Perfektes Controlling: Budgetberechnung und Soll/Ist-Vergleich mit externen Daten

Einführung

Zu den Standardaufgaben im Controlling zählt das periodische Abgleichen der angefallenen Kosten mit einem vordefinierten Budget, der klassische Soll/Ist-Vergleich. In der Praxis bezieht der Controller die Daten aus dem ERP-System (SAP, Microsoft Dynamics etc.), aus Datenbanken (Oracle, SQL-Server) oder aus dem Data Warehouse. Nicht selten werden Ausgabenberichte für den monatlichen Report gesammelt, kopiert, zusammengeführt und mit der Budgetvereinbarung auf Abteilungs- oder Kostenstellenebene abgeglichen. Ein Verfahren, das nicht nur zeitraubend ist sondern auch risikobehaftet. In diesem Beitrag wird an einem Fallbeispiel gezeigt, wie diese Aufgabe mit Einsatz der ODBC-Schnittstelle elegant und einfach zu lösen ist. Anhand der Musterdateien können Sie die Arbeitsschritte nachvollziehen [1].

[1]

s. Arbeitshilfe "Perfektes Controlling"

1 Die Ausgangslage

Wir sind zu Gast bei der Firma TEST GmbH. Der Controller, Herr Müller, hat folgende Aufgabenstellung:

Im firmeninternen ERP-System werden die Ausgaben der einzelnen Abteilungen aus der Fakturierung extrahiert und in Ausgabenberichten bereitgestellt. Dazu gehören unter anderem die Zahlungen für Büromaterial, Möbel, Computer, Druckerpapier u. a. Diese Berichte können tagesaktuell abgerufen werden. Herr Müller muss dafür sorgen, dass die Abteilungsleiter eine Übersicht über die monatlichen Ausgaben zur Verfügung haben, damit sie bei geplanten Investitionen wissen, ob sie noch im Rahmen ihrer Budgets bleiben.

Leider hat die Sache einen kleinen Haken: Alle Ausgabenberichte sind nur für die einzelnen Abteilungen abrufbar, nicht für die Kostenstellen. Da Herr Müller aber für mehrere Kostenstellen verantwortlich ist und die Budgets für die Kostenstellen vereinbart werden, muss er zusätzlich diese Daten berücksichtigen:

  • Die Zuordnungen der einzelnen Abteilungen zu den Kostenstellen. Diese können neu definiert werden, was zur Folge hat, dass die die Zuständigkeit der Centerleiter (Kostenstellenleiter) wechselt.
  • Das Budget der einzelnen Kostenstellen, das einmalig für das Geschäftsjahr festgelegt wurde.

1.1 Die vorliegenden Berichte

Sehen wir uns zunächst die Berichte an. Alle Dateien befinden sich im Ordner C:\Budgetverwaltung (s. Abb. 1):

 
Datei Erklärung
Ausgaben.xlsx Enthält ein Tabellenblatt "Ausgaben" mit den aktualisierten Ausgaben pro Monat und Abteilung. Die Datei wird regelmäßig aktualisiert, die vorherige Version wird mit jedem "Download" überschrieben.
Budget.xlsx Enthält ein Tabellenblatt Budget mit dem definierten Jahresbudget der einzelnen Kostenstellen.
Kst-Zuordnung.xlsx Enthält ein Tabellenblatt Kst-Zuordnung mit der Zuordnung der Abteilungen zu den einzelnen Kostenstellen.

Abb. 1: Drei Berichte im Excel-Format

 
Praxis-Tipp

Mögliche Dateiformate

Ausgabenberichte können auch als CSV-Dateien, Textdateien oder in Form von Tabellen und Abfragen in Access-Datenbanken vorliegen. Die ODBC-Schnittstelle von Excel bietet die Möglichkeit, unterschiedliche Formate zu importieren.

Der Ausgabenbericht

Die Arbeitsmappe Ausgaben.xlsx enthält das Tabellenblatt Ausgaben mit Ausgaben der einzelnen Abteilungen. Die erste Spalte enthält das Datum, dann folgen Abteilungsbezeichnung, Art der Ausgabe und der von der Buchhaltung belastete Betrag (s. Abb. 2).

Abb. 2: Der Ausgabenbericht

Die Kostenstellenzuordnungen

In der Arbeitsmappe Kst-Zuordnung.xlsx sind im gleichnamigen Tabellenblatt die Abteilungen den Kostenstellen zugeordnet. Die erste Spalte enthält die Bezeichnung der Kostenstelle, die zweite die Abteilungsbezeichnung.

Abb. 3: Die Kostenstellenzuordnung

Der Budgetbericht

Aus dem dritten Bericht kann der Controller die aktuellen Budgetvereinbarungen ersehen. Die erste Spalte enthält die Kostenstellennummern, die Spalte B zeigt den Namen des Centerleiters, d. h. des für die Kostenstelle zuständigen Mitarbeiters, an. Die Spalte 3 mit der Überschrift Budget listet das jährliche Kostenstellenbudget für die einzelnen Kostenstellen auf (s. Abb. 4).

Abb. 4: Die Budgets für die einzelnen Kostenstellen

2 Die externen Verknüpfungen über die ODBC-Schnittstelle

Um aus den drei vorliegenden Datenpools (Ausgaben, Budgets und Kostenstellenzuordnungen) eine Übersicht über die aktuelle Ausgabensumme pro Kostenstelle zu erhalten, hatte der Controller bisher die drei Listen in eine Zielmappe kopiert und über die Kostenstellennummer Verknüpfungen hergestellt. Das Problem dabei: Ändert sich in einer der Listen etwas, muss die gesamte Prozedur wiederholt werden. Mit externen Abfragen per ODBC lässt sich die Aufgabe automatisieren.

2.1 Externe Daten einbinden

ODBC (open database connectivity) ist eine Schnittstelle, die für den Export von Fremddaten nach Excel Treiber zur Verfügung stellt.

Mit einer ODBC-Abfrage können Daten aus unterschiedlichen Tabellen in Mappen eingebunden werden, ohne dass diese kopiert oder verschoben werden müssen.

Die externe Abfrage eignet sich besonders für Excel-Mappen, die häufig aktualisiert werden, aber auch für Daten in anderen Formaten, zum Beispiel für Datenbankdaten, Textdateien oder CSV-Daten (CSV = comma separated value).

ODBC-Datenquelle bereitstellen

Für den Import externer Daten sind unter dem Betriebssy...

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