Steuerfreie Einnahmen-ABC / Aufwandsentschädigungen aus öffentlichen Kassen

Aufwandsentschädigungen, die aus öffentlichen Kassen an öffentliche Dienste leistende Personen gezahlt werden, sind steuerfrei, soweit sie nicht für Verdienstausfall oder Zeitverlust gewährt werden.^[1] Keine öffentliche Kasse, sondern ein privatrechtlicher Verein ist der Städte- und Gemeindebund NRW, sodass die an Präsidiumsmitglieder gewährte Aufwandsentschädigung nicht unter die Steuerbefreiung fällt.^[2] Für die Frage, in welchem Umfang Aufwandsentschädigungen aus öffentlichen Kassen steuerfrei bleiben, ist danach zu unterscheiden, ob die Aufwandsentschädigung durch Gesetz oder Rechtsverordnung oder lediglich durch entsprechende Verwaltungsregelung festgelegt ist.

Während gesetzliche Aufwandsentschädigungen bei hauptamtlich tätigen Personen in vollem Umfang steuerfrei bleiben, ist die Steuerfreiheit auf 1/3 der Aufwandsentschädigung, mindestens aber auf einen Anteil von 250 EUR (bis 2020: 200 EUR) monatlich begrenzt, wenn es sich um ein Ehrenamt handelt. Durch die Lohnsteuer-Änderungsrichtlinie 2021 wurde die Steuerfreiheit der Aufwandsentschädigungen an öffentliche Dienste leistende Personen an die betragsmäßige Höhe des Übungsleiterfreibetrags angepasst.^[3] Beruht die Aufwandsentschädigung dagegen nicht auf einer gesetzlichen Regelung, gilt unabhängig davon, ob die Tätigkeit im Haupt- oder Ehrenamt ausgeübt wird, ein monatlicher Steuerfreibetrag von 250 EUR. In diesem Fall stellen die 250 EUR einen steuerfreien Maximalbetrag dar, der für die im Haupt- oder Ehrenamt tätige Person (anders als bei der Drittelregelung) nicht überschritten werden kann.^[4] Zur Steuerfreiheit von Entschädigungen für ehrenamtliche Richtertätigkeiten (Schöffendienst) wird vom BFH je nach Entschädigungsgrund unterschieden.^[5]

Die Steuerbefreiung für Aufwandsentschädigungen aus öffentlichen Kassen ist in Anlehnung an den Übungsleiterfreibetrag bis 250 EUR monatlich zulässig.

Soweit in einzelnen Monaten die steuerfreie Obergrenze von 250 EUR nicht erreicht wird, ist eine Übertragung des nicht ausgeschöpften Betrags auf andere Monate dieser Tätigkeit im selben Kalenderjahr zulässig.^[6] Damit besteht die Verrechnungsmöglichkeit für Aufwandsentschädigungen, die im einzelnen Monat den Maximalbetrag von 250 EUR überschreiten. Der Verrechnungszeitraum ist allerdings auf die Dauer der haupt- oder ehrenamtlichen Tätigkeit im betreffenden Kalenderjahr beschränkt. Der monatliche Freibetrag darf deshalb nur bei einer ganzjährigen Ausübung der Funktion in einen Jahresbetrag umgerechnet werden. Dabei sind angefangene Kalendermonate als volle Monate zu berücksichtigen. Die Dauer des tatsächlichen Einsatzes im Ehrenamt ist für die Bestimmung des Umrechnungszeitraums unbeachtlich.

Praxis-Beispiel

Verrechnungsmöglichkeit bei monatlicher Zahlung

Für öffentliche Dienste in einem Ehrenamt in der Zeit vom 1.1. bis 31.5.2023 werden folgende Aufwandsentschädigungen i. S. v. § 3 Nr. 12 Satz 2 EStG und R 3.12 Abs. 3 Satz 3 LStR gezahlt: Januar 325 EUR, Februar 155 EUR, März 275 EUR, April 200 EUR, Mai 295 EUR. Zeitaufwand wird nicht vergütet. Für den Lohnabzug können die nicht ausgeschöpften steuerfreien Monatsbeträge i. H. v. 250 EUR wie folgt mit den steuerpflichtigen Aufwandsentschädigungen der anderen Lohnzahlungszeiträume dieser Tätigkeit verrechnet werden:

	Gezahlte Aufwandsentschädigung	Steuerliche Behandlung nach R 3.12 Abs. 3 Satz 3 LStR		Steuerliche Behandlung bei Übertragung nicht ­ausgeschöpfter steuerfreier Monatsbeträge
		Steuerfrei sind:	Steuer­pflichtig sind:	Steuerfreier Höchst­betrag	Steuerpflichtig sind:
	EUR	EUR	EUR	EUR	EUR
Januar	325	250	75	250	75
Februar	155	155	0	2 × 250 = 500	0 (325 + 155 ./. 500) Aufrollung des Januars
März	275	250	25	3 × 250 = 750	5 (325 + 155 + 275 ./. 750) Aufrollung des Februars
April	200	200	0	4 × 250 = 1.000	0 (325 + 155 + 275 + 200 ./. 1.000) Aufrollung des März
Mai	295	250	45	5 × 250 = 1.250	0 (325 + 155 + 275 + 2050 + 295 ./. 1.250)
Summe	1.250	1.105	145	5 × 250 = 1.250	0

Bei Verrechnung des nicht ausgeschöpften Freibetragsvolumens mit abgelaufenen Lohnzahlungszeiträumen ist im Februar der Lohnsteuereinbehalt für den Monat Januar und im April für den Monat März zu korrigieren.

Der Steuerfreibetrag von 250 EUR ist auf das jeweilige Rechtsverhältnis bezogen. Übt ein Steuerpflichtiger ehrenamtliche Tätigkeiten für unterschiedliche juristische Personen des öffentlichen Rechts aus, kommt für jede dieser ehrenamtlichen Tätigkeiten eine steuerfreie Aufwandsentschädigung von maximal 250 EUR monatlich in Betracht. Aufwandsentschädigungen für mehrere Tätigkeiten bei derselben Körperschaft sind dagegen für die Anwendung der steuerfreien Obergrenze zusammenzurechnen.^[7] Allerdings ist eine kumulative Steuerbefreiung zweier nebeneinander gewährter Aufwandsentschädigungen, die für die bei derselben Gemeinde gleichzeitig ausgeübte Tätigkeit als Ortsvorsteher und Ortschaftsratsmitglied gezahlt werden, nicht zulässig. Die Doppelfunktion führt bei einem Ortsvorsteher zu keinem höheren Aufwand als bei anderen Personen, die nicht gleic...