Software, Anschaffung und A... / 3.10 Aufwendungen für Updates und Releasewechsel

Die Aktualisierung von Software erfolgt durch Updates, Upgrades oder Releasewechsel. Diese warten und aktualisieren die vorhandene Software, verbessern die Gebrauchsfähigkeit oder schaffen ggf. neue Funktionen.

Hinsichtlich der buchhalterischen Behandlung sind nach IDW RS HFA 11.21 daher folgende Fälle zu unterscheiden:

  • Wartung bzw. Modernisierung: Die Software-Aktualisierungsmaßnahme dient in erster Linie der Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit der Software durch notwendige Aktualisierungen, Fehlerbehebungen oder unwesentliche Verbesserungen des Handlings bzw. der Modernisierung von Funktionen. Die dafür anfallenden Ausgaben sind als Wartungsaufwand zu verbuchen.

     
    Praxis-Beispiel

    Jährliche Softwareupdates werden als Wartungsaufwand erfasst

    Unternehmer Huber erhält ein jährliches Softwareupdate für eine Büro-Workflow-Software, die er im Vorjahr für 5.000 EUR netto erworben hatte. Die jährlichen Updates kosten jeweils 500 EUR netto und dienen der Pflege der Software und dem Erhalten die Lauffähigkeit. Die Funktionalität der Software wird nicht beeinflusst.

    Buchungsvorschlag:

     
    Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
    4806/6495 Wartungskosten für Hard- und Software 500 1200/1800 Bank 595
    1576/1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 95      
  • Modifikation: Durch Software-Aktualisierungsmaßnahmen werden neue, bisher nicht vorhandene Funktionen bereitgestellt. In diesem Fall ist zu prüfen, ob die Erweiterungen eine Modifikation der Software darstellen. Sind die Erweiterungen z. B. durch ein Upgrade oder Release-Wechsel so weitgehend, dass sie zu einer Erweiterung und wesentlichen Verbesserung der Software führen, sind die Ausgaben – wie oben dargestellt – als nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten zu aktivieren, sofern die ursprüngliche Software aktiviert wurde.

     
    Praxis-Beispiel

    Aktivierung von Modifikationsaufwendungen als nachträgliche Anschaffungskosten

    Unternehmer Huber hat zu Beginn des Jahres 01 eine stand-alone CRM-Lösung zu Anschaffungskosten von 5.000 EUR (netto) erworben. Kurz darauf, zur Jahresmitte 01, erscheint eine neue, erweiterte Version des Programms, das bisher nicht vorhandene Internetfunktionalitäten beinhaltet. Die neue Version kostet 6.000 EUR (netto). Alle Kunden, die die alte Version innerhalb der letzten 12 Monate erworben haben, bekommen die neue Version für 600 EUR (netto).

    Die neue Programmversion führt zu einer Modifikation der bisherigen Software, da wesentliche, neue Funktionalitäten bereitgestellt werden. Die ursprüngliche Software wurde entgeltlich erworben, weshalb die Ausgaben für den Erwerb der neuen Programmversion als nachträgliche Anschaffungskosten der ursprünglichen (erworbenen) Software aktiviert werden.

    Buchungsvorschlag zum Erwerb der Software zum 1.1.01:

     
    Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
    0027/0135 EDV-Software 5.000      
    1576/1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 950 1200/1800 Bank 5.950

    Buchungsvorschlag zur Aktivierung der nachträglichen Anschaffungskosten zum 1.7.01:

     
    Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
    0027/0135 EDV-Software 600      
    1576/1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 114 1200/1800 Bank 714

    Die Abschreibung des Geschäftsjahrs 01 berechnet Unternehmer Huber auf den gesamten aktivierten Betrag i. H. v. 5.600 EUR. Er legt der Berechnung der Abschreibung eine Nutzungsdauer von 3 Jahren zugrunde. Danach ergibt sich ein Jahresabschreibungsbetrag von 1.866,67 EUR.

  • Wesensänderung: Die Software-Aktualisierung ist so umfassend, dass sie zu einer Wesensänderung der Software führt, d. h. die Ausgaben führen im Ergebnis zu einem Neuerwerb einer neuen Software. Dies bedeutet einerseits, dass der bisherige Vermögensgegenstand untergeht und ausgebucht wird. Gleichzeitig sind die Anschaffungskosten der neuen Softwareversion zu aktivieren. Sofern auf den Kaufpreis der neuen Version aufgrund der Nutzung der Vorversion ein Nachlass gegenüber dem Normalpreis gegeben wurde, geht nach IDW RS HFA 11.21 der Buchwert der alten Version bis zur Höhe des gewährten Nachlasses in die Anschaffungskosten der neuen Version ein.

     
    Praxis-Beispiel

    Abbildung eines Releasewechsels auf eine neue Software-Generation (Wesensänderung)

    Unternehmer Huber hat vor 4 Jahren eine stand-alone Logistiklösung erworben. Die Software wurde mit Anschaffungskosten i. H. v. 6.000.000 EUR (5.000.000 EUR Lizenzkosten + 1.000.000 EUR Anschaffungsnebenkosten (Customizing)) aktiviert und über 8 Jahre abgeschrieben. Der Restbuchwert zu Beginn des aktuellen Geschäftsjahres beläuft sich daher auf 3.000.000 EUR.

    Zu Beginn des aktuellen Geschäftsjahres erwirbt Herr Huber die nächste, technisch völlig veränderte Generation der Software vom gleichen Hersteller, die nun auf der In-Memory-Technologie basiert, mit einer signifikant verbesserten Leistungsfähigkeit und erweitertem Funktionsumfang. Der Hersteller bietet die neue Software für 7.000.000 EUR an, wobei die Nutzer der Vo...

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