Die Aufwendungen für Reisen sind Werbungskosten/Betriebsausgaben, wenn die Reise geschäftlich (betrieblich, beruflich) veranlasst ist. Liegt der Reise offensichtlich ein unmittelbarer einkünftebezogener Anlass zugrunde, sind die Reisekosten insgesamt der betrieblichen/beruflichen Sphäre zuzuordnen und steuerlich abziehbar.
Beispiele für betriebliche Reiseanlässe eines Unternehmers sind
- der Besuch einer Fachmesse,
- der Besuch von Geschäftsfreunden zur Anbahnung von Geschäftsbeziehungen oder Vertragsverhandlungen sowie
- die aktive Teilnahme an einer Berufstagung.
Eine Geschäftsreise unternimmt auch ein selbstständiger Handelsvertreter, der Kunden besucht oder ein Freiberufler, der auswärts Mandanten berät sowie Gerichts- und andere Termine wahrnimmt.
Die Tatsache, dass eine Geschäftsreise unternommen wurde, muss dokumentiert werden, z. B. durch ein Fahrtenbuch, die Hotelrechnung, eine Tankstellenquittung oder durch Korrespondenz. Dem Steuerpflichtigen obliegt es, die objektiven Umstände für die betriebliche Veranlassung der Reise nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen.
Bei einem Arbeitnehmer wird eine berufliche Veranlassung u. a. bejaht, wenn die Reise auf Weisung des Arbeitgebers erfolgt, sei es der Besuch eines Kunden oder die Teilnahme an einer Fachmesse. Weitere Beispiele für einen beruflichen Anlass eines Arbeitnehmers sind
- Fahrten zu Vorstellungsgesprächen oder
- zu einer angeordneten Studienveranstaltung.[1]
Ein Vollabzug der Kosten ist auch dann noch möglich, wenn eine private Mitveranlassung der Reise besteht, die jedoch nur untergeordnete Bedeutung hat (10-%-Grenze). Andererseits scheidet bei einer untergeordneten betrieblichen oder beruflichen Mitveranlassung ein Abzug der Aufwendungen in vollem Umfang aus. Dies schließt jedoch nicht aus, dass zusätzliche und ausschließlich erwerbsbezogen veranlasste Aufwendungen für sich genommen abzugsfähig sein können.[2]
Private Reise mit betrieblichen Einzeltagen
Ein Steuerberater nimmt während seiner 2-wöchigen Urlaubsreise an einem eintägigen Fachseminar in der Nähe des Urlaubsorts teil.
Weil der berufliche Anteil nur untergeordnete Bedeutung hat, scheidet der Abzug von Reisekosten grundsätzlich aus. Die unmittelbar mit dem Fachseminar zusammenhängenden Aufwendungen (Seminargebühr, Fahrtkosten vom Urlaubsort zum Tagungsort, Verpflegungspauschale für den Seminartag) sind eindeutig abgrenzbar und deshalb steuerlich abzugsfähig.
Gemischt veranlasste Reise
Ein niedergelassener Arzt besucht einen Fachkongress in Hamburg. Er reist Sonntagfrüh mit dem Flugzeug an. Die Veranstaltung findet ganztägig von Dienstag bis Donnerstag statt. Am Samstagabend reist er nach Hause zurück.
Die Kosten der 3 Übernachtungen von Dienstag bis Donnerstag sowie die Kongressgebühren gehören zu den Betriebsausgaben. Die Flugkosten sind gemischt veranlasst und im Verhältnis der betrieblichen und privaten Zeitanteile der Reise aufzuteilen. Von den 7 Reisetagen sind 3 Tage betrieblich, also 3/7 der Flugkosten abzugsfähig. Für diese 3 Tage sind außerdem Verpflegungspauschalen anzusetzen.
Würde der Arzt nicht als Zuhörer, sondern als Mitveranstalter zu dem Fachkongress reisen, läge ein unmittelbarer betrieblicher Anlass vor. Die Kosten der Hin- und Rückreise wären dann vollständig dem betrieblichen Bereich zuzurechnen und nicht aufzuteilen.
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