Produktionscontrolling für mittelständische Unternehmen ... / 3.2 Abbildung der Rezepturen (Stücklisten), Arbeitspläne und Kostenstellenpläne in Excel

3.2.1 Stücklisten und Rezepturen

Die planmäßigen Materialverbräuche je produzierter Einheit der Fertigprodukte und der Halbfertigprodukte müssen in Rezepturen bzw. Stücklisten abgebildet werden. Dabei empfiehlt sich ein systematischer Aufbau, der je Kostenträger einen Bezug zur Rezeptureinheit, was einer Chargengröße oder einer Mischung entspricht, enthält. In Abb. 2 wird beispielhaft ein Auszug aus einer Rezeptur gezeigt.

Abb. 2: Beispielhafter Rezepturaufbau in Excel

Die Eingabe der Rezepturen wie auch der späteren Arbeitspläne und Kostenstellenpläne wird durch die Excel-Funktion des S-Verweises erleichtert. Dadurch erscheint automatisch bei Eingabe einer Materialnummer der Text des entsprechenden Materials im Textfeld der Rezeptur.

Bei sog. variablen Rezepturen, bei denen der Rezepturaufbau und die Verbräuche verwendeter Rohstoffe von den Gütekriterien der Rohstoffe abhängig sind (hohe Rohstoffqualität – wenig Rohstoffverbrauch in der Rezeptur; niedrige Rohstoffqualität – hoher Rohstoffverbrauch) zeigt sich bei Excel im Gegensatz zu üblichen Warenwirtschafts- und ERP-Systemen der Vorteil, dass durch Excel-Formeln diese relativ einfach (ohne ansonsten erforderliche Zusatzprogrammierung) dargestellt werden können.

In den Rezepturen müssen auch der mögliche Anfall und die Verwendung von Kuppelprodukten berücksichtigt werden. Außerdem sind auch eine oder mehrere Halbfertigproduktstufen abbildbar. Dies sind charakteristische Prozessvorgänge, die häufig in der Lebensmittelindustrie stattfinden (z. B. Hauptprodukt Butter – Kuppelprodukt Buttermilch; Halbfertigproduktstufe Butter lose – Fertigprodukte Butter 125 g Stück, Butter 250 g Stück, Butter 25 kg Block).

3.2.2 Arbeitspläne

Rezepturen, Arbeitspläne und Kostenstellenpläne mit Excel abbilden.

Als nächstes werden die Arbeitspläne abgebildet. Das bedeutet, dass je Fertig- und Halbfertigprodukt die Abfolge und die planmäßige Beanspruchung der betreffenden Hauptkostenstellen oder Prozesse bei der Produktion festgehalten wird. Einen Auszug aus einem beispielhaften Arbeitsplan zeigt Abb. 3.

Abb. 3: Beispielhafter Aufbau eines Arbeitsplans in Excel

3.2.3 Kostenstellenpläne

Im nächsten Schritt ist es erforderlich, in den sog. Kostenstellenplänen darzustellen, welche Faktorverbräuche in einer Kostenstelle in Abhängigkeit von der Beanspruchung durch die Fertigprodukte und Halbfertigprodukte (mengenabhängige Bezugsgröße 1) und in Abhängigkeit von tagesbezogenen Rüst- und Reinigungskosten (Bezugsgröße 2) anfallen. Außerdem werden in den Kostenstellenplänen auch fixe Kosten (z. B. Gehälter der Produktionsleitung oder kalkulatorische Abschreibungen) aufgeführt. Einen Auszug aus einem beispielhaften Kostenstellenplan zeigt Abb. 4.

Abb. 4: Beispielhafter Aufbau eines Kostenstellenplans in Excel

Für die innerbetriebliche Leistungsverrechnung im Rahmen der Kostenrechnung ist es daneben nötig, in separaten Excel-Arbeitsblättern die Beziehungen zwischen den Haupt- und Hilfskostenstellen und die wechselseitigen Beziehungen innerhalb der Hilfskostenstellen abzubilden. Außerdem müssen auch die Faktorpreise für Rohstoffe, Materialien, Personal usw. zur Bewertung der Faktorverbräuche hinterlegt werden.