Zunächst werden alle Kfz-Kosten als Betriebsausgaben gebucht. Bei einer Berechtigung zum Vorsteuerabzug kann die in den Kfz-Kosten enthaltene Umsatzsteuer in vollem Umfang als Vorsteuer abgezogen werden. Für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb dürfen 0,30 EUR je Entfernungskilometer als Betriebsausgaben abgezogen werden. Die Differenz zwischen der Entfernungspauschale und den tatsächlichen Kosten, die auf Fahrten zum Betrieb entfallen, wirkt sich auf den Gewinn aus.

 
Praxis-Beispiel

Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte

Ein Arbeitgeber weist seine Betriebsstätte in den Arbeitsverträgen mit seinen Arbeitnehmern immer als erste Tätigkeitsstätte (Haupttätigkeitsstätte bzw. Stammdienststelle) aus. Diese Zuordnung nimmt er auch bei seinen Außendienstmitarbeitern (Handelsvertretern) vor.

Ergebnis: Die Betriebsstätte des Arbeitgebers ist auch bei den Handelsvertretern als erste Tätigkeitsstätte zu behandeln, weil die Handelsvertreter die Betriebsstätte zur Abwicklung der Aufträge aufsuchen. Das hat zur Folge, dass alle Fahrten des Handelsvertreters von der Wohnung zur Betriebsstätte des Arbeitgebers und von der Betriebsstätte des Arbeitgebers zur Wohnung als Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte einzustufen sind, für die nur die Entfernungspauschale geltend gemacht werden kann.

Hat der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte festgelegt, kommt es nicht darauf an,

  • in welchem Umfang der Arbeitnehmer dort tatsächlich tätig wird,
  • ob er regelmäßig dort tätig wird und
  • ob der Arbeitnehmer an mehreren Tätigkeitsstätten tätig wird und die Tätigkeit an den anderen Tätigkeitsstätten einen größeren Umfang einnimmt als an der ersten Tätigkeitsstätte.

Konsequenz: Da es nicht auf Umfang und Qualität der Tätigkeit ankommt, besteht ein Gestaltungsspielraum, den der Arbeitgeber zu seinen Gunsten und zu Gunsten seiner Arbeitnehmer nutzen kann.

 
Praxis-Beispiel

Gestaltungsmöglichkeiten bei der ersten Tätigkeitsstätte

Ein Arbeitnehmer, der in Meckenheim wohnt, sucht in der Regel an 1 bis 2 Tagen in der Woche den 100 km entfernten Verwaltungssitz seiner Firma in Düsseldorf auf. Er ist als Einkäufer tätig, fährt einen Firmenwagen, weil er sich häufig auf Geschäftsreisen befindet. Die Firma betreibt zahlreiche Geschäftshäuser im gesamten Bundesgebiet. Der Arbeitnehmer sucht die Filiale in Bonn in unregelmäßigen Abständen ca. 10 Mal im Jahr auf, um Einkauf und Präsentation des Warensortiments aufeinander besser abstimmen zu können.

Trifft der Arbeitgeber keine Bestimmung, befindet sich die erste Tätigkeitsstätte am Verwaltungssitz in Düsseldorf, weil er regelmäßig dort tätig wird. Bei den Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind für die Berechnung des Arbeitslohns 100 km zu Grunde zu legen.

Gestaltungsmöglichkeit: Da der Arbeitnehmer ca. 10 Mal im Jahr zur 14 km entfernten Filiale nach Bonn fährt, kann der Arbeitgeber Bonn als erste Tätigkeitsstätte bestimmen. Bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils, der als Arbeitslohn zu versteuern ist, sind dann nur 14 km zugrunde zu legen. Bei einem Bruttolistenpreis des Fahrzeugs von 34.000 EUR ergibt sich dadurch folgender Unterschied:

 
34.000 EUR × 0,03 % = 10,20 EUR × 100 km × 12 Monate 12.240,00 EUR
34.000 EUR × 0,03 % = 10,20 EUR × 14 km × 12 Monate  1.713,60 EUR
Differenz = 10.526,40 EUR

Durch die Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte reduziert sich der steuerpflichtige Arbeitslohn um 10.526,40 EUR. Dadurch zahlt der Arbeitnehmer deutlich weniger Lohnsteuer und ggf. auch weniger Sozialversicherungsbeiträge. Außerdem kann anstelle der 0,03 %-Methode die 0,002 %-Regelung angewendet werden, sodass bei 10 Fahrten nach Bonn nur (34.000 EUR × 0,002 % = 0,68 EUR × 14 km × 10 Fahrten im Jahr =) 95,20 EUR anzusetzen sind.

Wenn der Arbeitgeber aus Vereinfachungsgründen die 0,03 %-Methode anwenden will, kann der Arbeitnehmer in seiner Einkommensteuererklärung anstelle der 0,03 %-Methode die 0,002 %-Regelung geltend machen, sodass sich hier sein Arbeitslohn nochmals um (1.713,60 EUR – 95,20 EUR =) 1.618,40 EUR reduziert.

 
Praxis-Tipp

Gestaltung bei Außendiensttätigkeit

Es gibt Situationen, in denen es sinnvoll ist, wenn der Arbeitgeber eine erste Tätigkeitsstätte

  • festlegt, um ein vorteilhaftes Ergebnis zu erzielen (wie im vorhergehenden Beispiel)
  • nicht festlegt, damit z. B. Handelsvertreter, die nur ihre Aufträge im Betrieb abwickeln, ihre Fahrten insgesamt als auswärtige Tätigkeiten abrechnen können.

Der Arbeitnehmer, der nahezu ausschließlich im Außendienst tätig ist, kann für seine Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb nur die Entfernungspauschale geltend machen, wenn sich eine erste Tätigkeitsstätte am Betriebssitz befindet. Ohne erste Arbeitsstätte handelt es sich bei den Fahrten eines Handelsvertreters zur Betriebsstätte um auswärtige Tätigkeiten, bei denen die Fahrtkosten voll abziehbar sind. Da es keine bestimmte Form gibt, wie der Arbeitgeber seine arbeits- oder dienstrechtlichen Weisungen zu dokumentieren hat, reicht es aus, wenn hierzu keinerlei Aussagen getroffen werden.

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