Rechnung / 2.1 Zwingend notwendige Grundangaben

Rechnungen an andere Unternehmer oder an juristische Personen, soweit sie nicht Unternehmer sind, sowie an andere in § 14 a UStG bezeichnete Leistungsempfänger müssen folgende Pflichtangaben enthalten[1]:

  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,[2]
  2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  3. das Ausstellungsdatum,
  4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
  5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,[3]
  6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung, in den Fällen des § 14 Abs. 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,[4]
  7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt ("Netto") für die Lieferung oder sonstige Leistung[5] sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, und
  8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis auf die Steuerbefreiung,
  9. ein Hinweis auf die 2-jährige Frist zur Rechnungsaufbewahrung des Leistungsempfängers bei Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken an Nichtunternehmer oder an den Privatbereich von Unternehmern,
  10. stellt der Leistungsempfänger (oder ein von ihm beauftragter Dritter) die Rechnung, muss darin die Angabe "Gutschrift" erfolgen.[6]

Stellt ein im Ausland ansässiger Unternehmer eine Rechnung aus, bei der der Leistungsempfänger die deutsche Umsatzsteuer nach § 13 b UStG schuldet (sog. Reverse-Charge-Regelung), gilt für die Rechnungsstellung das Recht des Sitz-Mitgliedsstaates des Rechnungsstellers.[7]

 
Wichtig

Unvollständige Rechnung kann zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen – rückwirkende Rechnungsberichtigung jedoch möglich

Fehlen einzelne der o. g. Angaben oder sind sie unvollständig bzw. ungenau, kann dies zur Versagung des Vorsteuerabzugs beim Leistungsempfänger bzw. zur Haftungssteuer beim Rechnungsaussteller führen.

Berichtigt der Rechnungssteller eine derartige Rechnung nach § 31 Abs. 5 UStDV, wirkt dies nunmehr auf den Zeitpunkt der erstmaligen Rechnungsausstellung zurück. Dies setzt jedoch voraus, dass die ursprüngliche Rechnung die (Mindest-)Angaben "Rechnungsaussteller, Leistungsempfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt, gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer" enthält und die Angaben nicht in so hohem Maße unbestimmt, unvollständig oder offensichtlich unzutreffend sind, dass sie fehlenden Angaben gleichstehen.[8]

Rechnungen müssen nicht ausdrücklich als solche bezeichnet werden. Es reicht aus, wenn sich aus dem Inhalt des Dokuments ergibt, dass es sich um eine Abrechnung des Unternehmers über eine Lieferung oder sonstige Leistung handelt.[9] Als Rechnungen können daher z. B. auch Verträge (Kauf- und Mietverträge), Kassenbons und Quittungen anerkannt werden.

Die Rechnungsangaben können anstatt in der Rechnung auch in anderen Dokumenten enthalten sein (z. B. Leistungsbeschreibung der Aufträge, Lieferschein, Stundenzettel), sofern eine leichte Nachprüfbarkeit der Angaben gewährleistet ist. Allerdings muss in der Rechnung zwingend ein Hinweis auf diese Unterlagen erfolgen.[10] Leicht und eindeutig entschlüsselbare Kurzzeichen, Schlüsselzeichen, Firmennamen, Künstlernamen, Zeichen oder Symbole können ausreichend sein. In einem dieser Dokumente müssen mindestens das Entgelt und der Steuerbetrag angegeben werden. In genau diesem Dokument sind die anderen Dokumente zu bezeichnen, die weitere Angaben enthalten. Alle diese Dokumente müssen vom Rechnungsaussteller bzw. Gutschriftsaussteller erstellt sein und beim Aussteller und Empfänger der Rechnung vorhanden sein.

Eine Musterrechnung könnte wie folgt aussehen:

 
USt-ID-Nr.: DE 123456789 Steuernummer: 987654

An

 
Anrede
Nachname oder Firmenname, Vorname
Straße und Hausnummer
Postfach
PLZ und Ort
Land

Rechnung

 
Bestellung vom Ihr Zeichen Kunden-Nr. Lieferschein­nummer Leistungs­datum Rechnungs­nummer Rechnungs­datum
01.08.01   123456789 123456789000 01.08.01 123456789000 01.08.01
 
Menge Artikel- Nummer Bezeichnung Stückpreis ohne MwSt. Rabatte* Gesamtpreis ohne MwSt. MwSt.
             
             
             
             
             
             
 
MwSt. % MwSt.-Betrag Verpackungs-, Fracht- und Versicherungskosten

Bitte überweisen Sie den ­Betrag bis spätestens:

2 % Skonto bei Zahlung bis …
Rechnungsbetrag in EUR
ohne MwSt. MwSt.-Betrag
19 % bzw. 7 % MwSt.-Betrag Kosten ohne MwSt. MwSt.-Betrag Datum  
           
 
Zahlungsvereinbarung: Zahlungsvereinbarung * Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren akt...

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