Prozessanalyse als Voraussetzung für die erfolgreiche Di ... / 2.2 Begehung der Prozesse und Aufnahme der Datenflüsse

Die aufgenommenen IT-relevanten Prozessschritte zeigten am Ende, wie IT-intensiv die einzelnen Geschäftsprozesse sind. Zur Überraschung aller Beteiligten wurden auf diese Weise deutlich über 1.000 Datenflüsse aufgenommen.

Während der Begehung der Prozesse wurden zunächst handschriftliche Notizen gemacht, die dann unmittelbar danach in Tabellen übertragen wurden, soweit die Informationen dazu aus dem Erstgespräch hervorgingen. Wenn es für die Dokumentation des Datenflusses sinnvoll war, die Darstellung am Bildschirm zu zeigen, wurde ein Screenshot erstellt und ein Link zu diesem Screenshot in die Tabelle eingetragen.

Um möglichst korrekte, vollständige und vor allem ausreichend detaillierte Informationen zu bekommen ist es erforderlich, dass die Aufnahme der Prozessschritte und der daran hängenden Datenflüsse unmittelbar zusammen mit den ausführenden Personen erfolgt. Gerade bei den "physischen" Prozessen der Fertigung und der Logistik liefen wir zusammen mit den ausführenden Kollegen dem Wertstrom entlang und nahmen jeden Handgriff auf, sofern er mit der Generierung von Datenflüssen in Zusammenhang stand.

Dabei stellte sich sehr oft heraus, dass viele Mitarbeiter neben den offiziellen Systemen ihre eigenen individuellen Excel- und Word-Dateien erzeugen. Sofern diese für die Durchführung des Prozesses signifikant waren, wurden sie in die Prozessdokumentation aufgenommen. Das zugehörige IT-System war dann z. B. Excel. Auf diese Weise wurden fast 100 Excel-Dateien über alle Prozesse identifiziert. Für den Prozess "unwichtige" Excel-Dateien der Kollegen wurden nicht aufgenommen.

Praxis-Tipp

Excel-Dateien als Prozessrisiko

Es ist klar, dass diese Excel-Dateien keiner Versionskontrolle unterliegen, bis zu diesem Projekt in keinem zentralen Verzeichnis enthalten waren und daher bei der Veränderung der IT-Umgebung, z. B. einer neuen Windows-Version, nicht sichergestellt werden kann, dass der Prozess weiterhin reibungslos funktioniert. Hier wurden also durch diese wichtigen individuellen Dateien Prozessrisiken aufgedeckt und dokumentiert.

Am Ende des Projekts wurde ein Owner der neu geschaffenen Dokumentation festgelegt und alle Unterlagen in den Regelbetrieb, also in die laufende Pflege und Unterstützung der Projekte und Prozesse, übergeben.