Ein Unternehmer bzw. Arbeitnehmer kann seine Aufwendungen für Auslandsgruppenreisen nur dann als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehen, wenn die Teilnahme betrieblich bzw. beruflich veranlasst ist.[1] Bei der Beurteilung, ob ein beruflicher Anlass für die Auslandsgruppenreise vorliegt, hat sich die Rechtslage nicht geändert. Es ist nach wie vor erforderlich, dass
- neben der fachlichen Organisation
- das Programm auf die besonderen beruflichen Bedürfnisse der Teilnehmer zugeschnitten ist und
- der Teilnehmerkreis im Wesentlichen gleichartig (homogen) sein muss.
Entscheidend sind die Gründe, warum gerade diese Reise unternommen wurde. Ist der auslösende Moment beruflich bzw. betrieblich bedingt, können die Aufwendungen insgesamt abgezogen werden. Die Darlegungs- und Beweislast liegt beim Unternehmer bzw. Arbeitnehmer.
Eine Reise ist selbst dann beruflich veranlasst, wenn die gewonnenen Kenntnisse auch privat verwendet werden können. Unternimmt jemand eine Reise aus beruflichen Gründen, ist und bleibt seine Reise auch dann beruflich veranlasst, wenn sie von anderen Personen nur aus privaten Motiven unternommen wird. Allerdings darf der berufliche Anteil nicht nur eine Alibifunktion haben. Ein vorgeschobener beruflicher oder betrieblicher Anlass ohne konkreten Bezug zur eigenen beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit führt dazu, dass der Abzug von Aufwendungen insgesamt entfällt.
Der BFH führt aus, dass die Entscheidung vom 21.9.2009 (GrS 1/06) zur Aufteilung bei gemischten Reisekosten grundsätzlich auch für Auslandsgruppenreisen gilt. Das setzt allerdings voraus, dass es überhaupt möglich ist, die Aufwendungen in einen beruflichen und privaten Anteil zu trennen. Bei einer Chinareise, bei der fast ausschließlich touristisch interessante Orte und Sehenswürdigkeiten besucht werden, die keinen unmittelbaren Bezug zur beruflichen Tätigkeit haben, ist eine derartige Aufteilung nicht möglich. Steht z. B. bei einer Gruppe von Lehrern an 2 Tagen ein kurzer Besuch von chinesischen Schulen auf dem Programm, dann entsteht dadurch keine berufliche Veranlassung. Bei einem 4-wöchigen Aufenthalt ist dies von völlig untergeordneter Bedeutung.
Für den Besuch von Museen, Ausstellungen und andere touristischen Attraktionen liegt in der Regel kein besonderer beruflicher Anlass vor. Die Reise muss also auch Elemente enthalten, die nicht touristisch orientiert sind.
Das ist z. B. der Fall, wenn deutsche Unternehmer nach Shanghai fliegen und sich dort über einen längeren Zeitraum beim "German Centre" und der IHK über die Möglichkeiten informieren, die der chinesische Markt bietet. Bei gemischten Reisen besteht dann auch die Möglichkeit, die Aufwendungen nach Zeitanteilen in einen beruflichen und privaten Anteil aufzuteilen.
Was bei einer Auslandsgruppenreise beachtet werden muss
Wenn ein Unternehmer eine Auslandsgruppenreise unternehmen will, dann sollten alle Teilnehmer dieselbe berufliche Ausrichtung haben. Das Programm der Reise muss konkrete berufliche Elemente enthalten. Nur dann sind die Aufwendungen ganz oder zumindest teilweise als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehbar. Bei einer kombinierten Reise können die Kosten, die auf den beruflichen Anteil entfallen, als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgezogen werden, wenn der berufliche Anteil mindestens 10 % beträgt. Die Aufteilung erfolgt nach Zeitanteilen, sodass es durchaus zulässig ist, eine beruflich orientierte Informationsreise mit einem Urlaub zu kombinieren.
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