Sachbezüge-ABC / BahnCard

Der Arbeitgeber darf seinen Arbeitnehmern Aufwendungen für eine zu Auswärtstätigkeiten benutzte BahnCard steuerfrei ersetzen. Wird die BahnCard vom Arbeitnehmer auch privat genutzt, liegt wegen des ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesses des Arbeitgebers kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil vor. Dieses liegt vor, wenn nach der Prognose zum Zeitpunkt der Hingabe der BahnCard die ersparten Kosten für Einzelfahrscheine, die im Rahmen der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit ohne Nutzung der BahnCard während der Gültigkeitsdauer anfallen würden, die Kosten der BahnCard erreichen oder übersteigen (prognostizierte Vollamortisation). Tritt diese Prognose aus unvorhersehbaren Gründen nicht ein (z. B. wegen längerer Erkrankung des Arbeitnehmers), wird der geldwerte Vorteil nicht nachversteuert.

Seit 2019 sind Arbeitgeberleistungen, die zur Nutzung des Personenfernverkehrs berechtigen, nach § 3 Nr. 15 EStG steuerfrei, soweit sie auf Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie zu einem Sammelpunkt oder einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet^[2] entfallen. Privatfahrten im Personenfernverkehr sind hingegen nicht begünstigt. Die steuerfreien Arbeitgeberleistungen mindern den als Entferungspauschale abziehbaren Betrag. Zum Personenfernverkehr i. S. d. § 3 Nr. 15 EStG (öffentliche Verkehrsmittel im Linienverkehr) gehören Fernzüge der Deutschen Bahn (ICE, IC, EC), Fernbusse auf festgelegten Linien oder Routen und mit festgelegten Haltepunkten sowie vergleichbare Hochgeschwindigkeitszüge und schnellfahrende Fernzüge anderer Anbieter (z. B. TGV, Thalys). Ergibt die Prognose zum Zeitpunkt der Hingabe der Fahrberechtigung, dass die Summe aus den ersparten Kosten für Einzelfahrscheine, die ohne Nutzung der Fahrberechtigung während deren Gültigkeitsdauer für die steuerlich begünstigten Fahrten nach § 3 Nr. 13 oder 16 EStG (Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit oder eine Familienheimfahrt pro Woche im Rahmen der doppelten Haushaltsführung) anfallen würden, und dem regulären Verkaufspreis einer Fahrberechtigung für die Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, zu einem Sammelpunkt oder zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet^[3] für den entsprechenden Gültigkeitszeitraum die Kosten der Fahrberechtigung erreicht oder übersteigt (prognostizierte Vollamortisation mit § 3 Nr. 15 EStG), ist die Arbeitgeberleistung insgesamt steuerfrei. Tritt die prognostizierte Vollamortisierung aus unvorhersehbaren Gründen (z. B. Krankheit oder Verschiebung von Dienstreisen) nicht ein, ist eine Nachversteuerung nicht vorzunehmen. Ändern sich die der Prognose zu Grunde liegenden Annahmen grundlegend (z. B. Wechsel vom Außendienst in den Innendienst) hat eine Korrektur und ggf. Nachversteuerung für den noch nicht abgelaufenen Gültigkeitszeitraum zu erfolgen.

Bei prognostizierter Teilamortisation stellt die Überlassung der Fahrberechtigung zunächst in voller Höhe steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Die Arbeitgeberleistung kann allerdings insoweit steuerfrei belassen werden, als die Voraussetzungen für eine Steuerfreistellung nach § 3 Nr. 15 EStG vorliegen. Im Übrigen ist die Fahrberechtigung als geldwerter Vorteil dem Lohnsteuerabzug zu unterwerfen. Die während der Gültigkeitsdauer der Fahrberechtigung durch deren tatsächliche Nutzung für Fahrten nach § 3 Nr. 13 oder 16 EStG ersparten Fahrtkosten können dann zusätzlich monatsweise oder auch am Ende des Gültigkeitszeitraums als Korrekturbetrag den steuerpflichtigen Arbeitslohn mindern (mittels Verrechnung des dann feststehenden steuerfreien Reisekostenerstattungsanspruchs des Arbeitnehmers). Für die Höhe des Korrekturbetrags können aus Vereinfachungsgründen die ersparten Reisekosten für Einzelfahrscheine, die für die Fahrten nach § 3 Nr. 13 oder 16 EStG ohne Nutzung der Fahrberechtigung während deren Gültigkeitsdauer angefallen wären, begrenzt auf die Höhe der tatsächlichen Kosten der Fahrberechtigung zugrunde gelegt werden. Die nach § 3 Nr. 15 EStG steuerfreien Leistungen ändern sich dadurch nicht.

Die Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs ist unabhängig von der Art der Fahrten nach § 3 Nr. 15 EStG begünstigt, also auch bei Privatfahrten des Arbeitnehmers. Damit ist – anders als im Personenfernverkehr – bei Fahrberechtigungen, die nur eine Nutzung des Personennahverkehrs ermöglichen, keine weitere Prüfung zur Art der Nutzung vorzunehmen.^[4]

Für die Monate Juni, Juli und August 2022 wird es für die Steuerfreiheit von Fahrtkostenzuschüssen nicht beanstandet, wenn die Zuschüsse des Arbeitgebers die Aufwendungen des Arbeitnehmers für 9-EUR-Tickets zur Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel übersteigen. Das gilt allerdings nur, soweit die Zuschüsse die Aufwendungen bezogen auf das Jahr 2022 insgesamt nicht übersteigen. Es ist somit eine Jahresbetrachtung vorzunehmen. Werden hingegen – bezogen auf 2022 – insgesamt höhere Arbeitgeberzuschüsse gezahlt als der Arbeitnehmer an tatsächlichen Aufwendungen hatte, liegt in Höhe des Differenzbetrags steuerpflichtiger Arbeitsl...