Outsourcing: Wie Sie die Wirtschaftlichkeit richtig prüfen / 4 Umsetzung in eine Wirtschaftlichkeitsprüfung

Die Wirtschaftlichkeitsanalyse zum Outsourcing von unternehmerischen Funktionen enthält neben den monetären Größen wie Personalkosteneinsparungen oder Kosten für zusätzliche Kommunikationseinrichtungen auch die nichtmonetären Größen aus den Erfolgsparametern und den Risiken. Hinzu kommen selbstverständlich noch die eigentlichen Kosten des Outsourcing, also der Preis, der an den Dienstleister gezahlt werden muss. Die Wirtschaftlichkeitsanalyse bedingt, dass die Geldgrößen vollständig erfasst werden und die nichtmonetären Elemente möglichst objektiv in Euro umgerechnet werden können. Das ist die größte Herausforderung bei der Prüfung der Wirtschaftlichkeit von Outsourcing-Projekten.

Besonders schwer ist es, den Faktor der steigenden Qualität zu beurteilen. Die ausgelagerten Aufgaben werden von Experten ausgeführt, die sich nur mit diesen Aufgaben beschäftigen. Allein die größere Anzahl der Nutzer durch andere Kunden des Dienstleisters führt dazu, dass immer die aktuellsten und vorteilhaftesten Lösungen angeboten werden. Welche tatsächlichen Vorteil dies für das Unternehmen bringt, ist nur schwer zu berechnen.

Mitarbeit einfordern

Die Umsetzung der Erfolgsparameter und Risiken aus den verbalen Beschreibungen in einen Euro-Wert ist immer von subjektiven Einflüssen geprägt. Damit werden die Ergebnisse des Kostenrechners angreifbar. Binden Sie die Fachleute, die später in der Regel auch die Kritik üben, frühzeitig ein. Berechnen Sie gemeinsam die Auswirkungen auf den Erfolg. Damit erreichen Sie zweierlei: Die Ergebnisse werden besser, da die Fachleute meist eher in der Lage sind, alle Aus­wirkungen darzustellen. Gleichzeitig beugen Sie späterer Kritik vor, da die Daten von den Betroffenen berechnet wurden.

4.1 Berechnung der nichtmonetären Vorteile

Nicht monetäre Vorteile sind z. B. die Nutzung der neuesten Technologien in der Informationsverarbeitung oder das professionelle Auftreten der Kunden gegenüber in der Logistik. Gleichgültig, welche Vorgehensweise bei der Berechnung benutzt wird, das Ergebnis ist immer subjektiv. Wichtig für die Wirtschaftlichkeitsprüfung ist, dass eine möglichst realistische Schätzung vorgenommen wird und alle Vorteile erfasst sind.

Die Schritte von der verbalen Beschreibung zum Euro

Kriterium	Beispiel	Wertansatz
Feststellung, welche Vorteile das Outsourcing dem Unternehmen bringt. Die nichtmonetären Vorteile werden hier weiter verarbeitet.	Ein Beispiel dafür ist die schnellere Betreuung von Anwenderproblemen nach der Auslagerung der IT durch die Spezialisten des Partners.
Für den nichtmonetären Vorteil wird die Messgröße bestimmt. Dabei wird die Frage beantwortet, wie der positive Einfluss gemessen werden kann. Zufriedenere Kunden führen zu mehr Umsatz und zu höheren Deckungsbeiträgen. Die Messgröße muss in Euro zu bewerten sein.	Im Beispiel der besseren Anwenderbetreuung spielt die eingesparte Arbeitszeit für die Problembehandlung diese ­Rolle.
Im nächsten Schritt wird die Größenordnung geschätzt, in der das Outsourcing zu dem untersuchten Vorteil führt. Sie wird in der gewählten Messgröße dargestellt.	In unserem Beispiel der IT-Betreuung könnten z. B. eine Stunde Zeit pro Monat und Anwender realistisch sein. Bei 50 Anwendern ergibt sich ein Wert von 600 Stunden pro Jahr. Auch dieser Wert wird gemeinsam mit den Fachleuten geschätzt.
Der im vorherigen Schritt ermittelte Wert der Messgröße wird mit dem Preis für eine Einheit der Messgröße bewertet.	Wenn z. B. eine Stunde im Durchschnitt 25,00 EUR Kosten verursacht, wird im Beispiel ein Wert von 15.000 EUR pro Jahr ermittelt.
Leider gibt ein solcher Euro-Wert eine Sicherheit wieder, die nicht vorhanden ist. Das Eintreten des Vorteils wird ebenso geschätzt wie der Zusammenhang mit der angenommenen Messgröße. Selbst die Größenordnung ist nur ungenau festzustellen. Aus diesem Grund sollte ein Sicherheitsabschlag bei der Bewertung nicht monetärer Vorteile vorgenommen werden. Dieser richtet sich in seiner Höhe nach der Risikobereitschaft des Unternehmens und sollte mit der Unternehmensleitung abgestimmt sein.	--

Checkliste 6: Von der verbalen Beschreibung zum Geldwert

Praxis-Tipp

Nichtmonetäre Vorteile bewerten

Der Anteil der nichtmonetären Vorteile an den gesamten Vorteilen sollte in der Wirtschaftlichkeitsprüfung angegeben werden. Damit kann das Ergebnis auch von den nicht direkt an der Berechnung beteiligten Mitarbeitern und Betroffenen besser eingeordnet werden. Die immer enthaltene Subjektivität zwingt zu großer Offenheit.

4.2 Monetäre Vorteile

Mit der Auslagerung der Aufgabe in den Verantwortungsbereich eines Dritten fallen auch Vorteile an, die sofort in Euro angegeben werden können. Dabei handelt es sich in der Regel um wegfallende Kosten. Kritisch sind hier zwei Gesichtspunkte:

• Man muss sicherstellen, dass man alle durch das Outsourcing entfallenden Kostenarten erkennt und in der Wirtschaftlichkeitsanalyse berücksichtigt. Auch die Feststellung der korrekten Höhe des Vorteils gehört dazu.
• Da es sich um wegfallende Kosten handelt, muss geprüft werden, ob die Kosten wirklich mit der Übergabe an de...