Das Erfordernis von Tax Compliance-Maßnahmen besteht für nahezu alle lohnsteuerlich relevanten Bereiche, wie z. B. die Behandlung von Sachzuwendungen (Ermittlung der Steuer), Betriebsveranstaltungen, die Behandlung von Reisekosten, Firmenwagen, Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeit, Lohn von dritter Seite und die Pauschalierung von Sachzuwendungen nach § 37b EStG. Zudem geht es in Unternehmen im Zusammenhang mit Lohnsteuer zumeist um Massensachverhalte, die im Hinblick auf Steuerausfälle enorme Auswirkungen haben können und damit immer auch eine steuerstrafrechtliche Relevanz besitzen.[1] Probleme in organisatorischer Hinsicht ergeben sich wegen der Vielzahl von Prozessbeteiligten beim Lohnsteuerabzug, wie dem Management (Grundentscheidungen), dem Einkauf (Zuwendungen), der Personalabteilung (Personaldaten und Veränderungen), der Buchhaltung (Lohnkonten), der Reisekostenstelle (Auslagenerstattung), dem Fuhrpark (Firmenwagen) und nicht zuletzt der Mitarbeiter selbst (persönliche Umstände). Fehler und Risiken beim Lohnsteuerabzug bestehen wegen fortlaufender gesetzlicher Änderungen im EStG und in den Lohnsteuer-Richtlinien, bezüglich der Einhaltung von Fristen zur Abgabe der Lohnsteuer-Anmeldungen oder weil Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag nicht zutreffend ermittelt oder nicht fristgerecht geleistet und steuerliche Begünstigungen (Freibeträge und Steuerbefreiungen) nicht zutreffend identifiziert, dokumentiert und behandelt werden.
Für eine vollständige und richtige Lohnsteuer-Anmeldung ist eine organisierte und am individuellen Risiko des Unternehmens orientierte Tax Compliance-Organisation daher eine unerlässliche Voraussetzung. Risiken, Prozessabläufe und die steuerliche Relevanz sind zu analysieren, um eine vollständige und zeitnahe Zusammenführung von lohnsteuerlichen Informationen des Arbeitgebers, der Arbeitnehmer und ggf. von Dritten sicherzustellen. Nur so kann eine korrekte steuerliche Beurteilung (Steuerpflicht, Bemessungsgrundlage, Steuersatz, etc.), Ermittlung, Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer sowie Dokumentation und Kontrolle des Gesamtablaufs erfolgen.
Typische steuerstrafrechtrelevante Sachverhalte mit Bezug zur Lohnsteuer wird bei individuellem Fehlverhalten jedoch auch ein funktionierendes Tax Compliance Management System nicht verhindern können. Gemeint sind Schwarzlohnvereinbarungen unter Verwendung von sog. "Abdeckrechnungen" und "Lohnsplitting" sowie die Begründung von Scheinarbeitsverhältnissen.[2]
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