Wenn eine interne Leistungsverrechnung neu aufgebaut oder ein weiterer Bereich einbezogen werden soll, dann sucht man nach geeigneten Bezugsgrößen. Anstatt von Bezugsgrößen wird manchmal auch von Leistungsarten gesprochen. Gemeint sind also die Messgrößen, mit denen die Leistung(en) differenziert erfasst wird. Im Bereich der IT wird häufig von einem Leistungskatalog gesprochen. Sofern ein Leistungskatalog vorliegt, ist der Arbeitsschritt, geeignete Bezugsgrößen auszuwählen, bereits durch das Servicecenter erledigt. Die darin beschriebenen Leistungen können vom Controller direkt als Bezugsgrößen in das Rechnungswesen übernommen werden.
Auf den drei folgenden Seiten sehen Sie eine tabellarische Übersicht. Sie zeigt für verschiedene Abteilungen Beispiele aus Firmen, anhand welcher Bezugsgrößen die ILV durchgeführt werden kann. Sie mag als Anregung oder erster Einstieg dafür dienen, eigene Bezugsgrößen zu bestimmen. Sicherlich wird es nur in sehr großen Unternehmen eine Leistungsverrechnung für alle beispielhaft genannten Abteilungen geben. Benutzen Sie daher die folgende Liste lediglich zur Orientierung. Die tatsächliche Ausgestaltung sollte sich nach dem Kostenvolumen richten, das durch die Erbringung der Leistungsart hervorgerufen wird. Das ist für die Einführung eines neuen ILV-Systems der richtige Ansatz. Es ist besser, die großen Volumina wenigstens grob zu steuern, als mit Finesse im Detail verhaftet zu bleiben.
Die IT und Telekommunikationsabteilung (ITK) stellt typischerweise in sehr vielen Unternehmen eine große Kostenposition dar. Entsprechend oft findet sich dort eine detaillierte ILV. Jeder Vorgang aus dem Leistungskatalog, der nicht automatisch, wie z. B. bei Hardware-/Softwarepaketen der Fall, verrechnet wird, muss vom User elektronisch, d. h. mittels von der IT-Abteilung programmierter ›Tickets‹, beauftragt werden. Der Auftrag stellt zugleich die Erfassung der Leistungsmenge sicher und ist die Basis der Kostenverrechnung. Ohne einen solchen elektronischen Bezahlvorgang wird die IT nicht aktiv. Gelegentliche Umfragen per Handzeichen in unseren Seminaren zeigen, dass rund drei Viertel unserer Teilnehmer diese Art der IT-Leistungsverrechnung aus ihrer Firma kennen. Welche Bereiche mittels ILV gesteuert werden, ist je Branche unterschiedlich.
Je konkreter die Leistungsmengen direkt erfasst werden, desto größer ist übrigens auch die Akzeptanz im Fall der Betriebsprüfung. Im Rahmen der steuerlichen Dienstleistungsverrechnung gibt es einen Vorrang für die direkte Einzelabrechnung. Hier bestehet eine hohe Übereinstimmung zwischen der steuerlichen und der steuernden Perspektive. Einzelkosten (›direkte Kosten‹) sind auch aus Controllingsicht wünschenswert. Im Folgenden zeigen wir daher eine beispielhafte Liste mit typischen Bezugsgrößen (manchmal als ›Schlüssel‹ bezeichnet) für verschiedene Unternehmensbereiche:
| Beispiele für Bezugsgrößen in der ILV | |
|---|---|
| Abteilung/Bereich | Eine gute Bezugsgröße wäre z. B.: |
| Auftragsbearbeitung | gepflegte Stammdatensätze |
| Kreditwürdigkeitsprüfungen | |
| Angebote | |
| Aufträge (ggfs. Auftragspositionen); evtl. Rechnungen bzw. Lieferscheine | |
| Mahnungen | |
| Buchhaltung | Debitoren-/Kreditoren-Buchungen |
| Mahnungen/Skonto-Berechnungen (und -korrekturen) | |
| Callcenter | empfangene Anrufe |
| Rückrufe | |
| gelöste Kundenprobleme (insbesondere Beschwerde-Hotline) | |
| Telefonminuten oder vorgehaltenes Bereitschaftspersonal | |
| Consulting | (Halb-)Tage oder Stunden |
| Design/Grafik | Entwürfe, Vorlagen, Seiten/Broschüren |
| Stunden | |
| Einkauf | verwaltete/verhandelte Lieferanten oder Sortimentsgruppen |
| Angebotsplanungen/-einholungen | |
| ausgelöste Bestellungen | |
| ITK | User-Hardware (Desktops, Notebooks, Mobile Phones …) |
| Telekommunikation und EDV (inkl. des Rechenzentrums) | Softwarelizenzen (Office-Paket, ERP-Software …) |
| Arbeitsplätze (Büro, mobil) als ›Komplettpaket‹, d. h. Hardware und Software bei standardisierter Ausstattung | |
| Telefonanschlüsse/VoIP-Anschlüsse | |
| Internetanschlüsse (differenziert nach Geschwindigkeit) | |
| Megabyte Speicherplatz (Server/Cloud) bzw. mit/ohne Synchronisierung verschiedener Endgeräte | |
| Telefonminuten oder Flatrate | |
| Internet-Datenvolumen (Down-/Upload) oder Flatrate | |
| Remote-Support-Tätigkeiten | |
| Pauschalpakete für Wartung, Updates | |
| Anfragen bei der Hotline | |
| Druckzeilen/-seiten | |
| (Online-)Transaktionen | |
| Racks (viertel, halbe, ganze) bzw. Cages | |
| kWh Stromverbrauch | |
| MIPS-Stunden | |
| Programmiertage | |
| Anlegen von Domains, E-Mail-Adressen … | |
| Umzüge von IT-Equipment (vgl. Facility-Management) | |
| Kommunikation | Clippings, Pressemappen |
| Ausgaben der Mitarbeiterzeitung (Online/Print) | |
| Arbeit in öffentlichen Foren (moderiert/unmoderiert) | |
| Presseartikel | |
| Individuelle Vorbereitung auf Presseinterviews | |
| Pauschalpreis für die Beantwortung von Presseanfragen | |
| Pauschalpreis für allgemeine Medienberatung, vorbereitendes Krisenmanagement etc. | |
| Mitarbeitertraining für Messen und Ausstellungen (in Zusammenarbeit mit dem Marketing) | |
| Lager | Paletten-Bewegungen (Ein-/Auslagerungen) |
| Picks, Kommissioniervorgänge | |
| Belegte Stellplätze (Europa... | |
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