Rz. 74
Die genauen Aufbewahrungsfristen über 10 bzw. 6 Jahre ergeben sich aus § 147 AO. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht worden ist oder die Geschäftspapiere oder sonstigen Unterlagen entstanden sind.[1]
Mit Ablauf der zehn- bzw. sechsjährigen Frist endet die Aufbewahrungspflicht. Das gilt jedoch nicht, soweit die Aufzeichnungen noch Bedeutung für solche Umsatzsteuerfestsetzungen haben, bei denen die Festsetzungsfrist nach §§ 169 bis 171 AO noch nicht abgelaufen ist.[2] Vor Aussonderung der umsatzsteuerrechtlichen Aufzeichnungen empfiehlt sich deshalb zunächst die Überprüfung der Umsatzsteuerfestsetzungen für das Unternehmen. Ist die allgemeine Festsetzungsfrist[3] z. B. wegen Ablaufhemmung nach § 171 AO nicht abgelaufen, weil die Steuer gem. § 165 AO vorläufig festgesetzt worden ist oder weil vor Ablauf der allgemeinen Frist mit einer Außenprüfung begonnen worden ist, können die Aufzeichnungen, die im Zusammenhang mit den betroffenen Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind, nicht vernichtet werden. Das dürfte im Regelfall für das gesamte Aufzeichnungswerk des Besteuerungszeitraums gelten, soweit nicht die Aussonderung von komplexen Teilgebieten möglich ist, die umsatzsteuerrechtlich ohne Bedeutung sind.
Rz. 75
Ist die Frist abgelaufen, braucht der Unternehmer darüber hinaus seine Unterlagen auch dann nicht aufzubewahren, wenn innerhalb der Aufbewahrungsfristen eine Außenprüfung nicht stattgefunden hat. Besondere Umstände (z. B. Wegfall der Steuerpflicht, Verkauf oder Auflösung des Unternehmens) haben auf den Ablauf der Aufbewahrungsfristen keinen Einfluss.
Auch die Erwerber des Unternehmens, Erben, Nachlassverwalter, Testamentsvollstrecker, Insolvenzverwalter usw. sind zur Aufbewahrung der Unterlagen verpflichtet. Aus der Vernichtung der Bücher, Geschäftspapiere, Aufzeichnungen und sonstiger Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dürfen dem Unternehmer umsatzsteuerrechtliche Nachteile nicht erwachsen.
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