muss eine Rechnung gemäß § 14 Abs. 4 UStG enthalten, um den Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger zu gewährleisten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Rechnungsnummer aus einer oder mehreren Zahlenreihen, die vom Rechnungsaussteller zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird,
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder den Zeitpunkt der (ganzen oder teilweisen) Entgeltsvereinnahmung vor Ausführung der Leistung nach § 14 Abs. 5 Satz 1 UStG, falls dieser feststeht und nicht mit dem Rechnungsausstellungsdatum identisch ist,
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts (soweit nicht bereits im Entgelt berücksichtigt),
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag; falls eine Steuerbefreiung greift, ist hierauf hinzuweisen,
9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG (Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an Nichtunternehmer oder an Unternehmer für seinen nichtunternehmerischen Bereich) einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG die Angabe "Gutschrift".

Rz. 11

Für Kleinbetragsrechnungen (bis 250,00 EUR incl. USt) und Fahrausweise bestehen Erleichterungen.^[5]

Bei besonderen Geschäftsvorfällen – wie z. B. beim Übergang der Steuerpflicht auf den Leistungsempfänger gemäß § 13b UStG oder bei innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften gemäß § 25b UStG – bestehen zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen gemäß § 14a UStG.^[6]

Rz. 12

Wegen der fiskalischen Wirkung eines offenen Ausweises von Umsatzsteuer auf einer Rechnung hat der Gesetzgeber Sanktionen für den Fall eines unrichtigen Steuerausweises vorgesehen. Grundsätzlich schuldet der Rechnungsaussteller fehlerhaft ausgewiesene Umsatzsteuer, bei (irrtümlich) zu hohem Steuerausweis ist eine Berichtigungsmöglichkeit gegeben (§ 14c Abs. 1 UStG). Bei unberechtigtem Steuerausweis wird der ausgewiesene Betrag geschuldet. Eine Berichtigungsmöglichkeit ist nur gegeben, soweit die Gefährdung des Steueraufkommens (durch den unberechtigten Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger) beseitigt worden ist: Unterlassen des Vorsteuerabzugs oder Rückzahlung der geltend gemachten Vorsteuer (§ 14c Abs. 2 UStG).^[7]

Rz. 13

Über eine Leistung kann nach Absprache der Beteiligten auch per Gutschrift abgerechnet werden, die als Rechnung gilt, sofern der leistende Unternehmer der Abrechnung nicht widerspricht.^[8]

[1] Vgl. § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG.

[2] Vgl. § 14 Abs. 2 Nrn. 1, 2 UStG.

[3] Vgl. "Rechnungen: Ausstellung und Aufbewahrung", Rz. 78 ff.

[4] Vgl. "Rechnungen: Ausstellung und Aufbewahrung", Rz. 21   ff.; Abschn. 14.5 UStAE.

[5] Vgl. § 33 UStDV und § 34 UStDV i. V. m. § 35 UStDV; s. "Rechnungen: Ausstellung und Aufbewahrung", Rz. 60 ff.

[6] Vgl. "Rechnungen: Ausstellung und Aufbewahrung", Rz. 67 ff.; Abschn. 14a.1 UStAE.

[7] Vgl. "Rechnungen: Ausstellung und Aufbewahrung", Rz. 112 ff; Abschn. 14c.1 UStAE und Abschn. 14c.2 UStAE.

[8] Vgl. § ...