Saisonverlauf der Aufgaben in der Kostenrechnung / 1.1 Quartalsabschlüsse – alle drei Monate wieder

Für börsennotierte Unternehmen sind die Quartalsabschlüsse eine gesetzliche Pflicht, für alle anderen eine kaufmännische Notwendigkeit. Manager, die auch auf den Quartalsabschluss verzichten, handeln grob fahrlässig. Das kann Grund für Schadenersatzforderungen der Geldgeber sein. Jeweils mit Abschluss der Monate März, Juni und September werden die vorherigen Monate zusammengefasst und als Einheit dargestellt. Der Abschluss nach dem vierten Quartal entspricht dem Jahresabschluss. Daher hat das Jahr in der Kostenrechnung drei Quartalsabschlüsse und einen Jahresabschluss im Terminplan.

Kumulation ergänzen

Üblich ist es, bei den Quartalsabschlüssen die kumulierten Werte des Gesamtjahres darzustellen. Während beim Abschluss des ersten Quartals die Ergebnisse exakt denen der drei Monate im Quartal entsprechen, wird der Abschluss des zweiten Quartals die Monate Januar bis Juni umfassen, der des dritten Quartals die Monate Januar bis September. Kaum jemand interessiert sich für die Ergebnisse des Quartals selbst.

Dadurch gehen jedoch wichtige Informationen verloren. Werden die kumulierten Daten durch die Quartalswerte ergänzt, lässt sich die Entwicklung von Kosten und Leistungen wesentlich besser erkennen und beurteilen. Zumindest in der Kostenrechnung sollten die einzelnen Quartalswerte vorliegen und bei internen Beurteilungen herangezogen werden.

Wie in jedem Monat werden auch im dritten eines Quartals die Daten aus der Finanzbuchhaltung übernommen. Andere Bereiche wie die Materialwirtschaft und das Personalwesen liefern Informationen zur Kostenverteilung und -zuordnung. Bereits hier beginnen die Unterschiede des Quartalsabschlusses zum Monatsabschluss:

• Die korrekte Feststellung von Kostenzuordnung, Umlagen und Verteilungen ist sehr aufwändig. Trotz der gewohnten IT-Unterstützung müssen viele manuelle Berechnungen durchgeführt werden. Monatlich ist dies mit der meist knappen Personaldecke in der Kostenrechnung kaum zu schaffen. Daher wird monatlich mit den Planwerten gearbeitet, vierteljährlich werden diese dann durch die exakten Daten ersetzt.
• Viele Auswertungen zeigen monatlich immer vergleichbare Zahlen. Erst quartalsweise ergeben sich in der Summe Abweichungen, deren Untersuchung lohnenswert ist.
• Die Aufstellung der individuellen Auswertungen von Leistungserbringern und Kostenverursachern verlangt einen hohen zeitlichen Aufwand. Mit wenigen Ausnahmen (z. B. im Vertrieb) können gerade kleine und mittlere Unternehmen viele Berichte quartalsweise nutzen.

1.1.1 Bewertungen für den Quartalsabschluss

Die Kostenrechnung muss bestimmte Vorgänge mit Werten belegen. Während dies zum Jahresende als Unterstützung für den Jahresabschluss in der Finanzbuchhaltung strengen Regeln folgen muss, können beim Quartalsabschluss kleine Ungenauigkeiten akzeptiert werden.

• Die Bestände müssen mit den Beschaffungskosten (Kaufteile) bzw. den Herstellungskosten (Eigenfertigteile) bewertet werden. Dabei ist das Niederstwertprinzip anzuwenden. Für den Quartalsabschluss ist es ausreichend, die gleitenden Durchschnittspreise oder die Planpreise zu verwenden.

Signifikante Veränderungen anpassen

Gibt es während eines Quartals Veränderungen z. B. in den Rohstoffpreisen, die eine signifikante Veränderung der Bewertungspreise für die Bestände mit sich bringen, so müssen diese auch in Quartalsabschlüssen berücksichtigt werden.

• Angefangene, aber noch nicht beendete Aufträge (Work in Process), müssen bewertet werden, damit Kosten und Leistungen zueinander passen. Hier helfen dem Kostenrechner die Kontierungsbögen, Projektabrechnungen und vor allem die Gespräche mit den verantwortlichen Produktionsleitern.
• Für bereits erhaltene Waren und Leistungen fehlen beim Monatswechsel oft noch die Rechnungen. Im Jahresabschluss der Finanzbuchhaltung werden dazu Rückstellungen gebucht, deren Ermittlung im Quartal zu aufwändig ist. Hier gilt es, aus den noch nicht abgeschlossenen Bestellungen und aus Gesprächen mit den Verantwortlichen Schätzwerte für den Quartalsabschluss in der Kostenrechnung zu erhalten.
• Der Abschluss einer Investition verursacht zu aktivierende Kosten- und Leistungsdaten. Dies jedes Quartal exakt abzugrenzen ist ein großer Aufwand. Man schätzt deshalb den Fortschritt der einzelnen Projekte mittels Informationen von den Verantwortlichen und korrigiert seine Werte für die Quartalsabschlüsse entsprechend.

1.1.2 Kostenarten im Quartalsabschluss

Die Kostenarten machen im Quartalsabschluss noch die wenigste Arbeit. Sie werden aus der Buchhaltung übernommen und entsprechend den dort erfassten Verteilungsparametern auf Kostenstellen und Kostenträger verteilt. Wichtig für den Quartalsabschluss sind folgende Punkte:

• Wurden die Kostenarten korrekt ermittelt (z. B. die Materialkosten um die Bestandsveränderungen ergänzt)?
• Wurden die Werte hinsichtlich des Quartals korrekt abgegrenzt (Werte für folgende Quartale herausgenommen, noch nicht vorhandene Werte für das aktuelle Quartal zurückgestellt)?
• Wurden die Kosten und Leistungen den richtigen Kostenträgern und Kostenverursachern zugeordnet?

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