Outsourcing / 4 Wie gestaltet sich der Ablauf beim Outsourcing?

Jede Outsourcing-Entscheidung greift tief in die Strukturen eines Betriebs ein, auch wenn es zunächst nur um die Auslagerung unkritischer Bereiche geht. Daher sollte eine Umsetzung für jeden zu verlagernden Bereich in mehreren Schritten erfolgen (vgl. Abb. 2).

Abb. 2: Wichtige Schritte beim Ablauf des Outsourcings

4.1 1. Schritt: Identifikation möglicher Felder und Istanalyse

Zuerst sollten Sie sich Klarheit darüber verschaffen, welche Aufgaben oder Unternehmensbereiche Sie überhaupt auslagern möchten oder können. Diese Festlegung können Sie erst treffen, wenn Sie die Unternehmensziele und -strategien überprüft haben und sicher sind, dass es sich nicht um einen Kernbereich handelt. Wenn mehrere Bereiche in Betracht kommen, empfiehlt es sich, eine priorisierte Liste zu erstellen und diese nacheinander abzuarbeiten.

Für jede Aufgabe bzw. für jeden Bereich sollten Sie dann ein Profil erstellen, das die Vor- und Nachteile einer Outsourcing-Lösung detailliert darstellt. Versuchen Sie, die Vorteile möglichst monetär greifbar zu machen. Dabei geht es vor allem darum, ein Gefühl für die Größenordnung zu bekommen, und weniger darum, mit buchhalterischer Genauigkeit die angepeilte Ersparnis auf ein paar Euro genau festzulegen.

4.2 2. Schritt: Internen Verantwortlichen bestimmen und Partner auswählen

Stehen ein oder mehrere Felder fest, sollte möglichst ein Mitarbeiter im Unternehmen vollständig mit der Planung, Umsetzung und der späteren Begleitung im Tagesgeschäft beauftragt werden. Zur Planung gehören die Erarbeitung eines Konzepts, eines Termin- und Meilensteinplans sowie die Identifikation und die Auswahl möglicher Outsourcing-Partner. Auch die Gestaltung der Verträge sowie der Aufbau eines Berichtswesens und die Implementierung geeigneter Kommunikationsstränge fallen in den Aufgabenbereich dieses Mitarbeiters. Nicht zuletzt müssen Mitarbeiter und Betriebsrat informiert bzw. in die Umsetzung eingebunden werden.

In dieser Phase steht vor allem die Auswahl eines Anbieters im Vordergrund. Folgende Fragen sollten Sie unbedingt beantworten:

• Wie lange ist ein Anbieter bereits mit seiner Leistung am Markt?
• Über welchen Kundenstamm verfügt der Anbieter? Wie ist die Kundenentwicklung, d. h. der Saldo aus Zu- und Abgängen?
• Wie lange dauert eine Kundenbeziehung im Schnitt?
• Von wem geht in der Regel die Kündigung des Vertrags aus?
• Hat es in der Vergangenheit bekannt gewordene Unregelmäßigkeiten gegeben?
• Bietet das Unternehmen von sich aus an, dass man sich auch alleine mit Referenzkunden austauschen kann?
• Werden ein oder mehrere unverbindliche Sondierungs- und Kennenlerntermine angeboten?
• Gibt es detaillierte Leistungsbeschreibungen und Kostenaufstellungen?
• Sind verschiedene Fallbeispiele für typische Musterkunden verfügbar, um sich einen Überblick über mögliche Vor- und Nachteile verschaffen zu können?
• Können Sie in Ruhe entscheiden oder setzt Sie der Anbieter unter Druck?
• Übernimmt der Anbieter Mitarbeiter und ggf. Vermögensgegenstände?
• Welche Mitsprache- und Kontrollrechte gesteht der Anbieter dem auslagernden Unternehmen zu?
• Wie stellen Sie sicher, dass der Anbieter seine Beschäftigten regelmäßig schult und sich stets die neuesten technischen Lösungen anschafft?
• Gibt es konkrete Vorschläge für den Aufbau und die Gestaltung von Kommunikation und Information?

Praxis-Tipp

Kontrolle des ausgelagerten Bereichs

Sie sollten versuchen, die Verantwortung, Koordination und Steuerung für den ausgelagerten Bereich im eigenen Betrieb zu behalten. Versuchen Sie, mit dem Anbieter eine Vereinbarung auszuhandeln, bei der Sie jederzeit – auch unangemeldet – einen vollständigen Einblick in die Leistungserstellung erhalten können. Besonders wichtig sind Punkte wie die Überprüfung der Aus- und Weiterbildung beim Anbieter, die Überprüfung der Investitionsvorhaben in neue Technologien oder des Know-how-Transfers zwischen Ihnen und dem Anbieter.

Stellen Sie sicher, dass Sie beim Outsourcing-Anbieter einen festen Ansprechpartner haben, der alle notwendigen Entscheidungskompetenzen besitzt, um auch bei Problemen eine sofortige Lösung herbeiführen zu können.

4.3 3. Schritt: Vertragsgestaltung

Stehen Inhalte, Partner und Umsetzungstermine fest, geht es darum, möglichst exakt festzuhalten, was in welchem Umfang zu leisten ist. Zum Vertragswerk sollten u. a. gehören:

• Beschreibung der Ziele und der Ausgangssituation.
• Eine detaillierte Beschreibung von Leistungsinhalt und -umfang, einschließlich aktueller und künftiger Bezugsmengen (Unternehmensplanung und Wachstumsraten berücksichtigen!).
• Kosten, z. B. Gesamtkosten oder Kosten je Vorgang, Kosten für den Abruf zusätzlicher, kurzfristig zu erbringender Leistungen.
• Verpflichtung des Outsourcing-Anbieters zur permanenten Bereitstellung der neuesten Ausrüstung, Werkzeuge, Verfahren, Technologien.
• Verpflichtung zur regelmäßigen Aus- und Weiterbildung des Personals.
• Know-how-Transfer, um das eigene Personal auf dem aktuellen Wissensstand zu halten.
• Zeiten, innerhalb derer die Leistungen spätestens erbracht werden müssen.
• Festlegung einer maximalen Fehlerquote. Beispiele für Ziele und Fehlerquoten bei der Auslagerung der Buchhaltung können sein: 95 % der Belege müssen richtig und zeitnah kon...