Der leistende Unternehmer muss ein Doppel seiner Rechnung (auch wenn sie von einem Dritten ausgestellt wurde) 10 Jahre nach Schluss des Ausstellungsjahrs lesbar aufbewahren.[1] Dies gilt auch für die Eingangsrechnung bei unternehmerischen Leistungsempfängern.[2] Bei vorsätzlichem oder leichtfertigem Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht kann das Finanzamt ein Bußgeld bis zu 5.000 EUR verhängen.[3]
Bei steuerpflichtigen Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück haben nichtunternehmerische Leistungsempfänger (ggf. auch Mieter) die Eingangsrechnung 2 Jahre nach Schluss des Jahres der Ausstellung aufzubewahren. Anstatt der Rechnung ist es in diesem Fall auch zulässig, den entsprechenden Zahlungsbeleg (Kontoauszug, Quittung) oder andere beweiskräftige Unterlagen (z. B. Verträge) aufzubewahren.
Soweit der Unternehmer Rechnungen mithilfe elektronischer oder computergestützter Kassensysteme oder Registrierkassen erteilt, ist es hinsichtlich der erteilten Rechnungen i. S. d. § 33 UStDV ausreichend, wenn ein Doppel der Ausgangsrechnung (Kassenbeleg) aus den unveränderbaren digitalen Aufzeichnungen reproduziert werden kann, die auch die übrigen Anforderung der GoBD erfüllen, insbesondere die Vollständigkeit, Richtigkeit und Zeitgerechtigkeit der Erfassung (siehe auch § 146 Abs. 1 und 4 AO).[4]
Bei vorsätzlichem oder leichtfertigem Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht kann das Finanzamt ein Bußgeld bis zu 500 EUR verhängen. Bei den in § 4 Nr. 12 UStG bezeichneten sonstigen Leistungen besteht laut Verwaltung jedoch keine Pflicht zur Rechnungsaufbewahrung (z. B. bei Übernachtungen in Hotels und Pensionen, Abstellplatz- und Campingplatzvermietung).[5]
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