GmbH: Ressortaufteilung - Haftung und Überwachungspflichten / 5 Vereinbarung der Geschäftsverteilung

Für die Geschäftsverteilung und Zuordnung sind in erster Linie die Gesellschafter der GmbH verantwortlich. Den Gesellschaftern steht es frei, ob und wie sie eine Geschäftsverteilung der Geschäftsführer festlegen wollen. Den Gesellschaftern steht es auch frei, bestehende Geschäftsordnungen zu ändern.

Hinweis

Eine wirksame Ressortverteilung knüpft der 2. Zivilsenat des BGH an 4 Voraussetzungen:

1. Eine klare und eindeutige Aufteilung aller Geschäftsführungsaufgaben, nach der jede Aufgabe zweifelsfrei abgegrenzt und einem Geschäftsführer zugeordnet ist.
2. Die festgelegte Aufgabenzuweisung muss von allen Organmitgliedern einvernehmlich – d. h. einstimmig – mitgetragen werden.
3. Die Geschäftsführer müssen für das ihnen zugewiesene Ressort auch die erforderliche fachliche und persönliche Eignung besitzen. Darüber müssen sich auch die anderen Geschäftsführer bei der Aufgabenzuweisung vergewissern.
4. Die Zuständigkeit des Gesamtorgans für wesentliche (nicht delegierbare) Angelegenheiten, z. B. die Insolvenzantragspflicht, muss gewahrt bleiben.

Beispiel einer Geschäftsverteilung

Eine GmbH, bei der M und F alleinige Gesellschafter-Geschäftsführer sind, wird an den Konzern K verkauft. M und F bleiben Geschäftsführer, die die Geschäfte weiter selbstständig und verantwortlich führen sollen. Zu den Hauptaufgaben der Geschäftsführer gehörten "die Führung und effiziente Organisation der hierfür notwendigen personellen und sonstigen betrieblichen Strukturen" und "die Installation eines aussagekräftigen und transparenten Rechnungs- und Berichtswesens in einer von der Gesellschafterversammlung vorgegebenen Form". Eine Verlagerung von 4 der insgesamt 7 Abteilungen der GmbH, darunter Vertrieb und Rechnungswesen in den Konzern, sorgte für Meinungsverschiedenheiten zwischen M, F und K. Öl ins Feuer goss eine weitere Entscheidung von K, nämlich neben M und F einen weiteren Geschäftsführer zu bestellen und eine Geschäftsordnung zu erlassen. K durfte das alles tun (BGH, Urteil v. 6.3.2012, II ZR 76/11).

Die Festlegung oder Änderung der Ressortaufteilung erfolgt mit der Mehrheit der Stimmen in der Gesellschafterversammlung.

Die Festlegung erfolgt in der Praxis meist

• im Gesellschaftsvertrag oder
• als Geschäftsordnung oder
• durch einen Geschäftsverteilungsplan.

Die Pflichten der einzelnen Geschäftsführer richten sich nach deren Aufgabenbereichen. Besteht in der betrieblichen Aufgabenverteilung eine Lücke oder ist die Aufgabentrennung und -verteilung unklar, gibt es also Grauzonen, führt dies zur potenziellen Haftung der übrigen Geschäftsführer. Fehlt eine eindeutige Dokumentation der Geschäftsverteilung, muss im Einzelfall geprüft werden, ob nicht mit stillschweigender Billigung aller Beteiligten eine entsprechende Ressortaufteilung dennoch stattgefunden hat.

Eine Geschäftsordnung darf allerdings nicht dazu führen, dass einer der Geschäftsführer in den Kernbereichen einer Geschäftsführung beschnitten wird. Sind die Ressorts verteilt, darf sich ein Geschäftsführer zwar nicht aktiv in die Geschäftsführung eines Mitgeschäftsführers einmischen. Er darf also keine Maßnahmen und Entscheidungen treffen, die in die Zuständigkeit des anderen Ressortinhabers fallen. Das gilt jedoch nicht für die Kontrolle und Überwachung. Beides gehört zum Kernbereich einer Geschäftsführung. Jeder Ressortinhaber muss also die anderen unterrichten bzw. ihnen Kontrolle und Überwachung gestatten (OLG Koblenz v. 22.11.2007, 6 U 1170/07).

Kontrolle und Überwachung

V und S sind beide Geschäftsführer einer GmbH, deren Alleingesellschafter S war. V hatte laut Gesellschaftsvertrag allein den repräsentativen Bereich zu verantworten. S verbot es allen GmbH-Mitarbeitern, V über Geschäftsangelegenheiten zu informieren, weil V sonst "den Betriebsfrieden störe". V wollte diese Weisung aufgehoben wissen. S weigerte sich. Vor Gericht bekam V Recht: Der Kernbereich muss V als Geschäftsführer erhalten bleiben. S darf keine Auskünfte zu seinem Geschäftsbereich verweigern und auch den Angestellten keine Weisung erteilen, dass V solche Informationen vorenthalten werden.

Auch wenn einer der Geschäftsführer durch die Art und Weise, wie er Mitarbeiter der Gesellschaft um Informationen über das Ressort eines Mitgeschäftsführers ersucht, auf Dauer den Betriebsfrieden stört, ist die Gesellschaft dennoch nicht berechtigt, ihm jegliche Kommunikation mit den Mitarbeitern zu untersagen. Vielmehr steht ihr in diesem Fall als Mittel zur Wiederherstellung des Betriebsfriedens grundsätzlich nur die Möglichkeit offen, den Geschäftsführer von seinem Amt abzuberufen (OLG Koblenz v. 22.11.2007, 6 U 1170/07).

Schriftlicher Geschäftsverteilungsplan

Damit Sie als einzelner Geschäftsführer im Haftungsfall nachweisen können, für welches Ressort Sie nach der Geschäftsverteilung die Verantwortung tragen, sollte unbedingt ein schriftlicher Geschäftsverteilungsplan abgefasst werden.

Ausnahmefall: Geschäftsführer legen Verteilung selbst fest

Sofern die Gesellschafter keine Aufgabenverteilung vorsehen, können die Geschäftsführer auc...