Rohstoffe, Hilfsstoffe und Betriebsstoffe / 4.3 Auswertung der gebuchten Zahlen

Die Buchungstechnik und die zu verwendenden Konten werden auch davon beeinflusst, ob bestimmte Auswertungsmöglichkeiten, die z. B. durch das genutzte Softwaresystem bereitgestellt werden, genutzt werden sollen. In diesen Fällen müssen z. B. bestimmte Konten bebucht werden, die dann in Systemberichten ausgewertet werden.

Die Konten der Standardkontenpläne sind von der Buchungslogik und Auswertungsmöglichkeiten der DATEV-Systeme geprägt. Ein wichtiges Auswertungsinstrument ist in diesem Kontext die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Große Wirkung auf die Genauigkeit der BWA hat u. a. die Ermittlung des Material- und Wareneinsatzes. Daher bestehen unterschiedlich genaue Möglichkeiten zur Ermittlung des Material- und Wareneinsatzes. Welche der Möglichkeiten angewendet wird, hängt von den individuellen Gegebenheiten eines Unternehmens ab und kann durch entsprechende Systemeinstellungen festgelegt werden.

Die Art und Weise, wie der Material- und Wareneinsatz in der BWA (der DATEV-Logik folgend) ermittelt wird, kann auch Einfluss auf die Buchführung und die zu verwendenden Konten haben. Die 3 sich gegenseitig ausschließenden Varianten werden im Folgenden dargestellt:^[1]

1. Variante: Der gebuchte Einkauf von RHB auf den Konten 3000 ff. (SKR 03) bzw. der Konten 5100 ff. (SKR 04) erscheint in der BWA als Material- und Wareneinsatz. D.h. alle Einkäufe werden als Material- und Wareneinsatz gezeigt. In der zugehörigen Bewegungsbilanz ergibt sich demzufolge keine Bestandsveränderung bei den RHB und Waren.

   Diese Alternative ist nur sinnvoll, wenn der Material- und Wareneinkauf einerseits und der Material- und Warenverbrauch andererseits weitgehend übereinstimmen und demzufolge RHB, die in einem Monat eingekauft werden, auch im gleichen Monat verbraucht werden. Bestandsveränderungen werden nicht erfasst und verfälschen daher die Genauigkeit der BWA.

   Im Praxis-Beispiel wäre bei Anwendung dieser Methode der Materialeinsatz um 9.860 EUR zu hoch ausgewiesen worden, da die Bestandserhöhung i. H. v. 9.860 EUR am Jahresende nicht berücksichtigt worden wäre.

2. Variante: Um die Aussagefähigkeit der BWA zu erhöhen, kann z. B. monatlich oder quartalsweise außerhalb der Buchführung der Materialverbrauch wertmäßig ermittelt werden – z. B. mittels Materialentnahmescheinen, Excel-Aufstellungen oder Schätzungen.

   Der (so ermittelte) Materialverbrauch wird entsprechend dem Reporting-Rhythmus entweder monatlich oder quartalsweise mit folgendem Buchungssatz gebucht:

   Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung		Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung
   4000-4099/5000-5099	Material- und Stoffverbrauch	an	3990-3999/5860	Verrechnete Stoffkosten

   Beide Konten sind in der Gewinn- und Verlustrechnung der Position "Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und für bezogene Waren" zugeordnet und gleichen sich in der GuV aus.

   In der BWA ist bei dieser Ermittlungsvariante das Kontointervall "Material- und Stoffverbrauch" 4000 ff. (SKR 03) bzw. 5000 ff. (SKR 04) der Auswerteposition "Material- und Wareneinsatz" in der BWA zugeordnet. Die für Variante 1 relevanten Kontenbereiche 3000 ff. (SKR 03) bzw. 5100 ff. (SKR 04) werden nicht ausgewertet. Damit wird der außerhalb der Buchführung ermittelte und auf dem Konto "Material- und Stoffverbrauch" gebuchte Betrag in die BWA übernommen. Dadurch kann auch bei aufwandsorientierter Verbuchung der monatliche Materialeinsatz in der BWA ausgewiesen werden.

   Praxis-Beispiel

   Ermittlung des Materialverbrauchs durch Umbuchung

   Es gelten die Ausgangsdaten des obigen Praxis-Beispiels mit folgenden zusätzlichen Annahmen:

   Die Möbelfabrik Müller möchte die BWA zukünftig monatlich für Auswertungen nutzen, um die Ergebnistransparenz unterjährig zu erhöhen. Dazu hat die Möbelfabrik Müller verschiedene Optimierungen im Rechnungswesen umgesetzt, um die Aussagekraft der BWA zu erhöhen:

   • Monatliche Buchung der Abschreibungen
   • Jährlich oder halbjährlich auftretende Vorgänge werden abgegrenzt und monatlich gebucht (z. B. Einmalzahlungen für Versicherungen, Gebühren, Beiträge)
   • Bestimmte Personalkosten werden von nun an auf die Monate verteilt (z. B. Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Boni).

   Eine weitere und für die Aussagekraft der BWA wesentliche Maßnahme ist die monatliche Ermittlung und Buchung des Material- und Wareneinsatzes. Dieser wurde bisher nur am Jahresende ermittelt, nachdem die Bestandsveränderungen an RHB gebucht wurden.

   Die Möbelfabrik Müller möchte daher die bisherige Buchungstechnik, wonach Einkäufe im Aufwand erfasst wurden und der am Jahresende festgestellte Inventurbestand in die Bilanz gebucht wurde, um die monatliche Buchung des Materialeinsatzes ergänzen.

   Die bereits in der Vergangenheit geführten Excel-Listen zur Erhebung der Bestände und Verbräuche sollen daher zur monatlichen näherungsweisen Ermittlung des Materialverbrauchs verwendet werden. Dieser Betrag wird zukünftig monatlich auf das Konto Material- und Stoffverbrauch (SKR 03: 4000; SKR 04: 5000) gebucht. In den Stammdaten der BWA wird die Konfiguration so vorgenommen, dass v...