Beim Kopieren und Einfügen eines Excel-Bereichs in ein anderes Office- oder Windows-Programm ist die wichtigste Grundregel, beim Einfügen niemals die Tastenkombination Strg + V oder ungeprüft den Einfügebutton zu nutzen. Am Beispiel von Word (s. Abb. 6) ist auf Folgendes zu achten:
Abb. 6: Nutzen Sie auf jeden Fall die differenzierten Einfügeoptionen
- Wählen Sie nach Klick auf den Pfeil unten im Einfügesymbol den Befehl Inhalte einfügen und entscheiden Sie dann im Dialogfeld die Art, wie der Inhalt der Zwischenanlage an Word übergeben werden soll.
- Wenn Sie in Word keine inhaltlichen Veränderungen mehr vornehmen möchten, wählen Sie am besten die Einfügeoption Bild (Erweiterte Metadatei). Das dabei benutzte Format EMF liefert eine hohe Bildqualität und ermöglicht stufenloses Vergrößern oder Verkleinern ohne wesentliche Qualitätsverluste.
- Fügen Sie den Bereich als Excel-Arbeitsmappe-Objekt ein, wenn Sie in Word noch inhaltliche und formale Veränderungen des Excel-Objekts vornehmen möchten und dazu die Ressourcen von Excel benutzen wollen, ohne Word verlassen zu müssen. Dazu doppelklicken Sie in Word auf das Objekt und gelangen dadurch in einen Excel-Arbeitsmodus. Zum Abschluss der Arbeiten klicken Sie dann in Word neben das Excel-Objekt. Es ist arbeitstechnisch jedoch günstiger, alle gestalterischen Arbeiten komplett in Excel zu erledigen und erst dann das Gesamtergebnis in das Zielprogramm zu kopieren.
- Fügen Sie den Bereich als Excel-Arbeitsmappe-Objekt mit zusätzlich der Option Verknüpfung … ein, wenn in Word jede Veränderung des Excel-Objekts unmittelbar erscheinen soll, die Sie in der zugrunde liegenden Excel-Arbeitsmappe vornehmen. Im Gegensatz zur vorgenannten Variante verändern Sie hier also nicht das nach Word kopierte Objekt, sondern dessen Quelle.
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