Saisonverlauf der Aufgaben in der Kostenrechnung / 1 Abschlüsse im Rechnungswesen – der Kalender gibt sie vor

Der Gesetzgeber verlangt von der Finanzbuchhaltung eine jährliche Feststellung des Ergebnisses der unternehmerischen Tätigkeit. Auch die Kostenrechnung muss zu diesem Termin wichtige Daten liefern. Im Laufe des Jahres will der Unternehmer ebenfalls über die wirtschaftlichen Vorgänge in Produktion, Vertrieb, Einkauf und Verwaltung unterrichtet werden. Der typische Zeitraum für die dadurch notwendigen Abschlüsse in der Kostenrechnung ist der Monat. Viele Unternehmen scheuen und reduzieren den Aufwand für den Monatsabschluss und erstellen ihn nur noch für die Ermittlung bestimmter Informationen. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen erstellen am Monatsende nur noch wenige Listen, Statistiken oder Berichte. Die Konzentration liegt eher auf dem Quartalsabschluss.

Monatsabschlüsse als Vorbereitung nutzen

Die Monatsabschlüsse in der Kostenrechnung folgen denen in der Finanzbuchhaltung und in der Warenwirtschaft. Die Zeiteinheit, in der Veränderungen gemessen werden, bleibt der Monat, auch wenn der dazugehörige Abschluss in der Kostenrechnung nicht mehr explizit erstellt wird. Die Quartalsabschlüsse bauen aber auf den Daten der Monatsabschlüsse auf. Darum lässt sich Zeit sparen, wenn man die monatlichen Abschlussarbeiten, meist automatisiert, zwar erledigt, aber die Ergebnisse nicht veröffentlicht. Dadurch kann man bei Bedarf auf die Daten zugreifen, spart aber die Darstellung der Monatszahlen.

1.1 Quartalsabschlüsse – alle drei Monate wieder

Für börsennotierte Unternehmen sind die Quartalsabschlüsse eine gesetzliche Pflicht, für alle anderen eine kaufmännische Notwendigkeit. Manager, die auch auf den Quartalsabschluss verzichten, handeln grob fahrlässig. Das kann Grund für Schadenersatzforderungen der Geldgeber sein. Jeweils mit Abschluss der Monate März, Juni und September werden die vorherigen Monate zusammengefasst und als Einheit dargestellt. Der Abschluss nach dem vierten Quartal entspricht dem Jahresabschluss. Daher hat das Jahr in der Kostenrechnung drei Quartalsabschlüsse und einen Jahresabschluss im Terminplan.

Kumulation ergänzen

Üblich ist es, bei den Quartalsabschlüssen die kumulierten Werte des Gesamtjahres darzustellen. Während beim Abschluss des ersten Quartals die Ergebnisse exakt denen der drei Monate im Quartal entsprechen, wird der Abschluss des zweiten Quartals die Monate Januar bis Juni umfassen, der des dritten Quartals die Monate Januar bis September. Kaum jemand interessiert sich für die Ergebnisse des Quartals selbst.

Dadurch gehen jedoch wichtige Informationen verloren. Werden die kumulierten Daten durch die Quartalswerte ergänzt, lässt sich die Entwicklung von Kosten und Leistungen wesentlich besser erkennen und beurteilen. Zumindest in der Kostenrechnung sollten die einzelnen Quartalswerte vorliegen und bei internen Beurteilungen herangezogen werden.

Wie in jedem Monat werden auch im dritten eines Quartals die Daten aus der Finanzbuchhaltung übernommen. Andere Bereiche wie die Materialwirtschaft und das Personalwesen liefern Informationen zur Kostenverteilung und -zuordnung. Bereits hier beginnen die Unterschiede des Quartalsabschlusses zum Monatsabschluss:

• Die korrekte Feststellung von Kostenzuordnung, Umlagen und Verteilungen ist sehr aufwändig. Trotz der gewohnten IT-Unterstützung müssen viele manuelle Berechnungen durchgeführt werden. Monatlich ist dies mit der meist knappen Personaldecke in der Kostenrechnung kaum zu schaffen. Daher wird monatlich mit den Planwerten gearbeitet, vierteljährlich werden diese dann durch die exakten Daten ersetzt.
• Viele Auswertungen zeigen monatlich immer vergleichbare Zahlen. Erst quartalsweise ergeben sich in der Summe Abweichungen, deren Untersuchung lohnenswert ist.
• Die Aufstellung der individuellen Auswertungen von Leistungserbringern und Kostenverursachern verlangt einen hohen zeitlichen Aufwand. Mit wenigen Ausnahmen (z. B. im Vertrieb) können gerade kleine und mittlere Unternehmen viele Berichte quartalsweise nutzen.

1.1.1 Bewertungen für den Quartalsabschluss

Die Kostenrechnung muss bestimmte Vorgänge mit Werten belegen. Während dies zum Jahresende als Unterstützung für den Jahresabschluss in der Finanzbuchhaltung strengen Regeln folgen muss, können beim Quartalsabschluss kleine Ungenauigkeiten akzeptiert werden.

• Die Bestände müssen mit den Beschaffungskosten (Kaufteile) bzw. den Herstellungskosten (Eigenfertigteile) bewertet werden. Dabei ist das Niederstwertprinzip anzuwenden. Für den Quartalsabschluss ist es ausreichend, die gleitenden Durchschnittspreise oder die Planpreise zu verwenden.

Signifikante Veränderungen anpassen

Gibt es während eines Quartals Veränderungen z. B. in den Rohstoffpreisen, die eine signifikante Veränderung der Bewertungspreise für die Bestände mit sich bringen, so müssen diese auch in Quartalsabschlüssen berücksichtigt werden.

• Angefangene, aber noch nicht beendete Aufträge (Work in Process), müssen bewertet werden, damit Kosten und Leistungen zueinander passen. Hier helfen dem Kostenrechner die Kontierungsbögen, Projektabrechnungen und vor allem die Gespräche mit den verantwortlichen Produktionsleitern.
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