Personalcontrolling mit MS Excel: Einfach, aktuell, effi ... / 4.2 Einbindung demografischer Kennzahlen

Zu den wichtigsten demografischen Kennzahlen gehören:

• Durchschnittsalter,
• durchschnittliche Betriebszugehörigkeit, sowie
• Betriebszugehörigkeits- und Altersstruktur.

Datumsdifferenzen berechnen

Mit der Funktion DATEDIF() bietet Excel die Möglichkeit, eine Datumsdifferenz stichtagsgenau zu berechnen und in Jahren auszudrücken. Der im Bespiel gezeigte Stichtag liest über die Funktion HEUTE() das aktuelle Systemdatum aus. Dementsprechend wird in der Nachbarspalte die Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters in Jahren ausgerechnet.

Abb. 3: Bildung stichtagsbezogener Datumsdifferenzen

Verteilungsrechnung durchführen

Mit diesen Werten wird auf dem Arbeitsblatt Cockpit eine Verteilungsberechnung durchgeführt:

• Zunächst werden die Altersklassen festgelegt, indem jeweils die Intervallobergrenzen untereinander in die Zellen eingetragen werden. Die letzte Altersklasse wird mit dem Text "älter" beschrieben.
• Die Matrixfunktion HÄUFIGKEIT() gestattet das Auszählen der Mitarbeiterzahlen in soeben eingetragenen Altersklassen (zweiter Funktionsparameter Klassen). Als Auszählungskriterium (erster Funktionsparameter Daten) dient das zuvor errechnete Alter in der gleichnamigen Spalte.
• Aus der Summe der Mitarbeiterzahlen in den einzelnen Klassen wird mit der Funktion SUMME() die Gesamtzahl der Mitarbeiter errechnet. An dieser Stelle sollte bereits eine Plausibilitätsprüfung erfolgen, welche sicherstellt, dass die Importdaten alle auszuwertenden Mitarbeiter beinhalten.
• Direkt darunter wird der Altersdurchschnitt errechnet. Er ist ein wichtiger Indikator für die anstehende Altersfluktuation und kann zusammen mit der darüber berechneten Altersverteilung Hinweise auf den Rekrutierungsbedarf geben.
• Das durchschnittliche Alter berechnet Excel mit der Funktion MITTELWERT(). Erneut werden die Daten aus der Spalte Alter als Datengrundlage genutzt. Die Lesbarkeit der Altersstruktur kann über die Bildung der prozentualen Anteile der Altersklassen an der Unternehmensgesamtheit gesteigert werden. Ergänzend dazu bieten die kumulierten Anteile, wie sie aus ABC-Analysen bekannt sind, eine zusätzliche Information. Beide Werte werden in den rechts angrenzenden Spalten berechnet.

Abb. 4: Verteilungsrechnung – Excel-Funktion HÄUFIGKEIT() zur Verdichtung von Daten zu Klassen