Wie bisher bleibt der Abzug von Verpflegungspauschalen bei einer längerfristigen Tätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort auf die ersten 3 Monate begrenzt.[1] Einfacher geregelt wurde indes der Unterbrechungstatbestand für den Neubeginn der Dreimonatsfrist. Es spielt keine Rolle, welche Ursache die Unterbrechung veranlasst hat. Maßgebend ist nur die Zeitdauer der Unterbrechung. Ein Neubeginn erfolgt, wenn die Unterbrechung mindestens 4 Wochen andauert.
Neubeginn der 3-Monatsfrist
Der Abteilungsleiter in einer Bankzentrale ist beauftragt, vorübergehend eine Filiale zu leiten. Der Auftrag dauert vom 1.12.2021 bis zum 31.5.2022. Wegen Erkrankung wird die Tätigkeit vom 15.12.2021 bis zum 31.1.2022 unterbrochen.
Die vorübergehende Tätigkeit an der Bankfiliale begründet eine Auswärtstätigkeit, weil wegen der zeitlichen Begrenzung die erste Tätigkeitsstätte an der Bankzentrale bestehen bleibt. Der Filialleiter kann deshalb für den gesamten Zeitraum Fahrtkosten nach Reisekostengrundsätzen geltend machen. Bei der Verpflegungspauschale ist die 3-Monatsfrist zu beachten. Da der Unterbrechungstatbestand von mindestens 4 Wochen erfüllt ist, beginnt die 3-Monatsfrist am 1.2.2022 neu zu laufen. Sie endet am 30.4.2022. Damit darf ab 1.5.2022 keine Verpflegungspauschale mehr abgezogen werden. Dies würde auch gelten, wenn der Arbeitnehmer am Filialort übernachtet.
Die 3-Monatsfrist findet auf folgende Sachverhalte keine Anwendung, d. h. die Verpflegungspauschale kann grundsätzlich zeitlich unbegrenzt abgezogen werden:
- Arbeitnehmer, die über einen längeren Zeitraum in einem begrenzten Gebiet tätig werden, jedoch an täglich mehrfach wechselnden Stellen, z. B. ein Pharmavertreter. Hierunter fallen auch Arbeitnehmer auf Betriebsstätten, die infolge ihrer Eigenart laufend örtlich wechseln, z. B. im Straßenbau
- Tätigkeit auf Fahrzeugen und Schiffen, z. B. Lkw- und Busfahrer, Zugpersonal, Seeleute
- Arbeitnehmer in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet
- Auswärtige Tätigkeitsstätte wird an nicht mehr als zwei Tagen in der Woche aufgesucht
Anwendung der 3-Monatsfrist
Der Mitarbeiter einer Krankenkasse arbeitet in der Woche an 3 Tagen in der Hauptstelle, der er von Seiten seines Arbeitgebers zugeordnet ist. An 2 Tagen wöchentlich hält er Sprechtage in einer auswärtigen Niederlassung ab.
Die Sprechtage fallen nicht unter die 3-Monatsfrist, weil die parallel verrichtete Tätigkeit an der Hauptstelle überwiegt. Die Verpflegungspauschalen stehen dem Arbeitnehmer für die Gesamtdauer der Auswärtstätigkeit zu.
3-Monatsfrist auch bei doppelter Haushaltsführung
Der Arbeitnehmer A führt seit einigen Jahren einen steuerlich anerkannten doppelten Haushalt am Ort der ersten Tätigkeitsstätte. Im Veranlagungsjahr 2020 war er aufgrund des Lockdowns wegen Covid-19 im März und April nicht im Büro und somit auch nicht am Ort der doppelten Haushaltsführung.
Dieser Tatbestand führt zu einem Neubeginn der 3-Monatsfrist, da die Abwesenheit länger als 4 Wochen andauert.
Der Arbeitnehmer A kann somit für die Monate Mai – Juli die entsprechenden Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen (14 EUR für die An- und Abreisetage und 28 EUR für die kompletten Anwesenheitstage am Ort der doppelten Haushaltsführung.
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