Zur Berücksichtigung von strategischen Maßnahmen im Budgetprozess müssen diese möglichst konkret und vor allem bewertbar gemacht werden. Eine Beschreibung mit Kosten-Nutzen-Analyse der strategischen Maßnahme liefert die Inhalte des Budgetantrags (s. Abb. 6). Für eine verständliche Einordnung in die Strategie- und Budgetdokumente sind einige Stammdaten notwendig, z. B. Abteilung, Verantwortlicher, sowie das strategische Programm, zu dem die Maßnahme gehört. Auch ein Status (neu, laufend) ist wichtig, da für mehrjährige Programme der Fortschritt und Budgetbedarf jährlich überprüft werden muss. Maßnahmentitel und verbale Beschreibung runden die Stammdaten ab.
Abb. 6: Kosten-Nutzen-Analyse für strategische Maßnahmen
Die Vorlage der Kosten-Nutzen-Analyse unterscheidet 3 Bereiche.
- Als erster und wichtigster Bereich ist der Nutzen der Maßnahme aufzuzeigen. Ist dieser nicht überzeugend, so besteht gemäß der Lean-Philosophie die Gefahr von Verschwendung. Ein starkes Argument für die Maßnahme ist dann gegeben, wenn der Nutzen quantifizierbar ist. Messbarer Nutzen kann in Kosteneinsparung, Personaleinsparung und/oder profitablem Wachstum liegen. Im letzteren Fall muss konsequenterweise der Vertrieb dieses Ziel auch bestätigen und in seine Umsatzplanung aufnehmen. Gerade wenn der Nutzen schlecht quantifizierbar ist, so muss er qualitativ überzeugend beschrieben sein.
- Der zweite Bereich umfasst eine Detaillierung von Arbeitspaketen und Meilensteinen der Maßnahme. Dieser Konkretisierungsgrad hilft, die hier ebenfalls geforderten Angaben zu damit verbundenen Kostenstellenkosten oder temporär/dauerhaft geplanten Personalbedarfen darzustellen.
- Als dritter Bereich dürfen die erforderlichen Investitionen nicht vergessen werden, insbesondere weil diese auch auf die Liquiditätsplanung einen wichtigen Einfluss haben.
Die Budgetanträge dienen den Projektverantwortlichen als "Verkaufspräsentation" und können natürlich mit weiteren inhaltlichen Präsentationsunterlagen ergänzt werden. Je überzeugender die Anträge sind, desto positiver werden sie in der gemeinsamen, interdisziplinären Bewertung abschneiden.[1] Die besonderen Budgets für einzelne strategische Maßnahmen werden aus dafür speziell reservierten Mitteln vergeben, in seiner Gesamtheit als "strategisches Budget" beschrieben.
Kosten-Nutzen-Analyse ist als Excel-Datei verfügbar
Die Kosten-Nutzen-Analyse in Abb. 6 steht als Arbeitshilfe Kosten-Nutzen-Analyse für Strategische Maßnahmen zur Verfügung.
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