Die RST Aufbewahr GmbH hat ihren Sitz und ihre Geschäftsleitung in Freiburg und ist gemäß § 267 Abs. 2 HGB als mittelgroße Kapitalgesellschaft eingestuft. Das Geschäftsjahr der Gesellschaft geht vom 1. Januar bis zum 31. Dezember; zum Bilanzstichtag 31.12.00 soll erstmalig eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in der Handels- und Steuerbilanz gebildet werden.
Hierfür wurden von der Finanzbuchhaltung folgende Daten zur Verfügung gestellt:
Die Archivierung der aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen erfolgt in den angemieteten Räumen; hierfür steht ein separater, abgetrennter Archivraum mit 40 m² zur Verfügung. Die Gesamtmietfläche beträgt 800 m²; die Jahresmietkosten belaufen sich auf 66.000 EUR.
Folgende jährliche Mietnebenkosten fallen für die angemieteten Geschäftsräume an:
- Heizkosten: 6.000 EUR
- Reinigungskosten: 2.000 EUR
- Hausmeisterkosten: 2.000 EUR
Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen werden im Archivraum in Aktenordnern in abschließbaren Schränken aufbewahrt. Die Schränke werden noch über einen längeren Zeitraum mit 200 EUR im Jahr abgeschrieben.
Für die Archivierung der Unterlagen entstehen pro Jahr einmalige Kosten für Digitalisierung, Ablage und Datensicherung in Höhe von 300 EUR.
Die Gesellschaft rechnet mit einer jährlichen Steigerung der Kosten in Höhe von 2 %. Latente Steuern werden zur Vereinfachung außer Acht gelassen.
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