Einzelabrechnung

Der Arbeitnehmer rechnet anhand von Einzelnachweisen mit dem Arbeitgeber ab.

Beim Arbeitnehmer ist dieser Auslagenersatz lohnsteuerfrei.[1] Ein Abzug als Werbungskosten entfällt insoweit.

Pauschaler Auslagenersatz

Pauschaler Auslagenersatz führt regelmäßig zu Arbeitslohn.[2] Diese Steuerpflicht kann auf 2 Arten vermieden werden:

  • Einzelnachweis über 3 Monate

    Weist der Arbeitnehmer für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten die beruflichen Kosten im Einzelnen nach und fallen diese Kosten regelmäßig an, ist die Kostenerstattung einkommensteuerfrei. Bemessungsgrundlage für die Kosten sind die laufenden Gebühren und die anteilige Grundgebühr.

    Folgende Mindestaufzeichnungen sollten vorhanden sein:

    • Datum und Uhrzeit eines jeden Gesprächs,
    • Kennzeichnung des einzelnen Gesprächs als privat oder betrieblich,
    • Wohnort und Telefonnummer des Gesprächspartners,
    • Grund des Telefonats bei betrieblichen Gesprächen,
    • Dauer des Gesprächs und Zuordnung der Kosten je Gespräch,

    Der so ermittelte betriebliche Anteil kann für den Rest des Jahrs fortgesetzt werden.

  • Erstattung von max. 20 EUR/mtl. bzw. max. 20 % der Telefonkosten

    Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, können aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens 20 EUR monatlich, steuerfrei ersetzt werden.

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