Saisonverlauf der Aufgaben in der Kostenrechnung / 1.3.4 Das neue Jahr vorbereiten

Als Teil des Jahresabschlusses muss die Arbeit im neuen Jahr vorbereitet werden. Dazu wird in vielen elektronischen Kostenrechnungssystemen ein Jahresabschlusslauf durchgeführt. Die neuen Perioden müssen aktiviert werden, bevor sie bebucht werden können. Grundsätzlich fallen die folgenden Arbeiten an:

Dateien erstellen

In der Kostenrechnung sind Excel-Dateien auch bei noch so ausgeklügelten Kostenrechnungsmodulen der IT nicht wegzudenken. Der Kostenrechner muss für das neue Jahr die entsprechenden Dateien vorbereiten.

Vorjahreswerte einfügen

Die Werte aus dem abgelaufenen Jahr sind keine aktuellen Werte mehr. Sie werden für das neue Jahr als Vorjahreswerte verwendet. Dazu müssen sie in die entsprechenden Felder übertragen werden. Dafür vorhandene Automatismen müssen geprüft werden.

Budgets einfügen

Ähnlich wie bei den Vorjahreswerten müssen die Budgetzahlen in den entsprechenden Feldern erfasst und verteilt werden. Dies geschieht ebenfalls als Vorbereitung auf das neue Jahr.

Budgets prüfen

Wichtiger noch als die Erfassung der Budgetwerte ist die Prüfung der Zahlen, die einer Planung entstammen, die bereits mehrere Monate alt ist. Sollten bis zum Jahreswechsel Erkenntnisse vorhanden sein, die eine Veränderung des Planergebnisses erwarten lassen, sollten diese eingearbeitet werden. Aus dem fixen Budget wird ein Forecast, der alle Entwicklungen zwischen der Planung und dem aktuellen Zeitraum berücksichtigt.

Umsätze nicht zu halten

Das Budget basiert auf einen Planumsatz, der für das kommende Jahr vorgegeben wurde. Stellt z. B. der Vertrieb fest, dass dieser Planumsatz weit überschritten wird, z. B. weil im Dezember ein großer Neukunde gewonnen werden konnte, müssen die übrigen Planzahlen angepasst werden. Geschieht dies nicht, plant der Einkauf zu geringe Beschaffungsmengen, rechnet die Fertigung mit weniger Auslastung und ist am Ende die Montagemannschaft zu klein, um das Zusatzgeschäft abzuwickeln. Diese neue Planung muss eindeutig vom ursprünglichen Budget unterschieden werden. Aus dem Budget wird unter Berücksichtigung der neuen Fakten ein Forecast erstellt. Dieser muss in den monatlichen oder quartalsweisen Vergleichen berücksichtigt werden.