Oft wird die Umlage damit begründet, dass ein indirekter, d. h. schlecht messbarer Bezug zur Inanspruchnahme von internen Leistungen bestehe. Diese Kosten müssten schließlich (vom Empfänger der Umlage) gedeckt werden. Die Begründung stimmt – aber nicht für die Umlage. Sie wäre vielmehr für die Verrechnung passend, denn dort wird für die in Anspruch genommene Menge gezahlt:

Der interne Kunde kann die Höhe der Kosten durch eine Verringerung oder Steigerung der Leistungsmenge steuern. Daraus folgt zwingend, dass der Verrechnungspreis innerhalb der Periode nicht angepasst werden darf. Das Ziel heißt hier Planungssicherheit für den abnehmenden Bereich. Andernfalls wird sowohl jeglicher Motivationseffekt zur sparsamen Verwendung der Leistung konterkariert als auch ein wichtiges Steuerungssignal für das Angebot dieser Leistung unterdrückt. Eine perfide Form der Umlage findet durch nachträgliche Preisanpassungen statt.

Im folgenden Beispiel hat die Serviceabteilung 100 Mengeneinheiten (Stück/Vorgänge) zu 100 EUR Kosten geplant. Der Plankostensatz beträgt also einen EUR. Das kann je Stück oder je Vorgang sein. Das Beispiel ist unabhängig davon, ob es sich um eine materielle Leistung oder eine Dienstleistung handelt. Um das Beispiel weiterhin einfach zu halten, gibt es nur eine nachfragende Abteilung. Nach einem Jahr sind 40 Einheiten nachgefragt worden. Die nachfragende KSt erwartet eine Kostenbelastung von 40 EUR.

Mit der gesunkenen Abnahmemenge seien in unserem Beispiel auch die Kosten der leistenden KSt etwas gesunken. Sie betragen 90. Es entsteht eine Unterdeckung (nicht gedeckte Strukturkosten[813]) von 50 EUR. Diese ist auf der Service-KSt und am Ende der Periode en bloc in der Ergebnisrechnung auszuweisen. Das ist die richtige Vorgehensweise.

Erst die Abweichung signalisiert ein Problem: Unterauslastung im Wert von 50 EUR. Für die interne Steuerung ist die Zurkenntnisnahme einer solchen Abweichung extrem wichtig, weil sie in der knappen Zeit des Tagesgeschäfts die Aufmerksamkeit auf die betroffene KSt lenkt. Jetzt kann gezielt nach Gründen gesucht werden: eine zu hoch dimensionierte Kapazität, das Anbieten nicht benötigter Leistungen, Ineffizienz bei der Leistungserstellung oder eine schlechte Qualität der Leistung können Gründe für die Unterauslastung sein. Eine Abweichung führt zu kritischen Fragen und bildet so die Basis für korrigierende Maßnahmen. Hier findet ›to control = steuern‹ statt.

Abb. 177: Entlastung der KSt durch Umlage vernichtet Motivation

Das wird nicht immer im Interesse der Serviceabteilung sein. Zu schön wäre es, eine Rechnung über 90 EUR stellen zu können. Die lässt sich aber nur über 40 Mengeneinheiten schreiben. Beim Preis von einem EUR kann die Service-KSt die Abweichung am Jahresende nicht mehr vermeiden. Die Abrechnung über Leistungsverrechnung deckt auf, was eine Umlage verschleiern würde. Die Umlage würde die angefallenen Kosten von 90 EUR verteilen. Das entspricht einer nachträglichen Preiserhöhung auf 2,25 EUR je Einheit.

Die Abweichung zeigt, dass für die angebotene Leistung keine Nachfrage bestand. Der Service hat ein natürliches Interesse, sich ›auf Null‹ zu entlasten. Und genau deshalb sollte ein guter Controller einer solchen nachträglichen Preiserhöhung nicht zustimmen. Denn: ›Die Abweichung ist das Salz in der Suppe des Controllers‹ so lautete ein von Deyhle im Seminar gern getaner Ausspruch.

Im Privatleben würde einer solchen nachträglichen Preisanpassung übrigens auch niemand zustimmen. Stellen Sie sich vor, Sie sitzen in unserem Seminarhotel ›Kaiserin Elisabeth‹ in Feldafing. Sie haben Glück und sind allein auf der Hotelterrasse. Sie genießen einen wunderschönen Abend zu zweit mit Blick auf den Starnberger See. Am Ende des Abends kommt der Oberkellner und präsentiert Ihnen eine Rechnung über 2.000 EUR. Sie protestieren heftig, dass drei Gänge und offener Wein für zwei Personen niemals so teuer sein können. Der Oberkellner entgegnet, dass er dies von den vielen Seminarteilnehmern der Controller Akademie gelernt habe. In deren Firmen würden die Kosten schließlich auch auf die anwesenden Nutzer verteilt. Das habe er heute genauso gehandhabt. Vermutlich würden Sie doch entgegnen, dass Sie für das zahlen, was sie verzehrt haben, und zwar zu dem Preis, der in der Speisekarte zu finden ist. Wenn Sie dies für sich als Privatperson logisch finden und einfordern, dann sollten sie in der Firma genauso handeln. Planungssicherheit ist ein hohes Gut.

Viele Controller beklagen sich, dass sie durch das Management, die Finanz- oder Steuerabteilung dazu verpflichtet werden, alle KSt komplett zu entlasten. Genauer gesagt: komplett auf andere KSt zu entlasten. Das entspricht genau einer solchen Preiserhöhung. Dafür gibt es weder im internen noch im externen Rechnungswesen die Pflicht. Zum Teil ist es sogar verboten. Steuerlich sei an das Stichwort der ›Stewardship Expenses‹ (vgl. Teil B, Kapitel 11.5.2.1) erinnert. Auch handelsrechtlich können Kosten nicht beliebig weiterbelastet werden. Stichwort...

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