Alternativ werden für die Rückstellungsberechnung die jährlich anfallenden, rückstellungsfähigen Kosten mit dem Faktor 5,5 multipliziert. Dieser Faktor stellt das arithmetische Mittel der Jahre 1 bis 10 dar: Die Summe aus 10 und 1 dividiert durch 2 ergibt 5,5 und spiegelt die durchschnittliche Restaufbewahrungsdauer wider.
Ausgangspunkt ist hier die Überlegung, dass in jedem Geschäftsjahr ein "alter" Jahrgang ausscheidet, weil die 10-jährige Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, und ein "neuer" Jahrgang hinzukommt, der für die nächsten 10 Jahre aufbewahrt werden muss. Aus Vereinfachungsgründen wird hierbei unterstellt und akzeptiert, dass der Umfang der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen konstant bleibt und alle Dokumente einer Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren unterliegen. Hieraus ergibt sich dann folgendes Bild:
Ein Zehntel der Geschäftsunterlagen ist noch 10 Jahre aufzubewahren, ein weiteres Zehntel ist noch 9 Jahre aufzubewahren usw. Hieraus resultiert schließlich rechnerisch eine verbleibende durchschnittliche Aufbewahrungszeit von 5,5 Jahren.
Der BFH hat diese vereinfachende Methode ausdrücklich in seinem Urteil vom 18.1.2011[1] bestätigt.
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