In diesem Punkt sind die Kommunikationsstrukturen und -wege, Empfänger der Information sowie die Art und Weise der Kommunikation von Bedeutung, z. B.
- Dailies und Weeklies, z. B. per Skype oder Videokonferenz, um permanent wichtige Informationen auszutauschen und schnell Entscheidungen auf kurzen Wegen zu treffen und Learnings im Unternehmen zu erzielen.
- Kurze und zugleich schnelle und direkte Kommunikationswege zur Geschäftsführung, zu den Mitarbeitern, Kunden, Stakeholdern, anderen Unternehmen.
- Task Force aufstellen (bestehend aus unternehmensintern Schlüsselpersonen, externen Partnern, evtl. branchenverwandten Unternehmen, Verbänden etc.), die ad hoc und regelmäßig entscheidungsrelevante Informationen erhält und Maßnahmen beschließt.
Entscheidend ist – gerade in der heutigen hybriden Arbeitswelt – dass Klarheit und Transparenz in der Kommunikationsstruktur besteht. Sinnvoll ist, diese gemeinsam mit den Mitarbeitern zu entwickeln und entsprechend den sich ändernden Rahmenbedingungen agil anzupassen. Ein mögliches Muster ist in der folgenden Abbildung dargestellt:
Abb. 3: Risikomanagement-Kommunikation
Entscheidend ist bei der Entwicklung eines Risikomanagement-Kommunikationskonzepts, dass die unternehmensinternen Reporting-Wege, -strukturen und -fristen Berücksichtigung finden.
Weiterhin sind die folgenden Aspekte zu berücksichtigen:
- Direkte, vollständige und transparente Weitergabe der Informationen an die Mitarbeiter (Ziel: Sicherheit und Vertrauen bei den Mitarbeitern schaffen)
- Schaffung der Möglichkeit, dass sich Mitarbeitern auf dem direkten Weg an einen vertrauenswürdigen Ansprechpartner (z. B. Betriebsarzt, Ersthelfer, Betriebsrat, Risk Management) wenden können
- Einrichtung einer anonymen (Mail-)Box für Fragen, Ängste, Sorgen für Mitarbeiter
- Einbeziehung des Betriebsrats
Die so kommunizierten Risiken sind für das Unternehmen noch nichts wert, wenn daraus keine Maßnahmen abgeleitet werden (vgl. folgender Punkt).
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