Umsatzsteuer in der Buchhaltung / 4.4 Erfassung von Umsätzen und Steuerbeträgen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung

Für eine zutreffende Erfassung der Bemessungsgrundlagen und der Umsatzsteuerbeträge in der Umsatzsteuer-Voranmeldung sind die Erlöse in der Buchhaltung entsprechend der umsatzsteuerlichen Behandlung zu trennen. Hierfür besteht die Möglichkeit, unterschiedliche Erlöskonten oder spezielle USt-Kennzeichen einzurichten, die eine Trennung der Bemessungsgrundlagen ermöglichen.

Für eine Verprobung der auf dem Umsatzsteuerkonto gebuchten Steuerbeträge mit den Erlösen sind die auf dem jeweiligen Konto bzw. unter dem jeweiligen Umsatzsteuer-Kennzeichen gebuchten Beträge heranzuziehen.

Eine gesonderte Buchung der Erlöse erfordert derzeit mindestens eine debitorische Trennung nach folgenden Umsatzsteuermerkmalen:

1.	steuerpflichtig mit 7 %
2.	steuerpflichtig mit 19 % (ab 1.1.2007)
3.	Im übrigen Gemeinschaftsgebiet erbrachte sonstige Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG, für die der Leistungsempfänger die dortige Umsatzsteuer schuldet
4.	Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer nach § 13b Abs. 5 UStG schuldet
5.	Übrige nicht steuerbare Umsätze im Ausland, die nicht unter 4. und 5. fallen
6.	Lieferungen als mittlerer Unternehmer im innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft
7.	sonstige nicht steuerbare Umsätze im Inland (Innenumsätze, Schadenersatz …)
8.	steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug nach § 4 Nrn. 8 – 28 UStG
9.	steuerfreie Umsätze mit Vorsteuerabzug, z. B. nach § 4 Nrn. 2 – 7 UStG und Ausfuhrlieferungen (Drittländer) ohne steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen
10.	steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen an Abnehmer mit USt-IdNr.
11.	steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen an Abnehmer ohne USt-IdNr. (Sonderfall neue Fahrzeuge)

Tab. 2: Erforderliche Trennung bezüglich Umsatzsteuermerkmalen

Umsätze, die beim Leistungsempfänger zur Steuerschuldübernahme führen, sind vom leistenden Unternehmer in der Umsatzsteuer-Voranmeldung gesondert zu melden. Für die aktuelle Umsatzsteuer-Voranmeldung ab 2023 sind deshalb folgende Umsätze gesondert zu melden:

UVA Zeile 32, Kz. 42: Umsätze des mittleren Unternehmers (erster Abnehmer) im innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft.

UVA Zeile 33, Kz. 60: Übrige im Inland ausgeführte Umsätze, bei denen der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer nach § 13b Abs. 5 UStG schuldet.

UVA Zeile 34, Kz. 21: Die nach § 3a Abs. 2 UStG im übrigen Gemeinschaftsgebiet ausgeführten sonstigen Leistungen, für die die Steuer in einem anderen Mitgliedstaat von einem dort ansässigen Leistungsempfänger geschuldet wird.

UVA Zeile 35, Kz.45: Die übrigen nicht steuerbaren Umsätze, bei denen der Leistungsort nicht im Inland liegt.

Erfolgt eine Änderung der Bemessungsgrundlage ist dies unter den Umsätzen und Steuerbeträgen mitzuerfassen. In den Fällen der Änderung der Bemessungsgrundlage nach § 17 Abs. 1 S. 2 i. V. m. § 17 Abs. 2 Nr. 1 S. 1 UStG, weil das vereinbarte Entgelt für einen steuerpflichtigen Umsatz uneinbringlich geworden ist, sind die Minderung der Bemessungsgrundlage und des Steuerbetrages zusätzlich in Zeile 50, Kz. 51 und Zeile 74, Kz.37 der Umsatzsteuervoranmeldung gesondert anzugeben.

Wichtig

Fälligkeit der Umsatzsteuervoranmeldung

Die Umsatzsteuervorauszahlung ist jeweils am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig und bis dahin vom Unternehmer zu entrichten. Sofern der 10. Tag auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag fällt, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag. Seit 1.7.2021 handelt daneben ordnungswidrig, wer eine Vorauszahlung, einen Unterschiedsbetrag oder eine festgesetzte Steuer nicht, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig entrichtet. Diese Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu 30.000 EUR geahndet werden.

4.4.1 Daten sind wichtig für die Zusammenfassende Meldung

Für die steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen an Abnehmer mit USt-IdNr. und die sonstigen Leistungen an EU-Unternehmer und nicht unternehmerische juristische Personen mit USt-IdNr. nach § 3a Abs. 2 UStG sowie für Beförderungen oder Versendungen im Rahmen der Konsignationslagerregelung nach §6b UStG, für die der Leistungsempfänger die Steuer im anderen Mitgliedstaat schuldet, gilt: Es ist die unter dem entsprechenden Umsatzsteuer-Kennzeichen gebuchte Summe der Bemessungsgrundlagen für die Zusammenfassende Meldung nach den verschiedenen USt-IdNr. der Erwerber aufzuteilen. Dabei ist zu beachten, dass sowohl die zutreffenden Angaben in der Zusammenfassenden Meldung, als auch die gültige USt-Id-Nr. des Abnehmers in einem anderen EU-Mitgliedstaat ab 1.1.2020 materiell-rechtliche Voraussetzung für die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung sind. Das Umsatzsteuer-Kennzeichen für die steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen und die entsprechenden sonstigen Leistungen an Abnehmer mit USt-IdNr. sollte systemseitig mit der Aufzeichnung der USt-IdNr. der Erwerber verknüpft sein. Andernfalls erfordert die Erstellung der Zusammenfassenden Meldung je nach Umfang der getätigten innergemeinschaftlichen Lieferungen und innergemeinschaftlichen sonstigen Leistungen erheblichen manuellen Aufwand.

4.4.2 Gesonderte Kennziffer 23 in der Umsatzsteuervoranmeldung bei weiteren oder abweichenden Angaben

Wenn über di...