Sicherheit in der Logistik ... / 4 Wie kann sich das Unternehmen auf diese Pflichten einstellen?

Aus Sicht des Compliance Managers geht es bei der Frage, wie sich Unternehmen auf diese Pflichten einstellen sollten, um die Schaffung Logistik-bezogener Compliance Management-Subsysteme.

4.1 Die Konzeption: Gefährdungsanalyse, Anforderungsprofil und Organisation

In der Konzeptionsphase ist im Rahmen einer Risikoanalyse zunächst das Anforderungsprofil festzulegen. Hierzu gehören

  • die Festlegung, ob und mit welchen kritischen Geschäftspartnern und/oder Ländern Geschäftsbeziehungen bestehen;
  • die Feststellung, ob und mit welchen gefährlichen Gütern das Unternehmen arbeitet, handelt, solche versendet oder befördert;
  • die Entscheidung, ob das Unternehmen von den möglichen Vereinfachungen für das Zollverfahren und die Versendung von Luftfracht Gebrauch machen und die Anforderungen hierfür erfüllen will;
  • die Entscheidung, ob und für welche Logistik-Aktivitäten eigene Mitarbeiter oder externe Dienstleister eingeschaltet werden sollen, wenn ja, welche und wie Fremddienstleister bei Erfüllung der verbleibenden unternehmenseigenen Anforderungen unterstützen können.

4.1.1 Umgang mit gefährlichen Gütern

Für die Ermittlung gefährlicher Güter sind die Klassifizierungen nach ADN/RID/ADNR maßgeblich. Hierbei kann zu einem erheblichen Teil auf die Feststellungen zur Arbeitssicherheit entsprechend der Gefahrstoffverordnung zu gefährlichen Chemikalien (REACH-Verordnung) und der Exportkontrolle (Ausgangsstoffe und Organismen als Dual-Use-Güter) zurückgegriffen werden.

Was die Verfahrensvereinfachungen angeht, dürfte für exportierende und importierende Unternehmen eine der Zertifizierungsvarianten als Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter praktisch unvermeidbar sein. Hinzukommt, dass die hiermit verbundenen Anforderungen der Zollbehörden für das Unternehmen auch in anderem Zusammenhang hilfreich sind:

  • Die Anforderungen an die Buchhaltung, die Kontrolle des Warenflusses und die Verknüpfung beider Systeme zur Schaffung eines Kontrollprüfpfads dienen auch der Prävention von Korruption, Diebstahl, Untreue und Unterschlagung. Lücken zwischen dem Rechnungswesen einerseits und der Kontrolle des Warenbestands und Warenflusses andererseits sind ein potentieller Angriffspunkt für Wirtschaftskriminalität.
  • Ebenso spiegeln die Zoll-Anforderungen an Daten- und Informationssicherheit und die Sicherung des Zugangs zum Betriebsgelände letztlich nur Anforderungen wieder, um die sich ein Unternehmen ohnedies kümmern sollte.
  • Die Sicherheitsanforderungen an die unmittelbaren Geschäftspartner in der Lieferkette (Sicherheitserklärung,) werden ähnlich auch für Gefahrgut verlangt (Transporteurserklärung).
  • Sie dienen mit der Verpflichtung zur Nennung weiterer Beauftragter auch der Erfüllung Geschäftspartner bezogener Sorgfaltspflichten zur Verhinderung von Korruption und der Bekämpfung von Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung.

Notwendigkeit und Zweckmäßigkeit des Status als Bekannter Versender (bV) für Luftfracht werden unterschiedlich beurteilt. Hierbei maßgebliche Gesichtspunkte:

  • Luftfrachtsendungen "unbekannter Versender" müssen vom Reglementierten Beauftragten untersucht werden.
  • Muss die eigene Ware hierzu ausgepackt und manuell untersucht werden?
  • Sind die damit verbundenen Zeitverzögerungen akzeptierbar?
  • Wie wichtig ist ein schneller und zuverlässiger Versand von Luftfrachtsendungen
  • Kurier-, Express- und Paketdienste untersuchen alle Luftfrachtsendungen.
  • Welcher Aufwand wäre mit dem Sicherheitsprogramm, der Bestellung und Schulung eines Gefahrgutbeauftragten und Schulungsmaßnahmen für Personal mit Zugang zu identifizierbarer Luftfracht und dem Personal, das Sicherheitskontrollen durchführt bzw. der Beauftragung von Fremddienstleistern verbunden?
  • Hierbei ist insbesondere an die Einrichtung eines räumlich abgrenzten Sicherheitsbereich für identifizierbare Luftfracht mit den entsprechenden Zugangskontrollen zu denken.

4.1.2 Zusammenarbeit mit spezialisierten Fremdunternehmen

Logistik-Dienstleistungen wie auch die damit einhergehenden regulatorischen und verfahrensmäßigen Anforderungen sind heute in hohem Maße arbeitsteilig organisiert, verlangen besondere Fachkenntnisse und werden durch unternehmensüberreifende IT-Anwendungen unterstützt. Wie unter Ziffer 3 dargestellt, können sie außerdem mit erheblichen Compliance-Risiken verbunden sein. Diese Überlegungen können dafür sprechen, mit Logistik-Dienstleistungen spezialisierte Fremdunternehmen zu beauftragen. Wer ein erfahrenes Speditionsunternehmen beauftragt, wird für viele der hier angesprochenen Themen in der täglichen Arbeit Unterstützung finden und möglichen Compliance-Risiken aus dem Weg gehen können.

4.1.3 Beantragung von Genehmigungen beim BAFA

Besteht aufgrund ihres Güterkreises / ihrer Geschäftspartner / beteiligter Länder die Notwendigkeit einer Ausfuhrgenehmigung, muss grundsätzlich ein formgebundener Antrag auf Erteilung einer Ausfuhr- / Verbringungsgenehmigung beim BAFA gestellt werden.

Genehmigungsanträge werden vollelektronisch im ELAN K2 System des BAFAs unter Angabe der EORI-Nummer (Stichwortverzeichnis) gestellt. Voraussetzung dafür ist die Benennung eines Ausfuhrverantwortlichen. Dieser ist für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften im Unternehmer persönlich verantwortlich und muss Mitglied de...

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