Rechnungen: Ausstellung und Aufbewahrung / 4.1 Allgemeines

Rz. 21

Durch die Bestimmungen über den Inhalt ordnungsgemäßer Rechnungen muss eine Rechnung bestimmte Mindestangaben enthalten, um dem Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug zu ermöglichen. Die Pflichtangaben in der Rechnung ergeben sich aus §§ 14 Abs. 4, 14 a UStG sowie aus den §§ 33, 34 UStDV.

Rz. 22

Hinweis

• Die Pflichtangaben sind nicht in allen Ausgangsrechnungen erforderlich. Die Regelungen gelten nur für Rechnungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen oder an juristische Personen sowie für Rechnungen an andere Leistungsempfänger, die in § 14 a UStG genannt sind, etwa die innergemeinschaftliche Lieferung von neuen Fahrzeugen an Privatpersonen. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um steuerpflichtige, steuerfreie Leistungen oder Teilleistungen handelt oder ob Sonderregelungen beispielsweise für allgemeine Durchschnittssätze, Besteuerung von Reiseleistungen, Differenzbesteuerung oder innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte zur Anwendung kommen, §§ 23–25c UStG.
• Für Lieferungen und sonstige Leistungen an Privatpersonen, beispielsweise im gesamten Bereich des Einzelhandels, besteht umsatzsteuerrechtlich keine Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen.^[1] Daher müssen Unternehmer, wenn sie in diesen Fällen Privatpersonen dennoch aus anderen Gründen eine Rechnung erteilen, die Pflichtangaben nicht beachten.

Rz. 23

Die Gesamtheit aller Dokumente, welche die nach § 14 Abs. 4 und § 14 a UStG geforderten Angaben insgesamt enthalten, bildet die Rechnung. In einem Dokument fehlende Angaben müssen in anderen Dokumenten enthalten sein. In einem dieser Dokumente müssen mindestens das Entgelt und der Steuerbetrag angegeben werden. Außerdem sind in diesem Dokument alle anderen Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die nach § 14 Abs. 4 und § 14 a UStG erforderlichen Angaben insgesamt ergeben, § 31 Abs. 1 UStDV. Alle Dokumente müssen vom Rechnungsaussteller erstellt werden. Im Fall der Gutschrift muss deshalb der Gutschriftsaussteller alle Dokumente erstellen. Die Verwaltung lässt es aber zu, dass, wenn ein Dritter mit der Rechnungsstellung beauftragt ist, § 14 Abs. 2 Satz 4 UStG, auch derjenige, der den Dritten mit der Rechnungsstellung beauftragt hat, zur Erstellung der fehlenden Dokumente berechtigt ist.^[2]

[1] Eine Ausnahme gilt insoweit für Werklieferungs- oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen, vgl. Ausführungen in Rz. 8 ff.

[2] Vgl. Abschn. 14.5 Abs. 2 UStAE.