Schwarz/Widmann/Radeisen, UStG § 14b Aufbewahrung von Re ... / 2.3 Aufbewahrungspflicht ...

Werner Widmann

Rz. 24

§ 14b Abs. 1 S. 5 UStG verpflichtet Nichtunternehmer oder Unternehmer, die eine Werklieferung oder eine sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück für ihren privaten Bereich erhalten, eine Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder ein anderes beweiskräftiges Dokument aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht beträgt in diesen Fällen zwei Jahre, die Frist beginnt gem. § 14b Abs. 1 S. 3 UStG mit Ablauf des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Rz. 25

Die Inpflichtnahme von Privatpersonen war bei ihrer Schaffung durch das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz^{^[1]} heftig umstritten; erst der Vermittlungsausschuss^{^[2]} fand die jetzige Gesetzesfassung, die insofern nicht trivial ist, als sie auch die eigentlich vom UStG nicht betroffenen Nichtunternehmer mit formellen Pflichten belegt, die sogar als Ordnungswidrigkeit gem. § 26a UStG sanktioniert sind. Die Bundesregierung hatte diese Maßnahme als eine notwendige Maßnahme zur Verhinderung der sog. Ohne-Rechnung-Geschäfte vorgeschlagen.^{^[3]} Seit es diese Vorschrift gibt, ist die in Handwerkerkreisen nicht selten zu hörende Frage an die Auftraggeber von Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, ob man eine Rechnung brauche, doppelt unkorrekt, denn § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG verpflichtet den leistenden Unternehmer bei diesen Umsätzen, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung zu erteilen. Dazu bedarf es keiner Aufforderung seitens des Auftraggebers. Und der Unternehmer ist gem. § 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG sogar verpflichtet, den Leistungsempfänger auf die Aufbewahrungspflicht gem. § 14b Abs. 1 S. 5 UStG in der Rechnung hinzuweisen.

Rz. 26

Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, für die gem. § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG eine Verpflichtung zur Rechnungserteilung auch gegenüber nichtunternehmerischen Leistungsempfängern besteht, sind alle Leistungen, die in einem engen Zusammenhang mit einem Grundstück stehen. Dies sind nach Auffassung der Finanzverwaltung^{^[4]} insbesondere

alle Bauleistungen, wobei der Begriff des Bauwerks weit auszulegen ist,
Leistungen, die der Erschließung von Grundstücken oder der Vorbereitung von Bauleistungen dienen,
Planungs- und Überwachungsleistungen (Architekten, Statiker, Bauingenieure) und Labordienstleistungen,
Überlassung von Betonpumpen oder anderem Baugerät, Gerüstbau,
Aufstellen von Material- oder Bürocontainern sowie von mobilen Toilettenhäusern,
Entsorgung von Baumaterial,
alle Arten von Dienstleistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück, dazu gehören Reinigungsarbeiten, Gartenarbeiten sowie alle Wartungs- und Reparaturarbeiten,
Beurkundung von Grundstückskaufverträgen durch Notare, Leistungen von Immobilienmaklern,
Vermietungen von Grundstücken.

Voraussetzung ist, dass diese Leistung im Inland ausgeführt wird und steuerpflichtig ist.

Rz. 27

Keine Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück liegen vor bei Veröffentlichung von Immobilienanzeigen, der Rechts- oder Steuerberatung im Zusammenhang mit Grundstückssachen oder der Geschäfte, bei denen lediglich Baumaterial auf eine Baustelle geliefert oder Baumaterial durch einen Baumarkt verkauft wird.

Rz. 28

Die Aufbewahrungspflicht trifft jeden Nichtunternehmer sowie den Unternehmer, der eine solche Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet. Ein Unternehmer, der eine solche Leistung für seinen unternehmerischen Bereich verwendet, fällt unter die Regelung des § 14b Abs. 1 S. 1 bis S. 4 UStG mit einer Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

Rz. 29

Der Leistungsempfänger muss die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage aufbewahren. Während noch im Gesetzesentwurf der Bundesregierung^{^[5]} nur eine Aufbewahrungspflicht für die Rechnung geregelt werden sollte, wurde im weiteren Gesetzgebungsverfahren der Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage – vermeintlich der Vereinfachung wegen – mit aufgenommen. Allerdings wird diese Regelung im Wesentlichen ins Leere gehen. Stellt der leistende Unternehmer keine Rechnung aus, könnte gefolgert werden, dass dann ein anderer Beleg vom Leistungsempfänger aufbewahrt werden muss. Da der Gesetzgeber aber den Beginn der Aufbewahrungsfrist durch Verweis auf S. 3 der Vorschrift an die Ausstellung der Rechnung gebunden hat, beginnt formal die Aufbewahrungsfrist in diesem Fall nicht. Ob man bei Nichterteilung einer Rechnung die Vorschrift zur Aufbewahrung auf den Zahlungsbeleg oder die andere Urkunde in der Weise erweitern darf^{^[6]} – der mutmaßliche Wille des Gesetzgebers dazu ist sicher zu bejahen –, dass die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres beginnt, in dem der Zahlungsbeleg oder die andere Urkunde ausgestellt worden ist, erscheint zweifelhaft.

Rz. 30

Die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers ist nicht davon abhängig, dass der leistende Unternehmer gem. § 14 Abs. 2 UStG eine ordnungsgemäße Rechnung erstellt und darin gem. § 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG auf die Aufbewahrungspflicht hinweist.