Reisekosten bei Arbeitnehmern

Zusammenfassung

Überblick

Welche Fahrt-, Verpflegungs- und ggf. Unterbringungskosten der Arbeitnehmer bei Tätigkeiten außerhalb seiner Firma als Werbungskosten ansetzen bzw. welche Beträge der Arbeitgeber für auswärtige Einsätze bei der Lohnabrechnung steuerfrei ersetzen kann, regelt das lohnsteuerliche Reisekostenrecht. Seit 1.1.2014 ergeben sich die steuerlichen Reisekosten aus dem Einkommensteuergesetz. Mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts (Gesetz v. 20.2.2013, BStBl 2013 I S. 188) wurde das bisherige Verwaltungsrecht in den Lohnsteuer-Richtlinien durch ein gesetzliches Regelwerk im Einkommensteuergesetz (EStG) abgelöst. Der Gesetzgeber hat dabei das Grundkonzept des bisherigen Reisekostenrechts beibehalten, nach dem Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten steuerlich begünstigt sind, wenn diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Kernpunkt des Regelwerks ist die inhaltliche Abgrenzung der ersten Tätigkeitsstätte, die an die Stelle der bisherigen regelmäßigen Arbeitsstätte tritt. Eine berufliche Auswärtstätigkeit ist jede "Reisetätigkeit" außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte (früher regelmäßigen Arbeitsstätte) des Arbeitnehmers. Ab 2020 ­sind die Inlandspauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen von bisher 12 EUR und 24 EUR auf 14 EUR bzw. 28 EUR angehoben worden. Außerdem wird für Übernachtungen in Kraftfahrzeugen während einer beruflichen Fahrttätigkeit eine (Übernachtungs-)Pauschale von 8 EUR eingeführt. Die für Reisetage ab 1.1.2024 geplante weitere Erhöhung der Verpflegungsspesen auf 16 bzw. 32 EUR wurde nicht umgesetzt. Im Gegensatz dazu wurde jedoch mit dem Wachstumschancengesetz der Pauschbetrag für Berufskraftfahrer, die im Fahrzeug übernachten, von 8 EUR auf 9 EUR angehoben.

Eine besondere Art der Auswärtstätigkeit ist die doppelte Haushaltsführung, die begrifflich nicht zu den Reisekosten zählt und deshalb in einem gesonderten Beitrag dargestellt ist.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts v. 20.2.2013, BStBl 2013 I S. 188, wird das bisherige Verwaltungsrecht in den Lohnsteuer-Richtlinien durch ein gesetzliches Regelwerk im Einkommensteuergesetz (EStG) abgelöst. Reisekosten können vom privaten Arbeitgeber in den Grenzen des § 3 Nr. 16 EStG (öffentlicher Dienst § 3 Nr. 13 EStG) steuerfrei erstattet werden; ansonsten sind sie nach § 9 EStG als Werbungskosten abzugsfähig. In Betracht kommen Fahrtkosten gem. § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG, Verpflegungsmehraufwendungen gem. § 9 Abs. 4a EStG, Übernachtungskosten gem. § 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG bzw. die Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer gem. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG und Reisenebenkosten gem. R 9.8 LStR, H 9.8 LStH. Ein umfangreiches Anwendungsschreiben des BMF v. 24.10.2014, IV C 5 – S 2353/14/10002, BStBl 2014 I S. 1412, das zum Jahreswechsel 2021 aktualisiert und durch das BMF-Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 – S 2353/19/10011 :006, BStBl 2020 I S. 1228 ersetzt worden ist, gibt Hilfestellung bei der Auslegung der gesetzlichen Bestimmungen des lohn­steuerlichen Reisekostenrechts ab 2014. Der BFH hat die von der Finanzverwaltung festgelegten Auslegungsanweisungen zur Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte in mehreren Urteilen voll umfänglich bestätigt (z. B. BFH, Urteil v. 4.4.2019, VI R 27/17, BStBl 2019 II S. 536; BFH, Urteile v. 30.9.2020, VI R 10/19, VI R 11/19, VI R 12/19, BStBl 2021 II S. 306 ff.; BFH, Urteil v. 16.12.2020, VI R 35/18, BStBl 2021 II S. 525 un?d BFH, Urteil v. 1.10.2020, VI R 36/18, BFH/NV 2021 S. 309). Die für 2023 geltenden Auslandsreisekostensätze regelt das BMF-Schreiben v. 23.11.2022, IV C 5 – S 2353/19/10010 :004, BStBl 2022 I S. 1654.

1 Berufliche Auswärtstätigkeit

1.1 Einheitliche Reisekostenart auswärtige berufliche Tätigkeit

Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Der Gesetzgeber hält damit an der bisherigen Systematik der einzigen und einheitlichen Reisekostenart "berufliche Auswärtstätigkeit" für sämtliche dienstliche Tätigkeiten außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte fest.

Allerdings erfährt der Reisekostenbegriff der "beruflichen Auswärtstätigkeit" eine wichtige Änderung. Die Frage, welche Tätigkeit an den in der Berufswelt unterschiedlichen Beschäftigungs- und Einsatzstätten eine berufliche Auswärtstätigkeit begründet, bestimmt sich nicht mehr danach, wo der Arbeitnehmer seine regelmäßige Arbeitsstätte hat. Eine reisekostenrechtliche Auswärtstätigkeit liegt künftig immer dann vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Eine Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer typischerweise nur an wechselnden Einsatzstellen oder auf einem Fahrzeug tätig wird. Eine berufliche Auswärtstätigkeit kann auch bei Arbeitnehm...