Die Betrachtung der Kosten der Softwarelösungen ist neben der fachlichen und funktionalen Bewertung ein wesentliches Entscheidungskriterium. Sie sollte auf Basis der "total cost of ownership" erfolgen, also einer möglichst gut genäherten Betrachtung aller Kosten der Einführung aber auch des Betriebes der Lösung. Sowohl die Dienstleistungskosten während der Implementierung von Softwarelösungen als auch der personelle Aufwand für Betrieb und Wartung können die Kosten für die Software selbst um ein Vielfaches übersteigen, weshalb sie mit in das Kalkül gehören.
Viele Softwareanbieter stellen ihr Lizenzmodell von dem klassischen Lizenzkauf und laufende Softwarewartung auf ein Mietmodell mit jährlichen Gebühren um. Dies sorgt für laufende Ausgaben statt Investition (OPEX statt CAPEX) und eine höhere Flexibilität im bezahlten Nutzungsvolumen. Mietmodelle können aber bereits nach wenigen Jahren schon insgesamt teurer sein als Anschaffung und Wartung.Deshalb lohnt es sich durchaus, die Varianten zu vergleichen, zumindest sofern der Anbieter verschiedene Modelle anbietet und eine ausreichende Planbarkeit der Nutzung vorhanden ist.
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