Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterla ... / 4.5 Handelsbilanz: Zugangsbewertung

Im Gegensatz zur Steuerbilanz ist bei der Ermittlung der Rückstellungshöhe in der Handelsbilanz eine vereinfachende Pauschalbewertung aufgrund des strengeren Einzelbewertungsgrundsatzes nicht zulässig. Die Ermittlung in der Handelsbilanz hat unter Anwendung jährlich angepasster Werte und Parameter zu erfolgen – insbesondere hinsichtlich der Diskontierungssätze und der Kostensteigerungssätze.

Jahr	Jahre Aufbewahrung	lfd. Kosten	Kosten- steigerung	Faktor	lfd. Kosten inkl. Steigerung	Abzinsungs- sätze	Abzinsungs- faktor	Rückstellungs- betrag
00	10	4.000 EUR		1,0000	4.000 EUR	1		4.000 EUR
01	9	3.600 EUR	2 %	1,0200	3.672 EUR	1,00 %	0,9803	3.600 EUR
02	8	3.200 EUR	2 %	1,0404	3.329 EUR	1,05 %	0,9692	3.227 EUR
03	7	2.800 EUR	2 %	1,0612	2.971 EUR	1,10 %	0,9572	2.844 EUR
04	6	2.400 EUR	2 %	1,0824	2.598 EUR	1,15 %	0,9444	2.453 EUR
05	5	2.000 EUR	2 %	1,1041	2.208 EUR	1,20 %	0,9309	2.056 EUR
06	4	1.600 EUR	2 %	1,1262	1.802 EUR	1,25 %	0,9167	1.652 EUR
07	3	1.200 EUR	2 %	1,1487	1.378 EUR	1,30 %	0,9018	1.243 EUR
08	2	800 EUR	2 %	1,1717	937 EUR	1,35 %	0,8863	831 EUR
09	1	400 EUR	2 %	1,1951	478 EUR	1,40 %	0,8702	416 EUR
							Summe:	22.322 EUR

In obiger Tabelle sind folgende Annahmen berücksichtigt:

• Die laufenden Kosten sind jedes Jahr um die Kosten eines Aufbewahrungsjahrgangs zu reduzieren, der nicht mehr aufbewahrt werden muss und ausgesondert werden kann.
• Da in der Handelsbilanz künftige Preis- und Kostensteigerungen zwingend zu berücksichtigen sind, werden die laufenden, jährlichen Kosten mit dem angenommenen Kostensteigerungssatz von 2 % pro Jahr (Zinseszinseffekt) angepasst.
• Die für die Abzinsung relevanten durchschnittlichen Marktzinssätze aus den vergangenen 7 Geschäftsjahren gemäß § 253 Abs. 2 HGB können der Internetseite der Deutschen Bundesbank ("Zinssätze und Renditen") entnommen werden. In der Tabelle wurden fiktive Zinssätze verwendet.
• Die Abzinsung für das erste Jahr kann unterbleiben; im Folgejahr erfolgt die Abzinsung mit einem Zinssatz von 1,00 % für 2Jahre. Der Abzinsungsfaktor errechnet sich in diesem Fall: 1 / 1,01² = 0,9803.

Die Höhe der Rückstellung in der Handelsbilanz ermittelt sich abschließend aus dem oben errechneten Betrag zuzüglich der einmaligen Kosten für Digitalisierung, Ablage und Datensicherung in Höhe von 300 EUR:

Berechnung	Betrag
errechneter Wert in der Einzelbetrachtung	22.322 EUR
zuzüglich einmalige Kosten	300 EUR
Rückstellung in der Handelsbilanz	22.622 EUR

Abschließend ist der ermittelte Wert in der Einzelbetrachtung auf die verschiedenen Kostenarten aufzuteilen und entsprechend zuzubuchen:

Kostenart	Berechnung	Kosten
Mietkosten	82,5 % von 22.322 EUR	18.416 EUR
Heizkosten	7,5 % von 22.322 EUR	1.674 EUR
Reinigung (Lohn)	2,5 % von 22.322 EUR	558 EUR
Hausmeister (Lohn)	2,5 % von 22.322 EUR	558 EUR
Schränke (Abschreibung)	5,0 % von 22.322 EUR	1.116 EUR
	Summe	22.322 EUR

Bei der Aufteilung der Rückstellung auf die verschiedenen Kostenarten ist darauf zu achten, dass die einmaligen Kosten nicht mit verteilt werden.

Konto SKR 03 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4210	Miete (Anteil 82,5 %)	18.416
4230	Heizung (Anteil 7,5 %)	1.674
4110	Löhne (Anteil 2 x 2,5 %)	1.116
4830	Abschr. auf Sachanl. (Anteil 5 %)	1.116
4900	sonst. betriebl. Aufw. (einmalige Kosten)	300	0966	Rückstellung zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten	22.622

Konto SKR 04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
6310	Miete (Anteil 82,5 %)	18.416
6320	Heizung (Anteil 7,5 %)	1.674
6010	Löhne (Anteil 2 x 2,5 %)	1.116
6220	Abschr. auf Sachanl. (Anteil 5 %)	1.116
6300	sonst. betriebl. Aufw. (einmalige Kosten)	300	3096	Rückstellung zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten	22.622