Die Rückstellung wird nur für Instandhaltungsaufwand gebildet. Davon abzugrenzen ist der Aufwand für regelmäßige Wartungs- und Erhaltungsarbeiten. Diese dürfen nicht in die Rückstellung gebucht werden.
Damit fallen aus der Rückstellungsberechnung zum Beispiel heraus
- die verschobene Inspektion des Lkw
- die turnusgemäß fällige Revision der Fertigungsanlage.
Unregelmäßig anfallende Wartungsarbeiten, die z. B. abhängig von der Belastung terminiert werden, gehören jedoch zu den Maßnahmen, die in der Rückstellung berücksichtigt werden müssen. Ebenfalls nicht in die Rückstellung gehören die Beträge, die aus der Instandhaltung heraus aktiviert werden müssen.
Umfangreiche Erhaltungsmaßnahmen und werterhöhende Instandhaltungen müssen aktiviert werden. Es handelt sich daher nicht um Kosten, eine Rückstellung darf für diese Beträge nicht gebildet werden.
Dokumentation als Prävention für Betriebsprüfung
Es ist einige Zeit nach Abschluss der Maßnahme nicht mehr vollständig nachvollziehbar, warum eine Aktivierung stattgefunden oder nicht stattgefunden hat. Umso schwieriger wird es, diese Grenze bei der Rückstellung zu erkennen und zu argumentieren. Eine ausführliche Dokumentation ist notwendig, um bei einer späteren Betriebsprüfung richtig argumentieren zu können.
1.2.1 Weitere Voraussetzung: Instandhaltung eigentlich im Geschäftsjahr notwendig
Eine weitere Voraussetzung für die Rückstellung ist die Vorgabe, dass die Instandhaltung im Geschäftsjahr notwendig geworden ist und auch dann hätte durchgeführt werden müssen. Die Verschiebung erfolgt aus unterschiedlichen Gründen, die meist technischer oder organisatorischer Natur sind.
Instandhaltungen, die als Rückstellung infrage kommen
- Der Lkw des Fuhrparks hatte im Dezember des abgelaufenen Geschäftsjahres einen Unfall, dessen Schäden hätten kurzfristig beseitigt werden sollen. Da der Lkw jedoch für dringende Auslieferungen benötigt wurde, wird die Reparatur in den Januar verschoben.
- Das plötzlich entstandene Loch in der Teerdecke des Firmenhofs konnte nicht mehr im Dezember beseitigt werden, da die Witterung zu schlecht war. Dies wurde im Februar nachgeholt.
- Die Drehbank in der Produktionsabteilung konnte bestimmte Programme nicht mehr ausführen. Die Reparatur musste vom Hersteller der Maschine durchgeführt werden. Dieser hatte jedoch im Dezember keine Kapazitäten dazu frei. Erst Ende Januar konnte der Fehler durch einen Monteur des Herstellers behoben werden.
- Für die Reparatur des Rolltors war eine neue Steuerung notwendig. Diese wurde umgehend bestellt, konnte aber nur mit einer Lieferzeit von 8 Wochen geliefert werden. Entsprechend erfolgte die Reparatur erst im März.
In der IT-Software wurde im Dezember ein Sicherheitsleck entdeckt. Da der Hersteller der Software mit der Installation der Fehlerbehebung stark belastet war, wurde die Reparatur der Software erst im Januar durchgeführt.
Die Fertigungsmaschine, die im Dezember durch einen Gabelstapler beschädigt wurde, sollte zwischen Weihnachten und Silvester repariert werden. Da die dazu notwendigen Monteure aufgrund des weltweiten Chaos in der Luftfahrt nicht rechtzeitig eingeflogen werden konnten, musste die Reparatur in die erste Januarwoche verschoben werden.
1.2.2 Strittige Punkte: Nachholmöglichkeit, 3-Monats-Frist und Auflösung
Strittig ist, ob eine Instandhaltung, die bereits vor Beginn des Geschäftsjahres entstanden ist, in die Rückstellung für das Geschäftsjahr berücksichtigt werden darf. Nach herrschender Meinung gibt es hier ein Nachholverbot. Anders sieht es aus, wenn die Maßnahme bereits im Geschäftsjahr begonnen aber noch nicht abgeschlossen wurde. Bereits entstandene Kosten werden normal gebucht. Kosten für den Teil der Arbeiten, die noch nicht durchgeführt wurden, gehören in die Rückstellung. Grundsätzlich dürfte es nicht schwerfallen, einen organisatorischen Grund für die Verschiebung einer Reparatur zu finden. Darüber gibt es in der Praxis auch kaum Diskussionen mit dem Betriebsprüfer.
3-Monats-Frist für Zeitraum zwischen Entstehung der Notwendigkeit und Jahresende
Für den Zeitraum zwischen der Entstehung der Instandhaltungsnotwendigkeit und dem Jahresende gibt es keine Vorschrift. Dennoch ist es wohl schwer begründbar, wenn eine Instandhaltung im Januar notwendig wird, aber im Dezember noch nicht erledigt ist. Das führt zu Diskussionen mit dem Betriebsprüfer. Eine wichtige Frist ist die Zeit, bis zu der die Instandhaltung im neuen Jahr nachgeholt werden muss. Hier gilt es, einen Zeitraum von 3 Monaten einzuhalten. Ist also von vornherein absehbar, dass die Reparatur des Fahrzeugs, des Gebäudes oder der Maschine nicht bis zum Ende des 3. Monats abgeschlossen ist, dann darf die entsprechende Instandhaltung nicht berücksichtigt werden. Diese Frist wird von den Betriebsprüfern sehr genau geprüft.
- Die Instandhaltungsmaßnahme muss mit Ablauf der 3-Monats-Frist erfolgreich beendet sein.
- Die Einhaltung der Frist muss bei Bildung der Rückstellung für jede einzelne Maßnahme wahrscheinlich sein.
- Fristüberschreitungen führen bei der Betriebsprüfung zu einer Anpassung des Jahresgewinns.
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