Instandhaltungen sind unterlassen, wenn (wiederkehrende) Erhaltungsarbeiten, die bis zum Bilanzstichtag erforderlich gewesen wären, tatsächlich nicht durchgeführt wurden. Eine Rückstellung ist zu bilden für solche unterlassenen Instandhaltungsmaßnahmen, die im nachfolgenden Geschäftsjahr innerhalb von 3 Monaten nachgeholt werden. D. h. auch, dass für unterlassene Instandhaltungen, die im Folgejahr zwischen dem 4. und 12. Monat nachgeholt werden, keine Rückstellung gebildet werden darf.

 
Praxis-Beispiel

Buchung einer Rückstellung für unterlassene Instandhaltungen

Für eine rechnergesteuerte Produktionsanlage hätte bis spätestens 1.12.01 ein Softwareupdate durch den Hersteller durchgeführt werden müssen, um die weitere Funktionsfähigkeit in der IT-Umgebung des Unternehmens, die zum 1.12.01 ebenfalls angepasst wurde, sicherzustellen.

Aufgrund von Engpässen zum Jahresende sowohl beim Hersteller der Maschine als auch beim Produktionsunternehmen, das die Maschine nutzt, kam ein Termin für die Wartung (inkl. Testphase) erst im neuen Jahr 02 zustande. Die Kosten für das Update belaufen sich voraussichtlich auf 4.000 EUR.

Zum 31.12.01 bildet der Unternehmer eine Rückstellung für unterlassene Instandhaltung:

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4800/6460 Reparaturen und Instandhaltung von technischen Anlagen und Maschinen 4.000 0971/3075 Rückstellungen für unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung, Nachholung in den ersten 3 Monaten 4.000

Für die Buchung der Inanspruchnahme im Geschäftsjahr 02 abhängig von den Prozessabläufen in der Buchführung2 Varianten anwendbar.

Variante 1:

Im Geschäftsjahr 02 wird die Bezahlung der Rechnung für die Instandhaltungsmaßnahme direkt gegen die gebildete Rückstellung gebucht.

Vorschlag zur Buchung der Inanspruchnahme der gebildeten Rückstellung im Geschäftsjahr 02:

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
0971/3075 Rückstellungen für unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung, Nachholung in den ersten 3 Monaten 4.000 1200/1800 Bank 4.760
1576/1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 760      

Variante 2:

Die Eingangsrechnungen für die ausgeführten Instandhaltungsmaßnahmen werden als laufender Aufwand auf den jeweiligen Aufwandskonten erfasst. Mit einer zweiten Buchung (ggf. am Jahresende) wird der entstandene Aufwand ausgeglichen bzw. mit der im Vorjahr gebildeten Rückstellung verrechnet.

Vorschlag zur Buchung der Inanspruchnahme der gebildeten Rückstellung im Geschäftsjahr 02:

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4800/6460 Reparaturen und Instandhaltung von technischen Anlagen und Maschinen 4.000 1200/1800 Bank 4.760
1576/1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 760      
 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
0971/3075 Rückstellungen für unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung, Nachholung in den ersten 3 Monaten 4.000 4800/6460 Reparaturen und Instandhaltung von technischen Anlagen und Maschinen 4.000

Daneben sind weitere Buchungsvarianten denkbar (z. B. unter Nutzung des Kontos "Zuführung zu Aufwandsrückstellungen" (SKR 03: 4808/SKR 04: 6475), vgl. hierzu auch weiter unten).

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