Outsourcing: Wie Sie die Wirtschaftlichkeit richtig prüfen / 5 Besonderheiten in den einzelnen Bereichen

Outsourcing ist im steuerlichen Bereich, z. B. zur Erstellung des Jahresabschlusses, eine selbstverständliche Vorgehensweise. Auch das Auslagern der Personalabrechnung ist vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen bekannt und bewährt. Wenn aber auch weiter gehende Aufgaben des Personalbereiches ausgelagert werden sollen, fangen plötzlich die Bedenken an. IT-Outsourcing ist trotz vieler Erfolge noch immer in der Diskussion. Das Outsourcen von Logistikdienstleistungen ist dagegen fast schon ein alter Hut. Noch relativ neu sind das Auslagern im Sicherheitsbereich der IT und die Nutzung externer Ressourcen im Vertriebsbereich. Für alle gilt, dass sie grundsätzlich die gleichen Vor- und Nachteile aufweisen. Doch für jede Form des Outsourcing kommen individuelle Besonderheiten hinzu.

5.1 IT-Outsourcing

Das IT-Outsourcing ist vielen noch als die Nutzung des früheren externen Rechenzentrums bekannt. Das aktuelle Angebot ist zwar umfassender und vor allem flexibler, grundsätzlich kann jedoch ein Vergleich gezogen werden. Die Auslagerung der Informationsverarbeitung, ganz oder teilweise, ist gekennzeichnet von den folgenden Kriterien:

• Die Informationstechnologie verlangt ein hohes Investitionsvolumen, das durch den Dienstleister aufgebracht werden muss. Daher sind auch die pauschalen Teile in der Kostenabrechnung in der Regel sehr hoch. Für den Kostenrechner bedeutet dies, dass er auf die Nutzung der im Unternehmen verbleibenden alten IT-Einrichtungen achten muss. Unter Umständen lassen sich diese an den Dienstleister verkaufen.
• Für den Betrieb der IT-Systeme, deren optimale Anpassung und für die Betreuung der Anwender ist umfangreiches Know-how notwendig. Dieses muss stets auf dem neuesten Stand gehalten werden. Auch hierfür werden in der Regel pauschale Kostenberechnungen durchgeführt.
• In den meisten Unternehmen besteht eine sehr enge Verbindung zwischen den internen Abläufen und der Informationsverarbeitung. Dies erschwert die Ausgliederung als separate Aufgabe und macht umfangreiche Schnittstellen und Kommunikationsvereinbarungen notwendig.

Zwei wesentliche Vorteile müssen bei der Wirtschaftlichkeitsanalyse berücksichtigt werden. Zum einen wird mit hoher Wahrscheinlichkeit dem Unternehmen modernste Technik zur Verfügung gestellt werden, zum anderen kann gerade für das IT-Outsourcing in kleinen und mittleren Unternehmen eine wesentlich bessere Auslastung beim Dienstleister als beim Anwender erreicht werden. Das hat wesentlichen Einfluss auf die Kosten.

Wegen der Vielfalt der in der IT notwendigen Aufgaben und der engen Verbindung zu fast allen unternehmerischen Funktionen ist eine leistungsgerechte und planbare Bezahlung der Leistungen des Partners sehr schwierig. Die als Antwort darauf erfundenen Service Level Agreements sind sehr komplex und müssen mit Sachverstand vereinbart und kontrolliert werden. Ohne diese Vereinbarungen ist IT-Outsourcing jedoch nur schwer vorstellbar.

Die aktuell immer mehr genutzten Cloud-Dienste entsprechen im Grunde dem alten Rechenzentrum, das bereits zu Beginn der wirtschaftlichen Nutzung der Datenverarbeitungsanlagen IT-Leistungen für Dritte erbracht hat. Die Nutzung der Cloud als Datenspeicher oder die Verwendung von Software aus der Cloud ist ein Outsourcing von bestimmten IT-Aufgaben. Der Unterschied zum früheren Rechenzentrum liegt im wesentlich verbesserten Zugriff auf Daten und Anwendungen und in der individuellen Nutzung ohne umfangreiche und aufwändige Vereinbarungen. Allerdings ist so auch keine individuelle Verhandlung zu den Konditionen möglich. Die Abhängigkeit vom Internet ist sehr hoch.

5.2 Sicherheits-Outsourcing

Mit neuen, verschärften Anforderungen von Gesetzgeber und Kapitalgeber an das Risikomanagement von Unternehmen gewinnt das Outsourcing von Sicherheitsmaßnahmen immer größere Bedeutung. Neben Aufgaben aus der Informationsverarbeitung, die ganz oder teilweise, ständig oder nur bei Bedarf ausgelagert werden, können weitere Bereiche durch Outsourcing preiswerter und besser erledigt werden:

• Die Aufgabe des Sicherheitsbeauftragten im Arbeitsschutz kann an einen externen Spezialisten übertragen werden.
• Auch der betriebliche Datenschutzbeauftragte kann ein externer Partner sein.
• Umweltaufgaben können durch Spezialisten außerhalb des Unternehmens erledigt werden (z. B. CO2-Handel, Beantragung und Abrechnung von Zulagen, Zuschüssen oder Energiesteueroptimierung).
• Überprüfungen im Rahmen des betrieblichen Compliance werden immer öfter spezialisierten Beratern übertragen.

Eine Grundsatzentscheidung über die Auslagerung solcher Sicherheitsbereiche muss erfolgen. Eine negative Entscheidung dazu kann auch bei positivem Ausgang der Wirtschaftlichkeitsanalyse die Auslagerung verhindern. Es handelt sich um sehr gut auszulagernde Bereiche, die alle Anforderungen an eine Outsourcing-Aufgabe erfüllen: Es handelt sich um gut trennbare Aufgaben, die exakt zu definieren sind. Es ist keine Kernkompetenz, sondern eine durch rechtliche Vorschriften und gesellschaftspolitische Ansichten erzeugte Notwendigkeit. Für diese Leistungen g...