Software, Anschaffung und A... / 3.11 Abgrenzung zwischen Erwerb und Miete (Software as a service)

Wie oben dargestellt, setzt die Anschaffung einer Softwarelizenz den Erwerb der wirtschaftlichen Verfügungsmacht über die Software voraus. Dies ist der Fall, wenn

  • ein einmaliges Entgelt für die befristete, aber unkündbare Nutzung einer Software gezahlt wird oder
  • ein einmaliges Entgelt für die unbefristete Nutzung einer Software gezahlt wird.

Allerdings wird die bisherige Form der Nutzung von Anwendungsprogrammen in Form des Erwerbs einer Softwarelizenz zunehmend durch die Nutzung von Software als Dienstleistung abgelöst. Darunter fallen z. B. Vereinbarungen zur Nutzung von Software mit jährlicher oder monatlicher Kündigungsmöglichkeit. Dabei sind z. B. die folgenden Formen anzutreffen:

  • Die Software wird als Cloud-Software für viele Kunden zur Verfügung gestellt (Software as a Service (SaaS)). In diesem Fall gewährt der Dienstanbieter den Online-Zugang zur Nutzung von Software, die auf seiner Infrastruktur läuft und online zugänglich ist. SaaS wird auch als Software on demand (Software bei Bedarf) bezeichnet. Der Begriff Cloud-Computing ist der Obergriff, der auch die Bereitstellung von Hardware und Infrastruktur umfasst.
  • Die Software wird als downloadbare lokale Softwareinstallation bereitgestellt, die allerdings nur solange funktionsfähig ist, wie die Vereinbarung besteht. Trotz der lokalen Installation der Software werden keine weitergehenden Rechte als im Fall der Cloud-Nutzung eingeräumt.
  • Z.T. werden beide Formen miteinander kombiniert. D.h. die Software kann in der Cloud – d. h. über Internetzugang – genutzt werden und gleichzeitig kann eine lokale Version installiert werden

In allen 3 Fällen wird die Software durch den Dienstanbieter permanent aktualisiert und lauffähig gehalten. Ein Wechsel der Programmversionen im herkömmlichen Sinn gibt es i. d. R. nicht. Im Gegenzug zahlt der Anwender ein jährliches oder monatliches Entgelt, das i. d. R. mit 4 Wochen Vorlaufzeit kündbar ist. Sofern keine Kündigung erfolgt, läuft der Vertrag unbegrenzt weiter. Der Anwender kann die Software (auch technisch) nur solange nutzen, wie das Mietverhältnis andauert. Nach Beendigung des Vertrags sind beide Verwendungsformen nicht mehr verfügbar.

Der wesentliche Unterschied zum Lizenzerwerb besteht darin, dass die Software so zu einer jederzeit mietbaren Dienstleistung wird – ähnlich wie die Anmietung von Büroflächen für eine bestimmte Zeit. Dem Nutzer wird ein zeitlich begrenztes Nutzungsrecht an der jeweiligen Softwaredienstleistung eingeräumt, das ihm die Anwendung der bereitgestellten Software erlaubt. Freie Verfügungs- bzw. Verwertungsrechte an der Software werden dem Nutzer i. d. R. nicht eingeräumt. Aus Sicht des Anwenders weist die Software an sich keine vorab begrenzte Nutzungsdauer auf und durch die Miete kann nicht die wirtschaftliche Verfügungsmacht erlangt werden. Etwas anderes kann im Einzelfall gelten, wenn der Softwareanwender der einzige Nutzer der Software ist.

Im Ergebnis steht bei dieser Vertriebsform von Software der Zeitraumbezug der Vereinbarung im Vordergrund und ist mit einem Mietvertrag vergleichbar. Demnach sind die vom Nutzer des Services gezahlten Leistungen nach IDW RS HFA 11.23 laufender Aufwand der jeweiligen Periode.

Einmalzahlungen für zu leistende Dienste sind bzgl. geleisteter Zahlungen ggf. als aktive Rechnungsabgrenzungsposten gem. § 250 Abs. 1 Satz 1 HGB über die Vertragslaufzeit abzugrenzen.

 
Praxis-Beispiel

Behandlung jährlich zu zahlender Miete für die Nutzung einer Software

Unternehmer Huber schließt mit dem Softwarehersteller M-Software AG einen Vertrag über die Nutzung des Office Pakets von M-Software. Die Software kann über einen Internetzugang in einer cloudbasierten Variante genutzt werden. Gleichzeitig können alle Nutzer die Software auf ihrem Rechner installieren. Jeder User kann die Software entweder cloudbasiert oder lokal auf seinem Rechner nutzen.

Unternehmer Huber zahlt für jeden User ein jährliches Entgelt von netto 50 EUR (fällig jeweils zu Vertragsbeginn für 1 Jahr). Der Vertrag wird zunächst für 1 Jahr abgeschlossen und verlängert sich automatisch um jeweils 1 Jahr, wenn bis 4 Wochen vor Ende der Vertragslaufzeit keine Kündigung erfolgt. Nach einer Kündigung sind beide Varianten der Software nicht mehr nutzbar.

Herr Huber und die M-Software AG schließen den Vertrag mit Wirksamkeit zum 1.11.01 ab. Daher zahlt Herr Huber am 1.11.01 für 3.000 User einen Betrag von netto 150.000 EUR (= 3.000 User × 50 EUR/User) für die Vertragslaufzeit von 1 Jahr. Sofern keine Kündigung erfolgt, ist in einem Jahr erneut eine Zahlung von netto 150.000 EUR fällig.

Lösungsvorschlag:

Da Herr Huber kein wirtschaftliches Eigentum an der Software erhält, verrechnet er die Zahlung als sonstigen betrieblichen Aufwand.

Da von dem gezahlten Betrag von 150.000 EUR nur 25.000 EUR auf das Geschäftsjahr 01 entfallen, muss der Restbetrag von 125.000 EUR als Rechnungsabgrenzungsposten abgegrenzt werden

Buchungsvorschlag zum Zeitpunkt der Zahlung der Software-Miete:

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Kont...

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