Prozessoptimierung für eine schlanke und strategieorient ... / 5.3 Integration der neuen Elemente in den Entscheidungsprozess

Die neuen Elemente werden dem Budgetprozess im strengen Sinne vorgeschaltet und in den Gesamtprozess der Planung integriert. Dieses stärkere "Frontloading" führt zur konkreten Budgetausstattung strategischer Maßnahmen. Damit wird versucht dem eingangs beschriebenen Problem einer fehlenden Abstimmung von Strategie und Budget zu begegnen.^[1]

Nachdem am Ende des Strategieprozesses die Maßnahmen inhaltlich definiert wurden, schließt sich nun als zusätzlicher Schritt die Quantifizierung in Form der Budgetanträge an. In der Phase des Target Setting vor dem Start der Budgetierung der Kostenstellen werden die Budgetanträge in einer Managementkonferenz besprochen. Teilnehmer sind hier neben der Geschäftsleitung alle Führungskräfte der 2. Ebene, sowie Fachexperten aus den Bereichen Strategie und Controlling. Die Themenverantwortlichen stellen ihre Maßnahmen und Budgetanträge vor und verteidigen diese in der Diskussion im Plenum. Üblicherweise schließt sich nach Überarbeitungen/Klärungen ein finales Entscheidungsmeeting an, in dem die Führungskräfte ihre Favoriten wählen. Die Geschäftsleitung besitzt dabei ein finales Entscheidungsrecht.

Im Rahmen des Entscheidungsmeetings werden die Maßnahmen folgenden 3 Kategorien zugewiesen:

1. Budgetgenehmigung in einer definierten Größenordnung. Dies hat zur Folge, dass im Target Setting diese zusätzlichen Beträge für die Kostenstellenbudgets freigegeben werden.
2. Vertagung der Freigabe für Maßnahmen, die noch nicht hinreichend ausdetailliert sind oder nicht final überzeugt haben. Diese Maßnahmen werden zurückgestellt.
3. Maßnahmen die verworfen werden, zumindest für das Budgetjahr, ggf. auch grundsätzlich.

Die genehmigten Maßnahmen (1) werden mit Budgetmitteln aus dem in Kap. 5.2 beschriebenen strategischen Budget ausgestattet. Es wird darauf geachtet, dass über die genehmigten Maßnahmen hinaus ein weiterer Budgettopf in nicht geringer Größe (Z. B. ca. 1 % vom Umsatz oder 5-10 % des geplanten Ergebnisses) reserviert bleibt. Dieser Budgettopf bleibt im ausschließlichen Zugriff der Geschäftsleitung und wird als Pauschale ins Jahresbudget aufgenommen. In Abhängigkeit von der tatsächlichen Geschäftsentwicklung des Folgejahres werden diese Budgetmittel ganz oder teilweise für Maßnahmen der Kategorie (2) oder akut auftretende Bedarfe verwendet oder gestrichen.

[1] Vgl. hierzu konzeptionell und mit Bezug auf empirische Untersuchungsergebnisse Math/Borkenhagen, 2016, S. 4 ff.