Stehen Inhalte, Partner und Umsetzungstermine fest, geht es darum, möglichst exakt festzuhalten, was in welchem Umfang zu leisten ist. Zum Vertragswerk sollten u. a. gehören:

  • Beschreibung der Ziele und der Ausgangssituation.
  • Eine detaillierte Beschreibung von Leistungsinhalt und -umfang, einschließlich aktueller und künftiger Bezugsmengen (Unternehmensplanung und Wachstumsraten berücksichtigen!).
  • Kosten, z. B. Gesamtkosten oder Kosten je Vorgang, Kosten für den Abruf zusätzlicher, kurzfristig zu erbringender Leistungen.
  • Verpflichtung des Outsourcing-Anbieters zur permanenten Bereitstellung der neuesten Ausrüstung, Werkzeuge, Verfahren, Technologien.
  • Verpflichtung zur regelmäßigen Aus- und Weiterbildung des Personals.
  • Know-how-Transfer, um das eigene Personal auf dem aktuellen Wissensstand zu halten.
  • Zeiten, innerhalb derer die Leistungen spätestens erbracht werden müssen.
  • Festlegung einer maximalen Fehlerquote. Beispiele für Ziele und Fehlerquoten bei der Auslagerung der Buchhaltung können sein: 95 % der Belege müssen richtig und zeitnah kontiert werden. Auch der Begriff "zeitnah" ist dann zu definieren. 98 % aller Rechnungen müssen spätestens 2 Tage nach Leistungserbringung beim Empfänger sein und dürfen maximal 2,80 EUR kosten.
  • Festlegung der Migration vom auslagernden Unternehmen zum Anbieter.
  • Festlegung, ob und welche Arbeiten unter welchen Voraussetzungen an Subunternehmer vergeben werden dürfen.
  • Laufzeiten und Kündigungsrechte.
  • Datenschutz, Vertraulichkeit und Geheimhaltung.
  • Schadenersatz und Vertragsstrafen bei Nicht- oder Schlechterfüllung. Auch hier ein Beispiel: Werden regelmäßig weniger als 98 % der Rechnungen rechtzeitig zugestellt und verzögert sich der Zahlungseingang entsprechend, muss der Dienstleister für mögliche Liquiditätsprobleme und die Kosten für die Behebung aufkommen.
  • Berichtsstränge, -inhalte und -termine.
  • Notfallkonzept vor allem bei kritischen Projekten, etwa in der IT oder im Bereich Entwicklung.
  • Festlegung eines Eskalationspfades bei größeren Problemen.
 
Praxis-Tipp

Hinzuziehen eines Rechtsanwalts

In der Regel ist es unabdingbar, sich durch einen Rechtsanwalt vertreten zu lassen, um auch juristische Details und die möglichen Folgen von Formulierungen beurteilen zu können.

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