Künftige Aufwendungen aus der Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen (§ 257 HGB, § 147 AO) führen zur Rückstellungspflicht. Die Bewertungsvorgaben (künftige Kosten- und Preisverhältnisse, Abzinsung) sind zu beachten.[1] Steuerlich besteht ebenfalls Rückstellungspflicht, allerdings gelten hier andere Bewertungsvorgaben.[2]

 

Praxis-Beispiel[3]

Die GmbH ermittelt für die Kosten der Aufbewahrungspflichten einen jährlich gleichbleibenden Aufwand von 100 GE. Eine exakte Berechnung der Rückstellung muss zum einen den degressiven Verlauf der Aufwendungen[4] und zum anderen die sich im Zeitablauf ändernden Zinssätze berücksichtigen.

Anstelle dieser aufwendigen, tranchenweisen Berechnung kann aus Wesentlichkeitsüberlegungen[5] eine vereinfachte Berechnung erfolgen: Der Verpflichtungsumfang bestimmt sich mit dem 5,5-fachen der jährlichen Kosten (5,5 × 100 = 550 GE), denn im Durchschnitt sind die archivierungspflichtigen Unterlagen 5,5 Jahre aufzubewahren (10 Jahre + 1 Jahr). Da die Aufbewahrungskosten gleichmäßig innerhalb dieses Zeitraums anfallen, kann der mittlere Zeitpunkt mit 2,75 Jahren nach dem Abschlussstichtag angenommen werden. Bei einem angenommenen (durch Interpolation bestimmten) Zinssatz für 2,75 Jahre Restlaufzeit von 4,1 % ergibt sich bei einer Abzinsung über 2,75 Jahre ein Rückstellungsbetrag von 492 GE.

[1] Vgl. IDW RH HFA 1.009 n. F.
[2] Vgl. Endert/Sepetauz, DStR 2011, S. 2060.
[3] Vgl. Bertram/Kessler, DB 2012, S. 988.
[4] Der degressive Verlauf resultiert aus den unterschiedlichen Aufbewahrungsdauern für die im Laufe der Zeit angesammelten Unterlagen. Alle zu Beginn eines Geschäftsjahrs der Aufbewahrungspflicht unterliegenden Dokumente sind mind. ein Jahr aufzubewahren. Nur für die aus dem letzten Jahr stammenden Unterlagen beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre.
[5] Vgl. IDW RS HFA 34, Tz 39.

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