Umsatzsteuer in der Buchhaltung / 3.1 Eingangsrechnungen: Vorsteuerabzug prüfen

Im kreditorischen Bereich der Buchhaltung sind die unterschiedlichen Eingangsrechnungen und, falls erforderlich, auch zusätzliche Unterlagen über den Geschäftsvorfall (Aufträge, Verträge, Lieferscheine, Frachtbriefe etc.) auf die umsatzsteuerliche Behandlung hin zu untersuchen, um eine zutreffende Buchung auszulösen. Die erforderlichen Zahlen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung sind dabei durch das Ansprechen entsprechender Konten und Steuerkennzeichen aufzubereiten.

Dabei können im Wesentlichen folgende Fälle unterschieden werden:

Sachverhalt	Behandlung
Eingangsrechnung mit deutscher Umsatzsteuer	Vorsteuerabzug der berechneten Umsatzsteuer prüfen und ggf. auf dem Vorsteuerkonto erfassen.
Eingangsrechnung mit ausländischer Umsatzsteuer	Prüfen, ob Erstattungsmöglichkeit der Steuer (ggf. im Vorsteuer-Vergütungsverfahren) besteht. Wenn nicht möglich: Umsatzsteuer als Betriebsausgabe buchen bzw. als Anschaffungs-/Herstellungskosten aktivieren.
Eingangsrechnung über innergemeinschaftliche Lieferung ohne Umsatzsteuerausweis (Angabe der USt-IdNr. des Lieferanten und des Abnehmers und Hinweis auf steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung)	Erwerbsbesteuerung durchführen, die USt mit dem zutreffenden Steuersatz auf den Nettobetrag berechnen, im Haben auf dem USt-Konto für innergemeinschaftliche Erwerbe buchen. Daneben Vorsteuerabzug der Erwerbsteuer prüfen und ggf. im Soll auf dem Vorsteuerkonto "Erwerbsteuer" buchen.
Eingangsrechnungen mit Hinweis auf das Vorliegen eines innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts und die Steuerschuld des letzten Abnehmers[1]	Übernahme der Steuerschuld der deutschen Umsatzsteuer durch den Rechnungsempfänger erforderlich. Vorsteuerabzug dieser Steuer prüfen. Entsprechende Buchungen auf den für Dreiecksgeschäfte eingerichteten Umsatz- und Vorsteuerkonten veranlassen.
Eingangsrechnung über Lieferung aus dem Drittland ohne Umsatzsteuer	Die Rechnung ist netto zu erfassen und löst keine Umsatzsteuerbuchung aus. Daneben Vorsteuerabzug separat an den Zoll bezahlter Einfuhrumsatzsteuer prüfen und ggf. Einfuhrumsatzsteuer auf dem entsprechenden Vorsteuerkonto erfassen.
Eingangsrechnung über Lieferungen und sonstige Leistungen, die die Steuerschuld beim Leistungsempfänger auslöst[2]	Prüfung der Rechnung daraufhin, ob keine Umsatzsteuer offen ausgewiesen und möglichst der Hinweis in der Rechnung auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers enthalten ist. Keine Bezahlung von Umsatzsteuer an den leistenden Unternehmer, sondern Abführung der Umsatzsteuer und Buchung im Haben als Umsatzsteuer aus der Steuerschuldübernahme. Ggf. bei Berechtigung zum Vorsteuerabzug gleichzeitige Buchung im Soll als Vorsteuer aus der Steuerschuldübernahme. Die verschiedenen Sachverhalte, die die Steuerschuld des Leistungsempfängers nach § 13b UStG auslösen, sind getrennt zu buchen, da in der Voranmeldung hierfür unterschiedliche Zeilen auszufüllen sind.[3]
Eingangsrechnung ohne Umsatzsteuer über nicht steuerbare oder steuerfreie Geschäftsvorfälle	Grundsätzlich keine Buchungen bezüglich der Umsatzsteuer. Bei offensichtlich unrichtiger umsatzsteuerlicher Behandlung sollte der Aussteller der Rechnung proaktiv informiert werden, um dort Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.
Abrechnung mittels (steuerlicher) Gutschrift	Vor Erteilung der Gutschrift durch den Leistungsempfänger aufgrund der Umkehr der Abrechnungslast ist zu klären, ob die Lieferung oder sonstige Leistung steuerbar und steuerpflichtig ist. Daneben ist abzustimmen, ob der leistende Unternehmer ggf. Kleinunternehmer ist. In diesem Fall darf in der Gutschrift keine Umsatzsteuer auftauchen. Der leistende Unternehmer muss der Abrechnung mit einer Gutschrift zustimmen, bei einem Widerspruch des Leistenden gegen die Gutschrift verliert sie die Wirkung einer Rechnung (auch rückwirkend). Achtung – die steuerliche Gutschrift ist von einer kaufmännischen Gutschrift (ugs. Storno) zu unterscheiden. Eine steuerliche Gutschrift muss klar erkennen lassen, wer der leistende Unternehmer ist und auch dessen Steuernummer und/oder USt.-ID.-Nr. enthalten.

Checkliste 1: Unterscheidung verschiedener Geschäftsvorfälle in Bezug auf die umsatzsteuerliche Behandlung

Achtung

Falle "Betriebsprüfung"

Wird eine Eingangsrechnung im Rahmen einer Betriebsprüfung beanstandet, weil sie "nicht ordnungsgemäß i. S. d. § 14 UStG" ist – sprich, nicht alle Rechnungsangaben korrekt sind –, kann dies für Sie als Leistungsempfänger unangenehme Folgen haben:

• Der Vorsteuerabzug wird versagt, weil eine Rechnung ohne die gesetzlichen Pflichtangaben nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Dies gilt selbst dann, wenn feststeht, dass die Leistung umsatzsteuerpflichtig war und der leistende Unternehmer die Steuer auch abgeführt hat.
• Gibt es den damaligen leistenden Unternehmer nicht mehr, ist es dann auch nicht mehr möglich, die Rechnung berichtigen zu lassen und die Umsatzsteuer vom Rechnungsaussteller zurückzufordern.

• Die Frage der Rückwirkung der Berichtigung einer Rechnung um die zutreffende USt-Id-Nr. des leis...